Bei Ihrer Vorbereitung kann Ihnen die Presse entscheidend helfen. Doch beachten Sie: Wenn Sie wollen, dass über Ihren Tag der offenen Tür auch in der Zeitung berichtet wird, dann sollten Sie sich unbedingt einen medienwirksamen Programmpunkt einfallen lassen.
Der klassische Weg: Versuchen Sie, einen Prominenten als Gast zu gewinnen, der eine Rede hält, eine Maschine einweiht, die neuen Räume besichtigt oder Ähnliches.
Unsere Checkliste erleichtert Ihnen die Planung für Ihren Tag der offenen Tür. Nutzen Sie sie als persönliche Checkliste, damit Sie und Ihre Mitarbeiter nichts vergessen.
Die Checkliste zum Tag der offenen Tür können Sie sich auch als PDF kostenlos herunterladen.
Checkliste:Tag der offenen Tür
Aufgaben bei der Vorbereitung
- Termin festlegen
- Räumlichkeiten festlegen
- Programm festlegen
- Welche (Presse-)Attraktion?
- Welche Produktvorführungen?
- Welche sonstige Unterhaltung (Musik-Band)?
- Genehmigungen bei der Stadtverwaltung besorgen (falls Sie öffentliche Plätze nutzen oder Parkplatzprobleme wegen besonders großen Besucherandrangs erwarten)
- Bewirtung festlegen
- Einladungsliste erstellen
- Wenn nötig, kleines Unterhaltungsprogramm für Kinder festlegen
- Einladungen schreiben und versenden (ca. 3 bis 4 Wochen vorher)
- Anzeigen und Handzettel (ca. 1 bis 2 Wochen vorher)
- Pressemitteilungen schreiben und versenden (ca. 1 bis 2 Wochen vorher)
Aufgaben während des Tags der offenen Tür
- Begrüßung
- Adressen aller Besucher mit Einladungsliste abgleichen
- Beratung der Besucher
- Bewirtung
- Fotos machen
- Vorführungen und Aktionen
- für Ordnung sorgen
- Presse betreuen
- Kinder-Betreuung
- Verabschiedung
- Technik betreuen (Musikanlage etc.)
- Videos und Projektoren für Vorführungen
Nachbearbeitung
- Pressemitteilung mit Nachbericht versenden (möglichst am Tag danach)
- Dankeschön-Brief an Besucher verschicken (spätestens 1 Woche danach)
