Feedbackgespräch führen: Phasen, Tipps + Fehler

Was ist ein Feedbackgespräch?

Ein Feedbackgespräch ist eine Form des Mitarbeitergespräches, in dem der Vorgesetzte dem Mitarbeiter Feedback zu seiner Arbeit und Leistungen gibt. Damit ist das Feedbackgespräch ein wichtiges Instrument der Mitarbeiterführung, mit dem gute Leistungen nicht nur durch Wertschätzung honoriert werden können, sondern auch Verbesserungen zur Arbeitsweise des Mitarbeiters gemacht werden können.

Ein Feedbackgespräch kann demnach sowohl positives als auch negatives Feedback (Kritik) beinhalten, in jedem Fall muss das Feedback jedoch konstruktiv sein.

Warum sind Feedbackgespräche wichtig?

Feedbackgespräche sind wichtig, um gute Leistungen zu honorieren und den Mitarbeiter mit Lob und Anerkennung langfristig zu motivieren. Des Weiteren sind Feedbackgespräche von Bedeutung, um Leistungsprobleme zu identifizieren und Verbesserungen zu ermöglichen. Feedbackgespräche können ebenfalls dazu beitragen, das Vertrauen zwischen dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten aufzubauen und zu stärken.

Feedbackgespräche sind auch eine Chance für den Mitarbeiter, seine Meinung und Ideen zu äußern und das Arbeitsumfeld zu verbessern.

Was sind die Vorteile eines Feedbackgespräches?

Ein Feedbackgespräch birgt sowohl für Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber entscheidende Vorteile. Zu den wichtigsten Vorteilen des Feedbackgespräches zählen unter anderem:

Verbesserte Leistung

Ein Feedbackgespräch kann dazu beitragen, die Leistung eines Mitarbeiters zu verbessern, indem es ihm Feedback über seine Stärken und Schwächen gibt. Ein Mitarbeiter kann dann gezielt an seinen Schwächen arbeiten, um seine Leistung zu verbessern.

Höhere Motivation

Ein Mitarbeiter, der regelmäßig Feedback erhält, fühlt sich wertgeschätzt und motiviert. Durch Feedback kann ein Mitarbeiter sein Selbstvertrauen steigern und sich besser auf seine Aufgaben konzentrieren. Von engagierten, effizienten und motivierten Mitarbeitern profitiert wiederum das Unternehmen.

Besseres Verständnis der Erwartungen

Ein Feedbackgespräch gibt einem Mitarbeiter ein besseres Verständnis der Erwartungen seines Arbeitgebers. Ein Mitarbeiter kann dann gezielt auf die Erwartungen seines Arbeitgebers eingehen und seine Leistung verbessern.

Verbesserung der Beziehung zwischen Mitarbeiter und Führungskraft

Ein Feedbackgespräch fördert die Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Führungskraft und trägt somit zur Verbesserung der Arbeitsbeziehung beitragen. Durch die offene und transparente Kommunikation in Feedbackgesprächen können zudem individuelle Bedürfnisse und Erwartungen offengelegt werden, wodurch auch künftige Zielvereinbarungen profitieren.

Stärkere Bindung an das Unternehmen

Ein Mitarbeiter, der regelmäßig Feedback erhält, fühlt sich in das Unternehmen eingebunden und engagiert sich mehr für seine Arbeit und Aufgaben. Dieses Mitarbeitergespräch kann demnach zu einer höheren Mitarbeiterbindung führen.

Wie wird ein Feedbackgespräch vorbereitet?

Die Vorbereitung ist der wichtigste Schritt bei der Durchführung eines erfolgreichen Feedbackgesprächs und ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf. Der Vorgesetzte sollte sich Zeit nehmen, um sich auf das Gespräch vorzubereiten, um sicherzustellen, dass es produktiv und sinnvoll ist. Hierbei muss zwischen der inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung unterscheiden werden:

• Inhaltliche Vorbereitung: Die Bewertung Ihres Arbeitnehmers erfolgt nicht erst im Feedbackgespräch, sondern bereits zuvor. Das heißt, Sie müssen sich als Führungskraft die Zeit nehmen, um die Leistungen Ihres Mitarbeiters kritisch zu würdigen. Es empfiehlt sich, mit Notizen zu arbeiten und konkrete Beispiele für gute und schlechte Leistungen zu sammeln.
• Organisatorische Vorbereitung: Zu der organisatorischen Vorbereitung gehört die rechtzeitige Buchung eines geeigneten Raumes, in dem das Gespräch ungestört durchgeführt werden kann, das frühzeitige Verfassen der Einladung sowie das Blocken des Termins in dem Kalender – am besten mit einem zeitlichen Puffer von einer halben Stunde.

