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Digitale Pressemappe: Wann einsetzen und wie gestalten?

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Die Kommunikation wird zunehmend digital: Mails, Social Media Posts & Co. gehören heute einfach dazu. Das gilt auch für die Pressearbeit. Doch kann man wirklich ganz auf die "gute alte" gedruckte Pressemappe verzichten und sie durch eine digitale Version ersetzen? Diese Frage beschäftigte eine Leserin des Fachinformationsdienstes „WerbePraxis aktuell” .

Leserfrage: „Ich bin seit Kurzem für die Pressearbeit unseres Unternehmens zuständig. Nun organisiere ich meine erste Pressekonferenz und will Pressemappen auslegen. Der Chef meint, man könne sich das gedruckte Papier sparen. Ich solle einfach alle Informationen auf CD oder einem USB-Stick überreichen.

Ich bin unsicher und frage mich, ob man wirklich auf die gedruckten Informationen verzichten kann.“

Das antwortete Bernd Röthlingshöfer, Chefredakteur von „WerbePraxis aktuell” der Leserin: Auf gedruckte Informationen können Sie bei einer Pressekonferenz nicht verzichten. Ganz im Gegenteil: Gerade hier haben die gedruckten Informationen einen besonderen Wert. Denn der Journalist kann auf den ausgedruckten Informationen bereits wichtige Dinge unterstreichen, sich Fragen notieren oder Notizen für seine späteren Artikel machen. Hier sollten Sie die klassischen Vorgaben für die Gestaltung einer Presseinformation beachten.

Nach wie vor gültig: Richtlinien für die Gestaltung einer gedruckten Pressemitteilung

  • Datum
  • 1 ½ facher Zeilenabstand
  • 5 cm Rand für Notizen (rechts)
  • einheitliches Schriftbild
  • Hervorhebungen nur für Überschriften einsetzen
  • Verfasser mit vollständigen Kontaktdaten

Was sind digitale Pressemappen?

Der Begriff „digitale Pressemappe“ bezeichnet heute ganz Verschiedenes. Mit dem Wort werden Pressemappen bezeichnet, die auf CD, Speicherkarten oder USB-Sticks vorliegen. (Bitte beachten Sie zum Einsatz von USB-Sticks auch unsere Hinweise in der Ausgabe 6/2013.)

Häufig werden auch auf Webseiten bereitgestellte Informationen als digitale Pressemappen bezeichnet. Was gehört in die digitale Pressemappen? Der Aufbau einer digitalen Pressemappe ist exakt derselbe, wie der der gedruckten Fassung.

Eine Pressemappe enthält immer:
Die aktuelle Presseinformation (Pressemitteilung) Bei besonderen Anlässen, wie z. B. Messeteilnahmen, können dies durchaus mehrere verschiedene Artikel sein.
Zahlen, Daten, Fakten zum Unternehmen Dazu gehören aktuelle betriebswirtschaftliche Kennzahlen, Auskünfte über Anzahl der Mitarbeiter, Niederlassungen und Standorte.
Überblick über das Produktprogramm und die Marken des Unternehmens
Abriss der Firmenhistorie
Bildmaterial Dazu gehört Bildmaterial zum Inhalt der Pressemitteilungen, aber auch vom Geschäftsführer/Vorstandsvorsitzenden, eine Ansicht des Hauptsitzes, ggf. Abbildungen von Marken und wichtigen Produkten des Unternehmens. Bilder sollten sowohl in druckfähiger als auch in für das Web geeigneter Auflösung vorliegen.

Nutzen Sie die Stärken der digitalen Pressemappe

Digitale Pressemappen haben gleich mehrere Vorteile

1. Sie können auch Audio- und Videodateien enthalten

Durch Audiodateien wie Interviews oder Reportagen können Sie Ihre Informationen auch für den Hörfunk aufbereiten. Videodateien sind für alle Medien interessant, die im Internet Nachrichten aufbereiten. Auch Bloggern liefern Sie auf diese Weise interessantes Material zum Posten oder Weitergeben.

2. Sie können Links zu weiterführenden Informationen enthalten

Interessierte Journalisten können Sie ganz leicht zu weiterführenden Informationen leiten, indem Sie in die digitale Presseinformation Links einbauen.

Beispiel: Möchten Sie ein neues Produkt vorstellen, dann stellen Sie in einer knappen Pressemitteilung die wichtigsten Vorzüge dieses Produkts heraus. Produktdatenblätter oder Preislisten, länger gefasste Presseinformationen, ausführliche Anwendermeinungen, ergänzendes Bildmaterial, all dies können Sie auf entsprechenden Unterseiten Ihrer Website platzieren und interessierte Journalisten darauf per Link verweisen.

Der Vorteil: Ihre digitale Pressemappe bleibt schlank und übersichtlich, der interessierte Journalist kann jedoch die Themen anhand Ihrer Links vertiefen.

3. Sie sind schneller und aktueller

Kleine Änderungen und Aktualisierungen lassen sich in digitale Presseinformationen blitzschnell einbauen. Pflegen Sie Änderungen sofort in die digitale Pressemappe ein. Damit sind Ihre Presseinformationen immer auf dem neuesten Stand. „Digitale Presse - informationen sind leicht auf dem neuesten Stand zu halten.“

4. Sie sind preiswerter

Die Produktion einer digitalen Pressemappe ist immer preiswerter als die Herstellung einer gedruckten Version. Vor allem die hochwertige Mappe, die als Umhüllung Ihrer Pressemitteilungen dient, kostet bereits mehrere Euro und wandert doch blitzschnell in den Papierkorb. Tipp Sammeln Sie Presse-E-Mail-Adressen.

Motivieren Sie Journalisten, sich in einen digitalen Presseverteiler einzutragen. So können Sie Ihre Presseinformationen künftig blitzschnell per E-Mail verteilen.

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