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So bringen Sie ganz einfach QR-Codes auf Ihre Dokumente

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Mit einem Kniff wird jedes gedruckte Werbemittel für den digitalen Download vorbereitet – ein simpler und komfortabler Weg, Ihre Werbung zu verteilen. Wie das geht, zeigt Bernd Röthlingshöfer, Chefredakteur von „WerbePraxis aktuell” , Ihnen heute:

Können Sie mir da mal ’ne Kopie machen?“ „Würden Sie mir Ihre Präsentation zusenden?“ „Gibt’s das auch online?“ Fragen wie diese können Sie in Zukunft leicht beantworten. Oder sie werden erst gar nicht mehr gestellt. Denn wenn Sie Ihre gedruckten Dokumente automatisch auch ins Internet stellen und den Papierausdruck mit einem QR-Code versehen, der auf diese Internetseiten verweist, dann werden Kopien natürlich überflüssig (und die Frage nach einer Kopie auch). Schließlich kann jeder, der über den QR-Code verfügt, zur digitalen Version Ihrer Prospekte, Werbeschreiben, Angebote oder Präsentationen wechseln.

Der Web-Service TagMyDoc (www.tag mydoc.com) macht dieses nahezu automatisch ablaufende Taggen (Versehen) eines Dokuments mit einem QR-Code ganz einfach.

Welche Dokumente können Sie mit einem QR-Code versehen?

Jedes PDF, Dateien, die mit Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint oder Open Document erstellt wurden, sowie Bilder kann TagMy- Doc mit einem QR-Code versehen.

Wie funktioniert der Service?

Um Ihre Dokumente mit den QR-Codes zu versehen, gibt es grundsätzlich 3 Mög - lichkeiten:

Für Office-Anwender
Anwender von Microsoft Word, Excel oder PowerPoint haben es ganz einfach. Sie können auf der Website von TagMyDoc eine Erweiterung herunterladen, die automatisch zu jedem erstellten Dokument einen individuellen QR-Code hinzufügt. Dazu muss man die Programme nicht mal verlassen.

Nach der Installation der Erweiterung erscheint in der Menüleiste ein Button „Tag“. Klickt man darauf, wird der QRCode erstellt, an der gewünschten Stelle ins Dokument eingefügt und automatisch eine PDF-Datei erstellt. Das funktioniert in den Versionen 2007 bis 2010 – jedoch leider nur auf Windows-Rechnern.

Für Nutzer von Cloud-Diensten
Anwender der Cloud-Dienste Dropbox und Box können alle Dokumente mit QRCodes ohne großen Aufwand versehen. Denn TagMyDoc lässt sich mit diesen Diensten verknüpfen. Achtung Bitte wägen Sie genau ab, welche Dokumente Sie in Cloud-Diensten bereitstellen wollen. Denn immerhin befinden sich die digitalen Versionen Ihrer Dokumente nun nicht mehr auf dem eigenen Server. Legen Sie auch fest, welche Dokumente Passwortschutz benötigen und welche nicht.

Für alle anderen Anwender
Sie können die Website von TagMyDoc aufrufen und dort einzelne Dokumente hochladen. Dokumente, die mit dem QR-Code versehen wurden, werden automatisch auf der Website von TagMyDoc gespeichert und stehen dann zur Verfügung, wenn Nutzer den QR-Code mit ihrem Smartphone scannen.

Was sind die Hauptvorteile von TagMyDoc?

  • Digitale Kopien Ihres Werbematerials stehen jedem Smartphone-Nutzer sofort zur Verfügung und werden unter einer individuellen URL im Netz gespeichert.
  • Die getagten Dokumente können öffentlich zugänglich gemacht oder mit einem Passwortschutz versehen werden. Wählen Sie also selbst je nach Art des Dokuments, wer darauf Zugriff haben soll. Außerdem können Sie festlegen, dass der QR-Code nur auf den Papierdokumenten aufgedruckt wird, bei der digitalen Version jedoch entfernt wird. So verhindern Sie eine unerwünschte Weitergabe der Dokumente – etwa wenn es sich hierbei um individuelle Informationen handelt.
  • Nutzer können auf der Website des Dokuments Anmerkungen hinterlassen. Das bringt Ihnen wertvolles Feedback.
  • Die Dokumente können stets aktuell gehalten werden. Mit dem Button „Tag a new version“ können Sie eine neue Version des Dokuments anlegen. Die URL und der QR-Code bleiben dabei erhalten. So wird sichergestellt, dass alle Dokumente up to date sind.
  • Statistiken zeigen, wie häufig Dokumente angesehen wurden. So erhalten Sie Hinweise zur Werbewirkung Ihrer Dokumente.

Was sind die besten Ideen für die Nutzung der QR-Codes?

Individuelle Angebote
Individuelle Angebote können oft umfangreich sein. Durch den QR-Code verschaffen Sie dem Empfänger Zugang zu einer digitalen Version von umfangreichen Papierdokumenten und bieten ihm mehr Komfort. Service-Angebote Pflegeanleitungen, Montageanleitungen, Bedienungshilfen, Garantieurkunden oder auch Produktkataloge sollen nicht verloren gehen. Empfänger können sich eine digitale Kopie herunterladen und die URL zu den Dokumenten in ihren Lesezeichen speichern.

Durch Feedback zu den Dokumenten können Sie zum Beispiel Bedienungsanleitungen verbessern und diese Verbesserungen durch eine Aktualisierung der Version jederzeit einpflegen.

Präsentationen

Bei Präsentationen und Vorträgen ist der Einsatz des QR-Codes besonders sinnvoll. Denn er macht die bereits eingangs genannte Frage nach Kopien von einzelnen Charts oder des ganzen Vortrags überflüssig. Denn der QR-Code wird jadurch den Beamer an die Wand projiziert. Die Zuhörer Ihres Vortrags können – statt sich Notizen zu machen – die gewünschten Informationen einfach abrufen, indem sie mit ihrem Smart - phone den angezeigten QR-Code einscannen.

Auch bei Schulungen ist die digitale Version der Unterlagen ein toller Service.

Werbebriefe

Viele Anwender verzichten heute auf Papier und speichern Informationen lieber digital. Wenn Sie Ihre Werbebriefe mit einem QR-Code versehen, können diese vom Empfänger digital aufbewahrt werden und die Papierberge im Büro schwinden.

Preise und weitere Informationen zu TagMyDoc finden Sie unter
www.tagmydoc.com

FAZIT
TagMyDoc macht es kinderleicht, Dokumente mit QR-Code zu versehen und im Web bereitzustellen. So bieten Sie technikaffinen Smartphone-Besitzern einen tollen Zusatz-Service und zeigen sich als innovatives Unternehmen

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