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Leserfrage: Wie können wir uns bei der Nutzung von Fotos rechtlich absichern?

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Kürzlich erreichte uns folgende Leserfrage: "Wir haben immer wieder Veranstaltungen, auf denen auch fotografiert wird. Natürlich möchten wir die Fotos auch gerne verwenden – für die Berichterstattung auf unserer Website, in unserer Kundenzeitschrift oder im Geschäftsbericht. Da manche Personen deutlich zu erkennen sind, wollen wir uns rechtlich absichern, bevor die Bilder veröffentlicht werden. Haben Sie einen Tipp für uns, wie wir das machen könnten?"

Antwort Dr. Marion Steinbach, Chefredakteurin von „PR Praxis” : Sicherheit haben Sie nur dann, wenn Sie die schriftliche Erlaubnis des Fotografierten für die Nutzung der Bilder in den konkreten Medien haben. Lassen Sie sich diese am besten beim Einlass zu der Veranstaltung geben.

Zum Beispiel, wenn die Besucher ihre Einladung vorzeigen oder ihr Namensschild erhalten. Das ist der beste Augenblick, um die Erlaubnis einzuholen. So sind Sie zum einen sicher, möglichst viele Personen zu erreichen. Und zum anderen stört eine solche Anfrage im Rahmen des Willkommens weniger als im weiteren Verlauf der Veranstaltung.

Eine besonders elegante Lösung ist es, wenn ohnehin eine Teilnehmerliste ausliegt, eine weitere Aufstellung für die Erlaubnis zur Verwendung der Bilder danebenzulegen. Allerdings sollte ein Mitarbeiter aktiv auf diese Genehmigungsliste hinweisen. Haben Sie keine Teilnehmerliste, können Sie die Genehmigungsübersicht allein auslegen.

Eher abzuraten ist von der Variante, den Teilnehmern einen Zettel auszuhändigen, den sie unterschreiben und in eine Box werfen sollen. Das bringt Probleme bei der eindeutigen Identifizierung und birgt die Gefahr, dass viele vergessen werden, den Zettel auszufüllen und abzugeben.

Zum Text selbst: Ob Liste oder Zettel – schreiben Sie ganz unmissverständlich, worum es geht:

Genehmigung zur Anfertigung und Verwendung von Fotos

Ich erkläre mich damit einverstanden, dass die Fotos, die die Musterfirma im Rahmen der Tagung ABC von mir macht und auf denen ich deutlich zu erkennen bin, in ihren Publikationen (Kundenzeitschrift, Geschäftsbericht) und auf ihrer Website www.musterfirma.de veröffentlicht werden.

Die Musterfirma verpflichtet sich, dafür Sorge zu tragen, dass negative Auswirkungen infolge dieser Veröffentlichung (etwa in Form unerwünschter Werbung) so weit wie möglich verhindert werden.

Achtung: Medien

Die Erlaubnis gilt nur für die in der Genehmigung aufgeführten Publikationen; in diesem Fall beispielsweise nicht (!) für den Newsletter!

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