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Leitfaden für Anrufbeantworter-Nachrichten, die Sie einem Kunden hinterlassen

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Von Astrid Engel,

Vielleicht kennen Sie das Problem aus eigener Erfahrung: Anrufbeantworter-Nachrichten werden oft so schnell und undeutlich aufgesprochen, dass man beim Abhören kaum versteht,worum es geht. Oder es fehlen wichtige Informationen, ohne die Sie mit der Nachricht ohnehin kaum etwas anfangen können.

Damit es Ihren Kunden mit Ihren Anrufbeantworter-Nachrichten nicht ebenso geht, sollten Sie Ihre eigenen Nachrichten stichpunktartig vorbereiten oder sich an einem Telefonleitfaden orientieren. Damit vermeiden Sie diese Situation, die Sie sicherlich aus eigener Erfahrung kennen:

Sie hören die Bandansage und sind erst einmal überrascht. Der Piepton kommt und Sie wissen noch nicht, was Sie sagen wollen, sprechen nervös ein paar Worte und hängen ein. In dem Moment fällt Ihnen ein, was Sie noch alles vergessen haben. Sie wählen die Nummer noch einmal: "Was ich noch vergessen hatte, zu sagen …".

Das können Sie vermeiden, wenn Sie Ihre Anrufbeantworter-Nachrichten an folgenden 7 Punkten ausrichten. Sie müssen nicht lange überlegen, Sie nutzen einfach die Punkte Ihres Leitfadens.

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7-Punkte-Leitfaden für Ihre Anrufbeantworter-Nachrichten

  • 1. Wer spricht? "Guten Tag, hier ist (Vor- und Nachnamen deutlich sprechen) von (Ihr Handwerksbetrieb)."
  • 2. Warum? "Es geht um …"
  • 3. Bis wann brauchen Sie Antwort? "Bitte melden Sie sich bis …"
  • 4. Wohin soll die Rückmeldung gehen? "Meine Telefonnummer …, Faxnummer … (Vorwahl nicht vergessen!), Adresse …"
  • 5. Wann sind Sie für einen Rückruf erreichbar? "Sie erreichen mich am besten …"
  • 6. Wer außer Ihnen kann den Rückruf entgegennehmen? "Sollte ich nicht anwesend sein, wenden Sie sich an … oder probieren es unter meiner Handy- Nummer …."
  • 7. Wiederholen Sie zum Schluss nochmal deutlich Ihren Namen und langsam Ihre Telefonnummer. Damit ersparen Sie dem Angerufenen das Zurückspulen der Ansage, falls er Ihren Namen und Ihre Telefonnummer zu Beginn der Aufzeichnung nicht gleich notiert hat.


Tipp: Die stichpunktartige Vorbereitung auf ein Telefonat hilft Ihnen nicht nur, vollständige Anrufbeantworter-Nachrichten zu hinterlassen. Sie unterstützt Sie auch bei dem Gespräch selbst, an alle wichtigen Punkte zu denken.

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