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Wie Checklisten Ihre Mitarbeiter entlasten

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Checklisten werden unterschätzt. Oft sorgen gerade sie dafür, dass ein Vorhaben gelingt. Das zeigen spektakuläre Beispiele: Pilot Chesley Sullenberger landete seine Boeing sicher auf dem Hudson River, weil er nach einer Checkliste notlanden konnte. Chirurg Peter Pronovost schrieb für sich und seine Mitarbeiter eine OP-Checkliste. „Waschen Sie die Hände“, „Sterilisieren Sie die Haut des Patienten“, „Tragen Sie Maske und Handschuhe“, mit fünf Regeln dieses Typs konnte er die Infektionsrate der Patienten von 11 % auf Null senken.

Checklisten gewinnen auch in Unternehmen an Bedeutung. Denn: Tätigkeiten werden komplexer, Arbeitsschritte weiter verdichtet, in schlanken Organisationen gibt es keinen Chef mehr, der kontrolliert. Besonders wichtig sind Checklisten für jede Art von wiederholt auftretenden Abläufen sowie für die Erstellung von qualitätsgesicherten Dienstleistungen, zum Beispiel im Service, im Vertrieb, im Hotel oder in der Beratung sowie im gesamten Pflege- und Medizinbetrieb.

Hier können Sie den angestrengten Spezialisten um Routineaufgaben entlasten - durch eine einfache, vorformatierte Selbstkontrolle. Das größte Hindernis für die Einführung von Checklisten ist dieser Einwand: „Wir sind gut ausgebildet. Das können wir doch, wozu eine Checkliste?“ Dagegen sollten Sie antreten; denn in einem Alltag, der von Unterbrechungen, Parallelarbeit und rasch wechselnden Aufgaben gekennzeichnet ist, sind Checklisten segensreich.

Anleitung: Checklisten richtig erstellen

  • Nehmen Sie alle selbstverständlich und simpel erscheinenden Arbeitsschritte in die Checkliste auf, damit nichts übersehen wird.
  • Machen Sie es verpflichtend für das Team, die Erfüllung einer Aufgabe auf der Liste abzuhaken oder an das Team zu melden.
  • Ermutigen Sie die Mitarbeiter, ihre Vorgesetzten an die Einhaltung der Checkliste zu erinnern.
  • Gestatten Sie Improvisation, sobald ungewöhnliche Aufgaben auftauchen.
  • Testen Sie eine neue Checkliste gründlich, bevor sie im Alltag angewendet wird.
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