Wie wird ein Feedbackgespräch geführt?

Ein Feedbackgespräch umfasst in der Regel vier Phasen. Der Ablauf kann wie folgt skizziert werden:

1. die Einleitung,
2. Feedback (Lob, Wertschätzung und Kritik),
3. Verbesserungsvorschläge, zukünftige Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten,
4. Gesprächsabschluss.

Die einzelnen Phasen des Ablaufs erklären wir nachfolgend detailliert:

Phase 1: Einleitung

Beginnen Sie das Feedbackgespräch mit einer freundlichen Begrüßung. Im Anschluss an diesen auflockernden und wertschätzenden Einstieg klären Sie die Zielsetzung, die Inhalte und die Vorgehensweise für das Gespräch.

Phase 2: Feedback (Lob, Wertschätzung und Kritik)

In der zweiten Phase des Feedbackgesprächs kommen Sie direkt zum Kernpunkt des Gespräches: dem Feedback. Beginnen Sie mit dem guten Feedback, also Lob und Wertschätzung für die Arbeit, die Leistungen und das Verhalten des Arbeitnehmers. Betonen Sie die positiven Aspekte der Arbeit und sprechen Sie über Erfolge und Leistungen. Geben Sie dem Arbeitnehmer im Gespräch das Gefühl, geschätzt zu werden.

Im Anschluss können Sie zur Kritik übergehen und auch negative Punkte und mangelnde Arbeitsleistungen ansprechen. Achten Sie als Vorgesetzter stets darauf, das Feedback in einer konstruktiven und respektvollen Weise zu geben. Es ist wichtig, spezifisch zu sein und Beispiele anzuführen, um das Verständnis des Arbeitnehmers zu erhöhen.

Wichtig: In manchen Unternehmen ist es bei Feedbackgesprächen üblich, dass der Arbeitnehmer sich vor der offiziellen Beurteilung durch die Führungskraft selbst beurteilt. Hierbei ist es wichtig, dass Sie aktiv zuhören und sich Notizen machen, um auf wichtige Punkte später noch einmal einzugehen. Unterbrechen Sie den Arbeitnehmer nur, wenn Sie konkrete Nachfragen haben.

Phase 3: Verbesserungsvorschläge, zukünftige Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten

Nachdem das Feedback gegeben und empfangen wurde, sollte der Vorgesetzte gemeinsam mit dem Mitarbeiter die zuvor überlegten Verbesserungsvorschläge im Gespräch durchgehen, Entwicklungsmöglichkeiten offenlegen und Ziele definieren.

Lassen Sie den Arbeitnehmer hierbei in jedem Fall zu Wort kommen und diskutieren Sie die Entwicklungsmöglichkeiten und die Optimierungschancen gemeinsam. Beantworten Sie ebenfalls Fragen und hören Sie aktiv zu.

Im Rahmen der Zielsetzung ist es wichtig, realistische Ziele zu setzen, die auf den Stärken des Mitarbeiters aufbauen und ihm helfen, seine Schwächen zu verbessern. Darüber hinaus sollten die Ziele stets spezifisch, messbar und natürlich erreichbar sein.

Phase 4: Gesprächsabschluss

Beenden Sie das Feedbackgespräch mit einer Zusammenfassung der besprochenen Punkte und einer Vereinbarung über nächste Schritte. Stellen Sie sicher, dass beide Parteien mit dem Gespräch zufrieden sind und Ihr Arbeitnehmer das Gespräch mit einem guten Gefühl verlässt.

Tipps für ein erfolgreiches Feedbackgespräch

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, ein erfolgreiches Feedbackgespräch zu führen:

• Seien Sie konkret: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Argumente konkretisieren und auf konkrete Leistungen und Verhaltensweisen des Mitarbeiters eingehen.
• Seien Sie positiv: Beginnen Sie das Feedbackgespräch mit positiven Aspekten und ermutigen Sie den Mitarbeiter, weiterhin gute Arbeit zu leisten.
• Seien Sie lösungsorientiert: Konzentrieren Sie sich auf Lösungen und Verbesserungen, anstatt nur Fehler aufzuzeigen.
• Seien Sie empathisch: Zeigen Sie Verständnis für die Perspektive des Mitarbeiters und berücksichtigen Sie seine Gefühle und Meinungen.
• Seien Sie fokussiert: Vermeiden Sie Ablenkungen und Unterbrechungen. Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch und zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter, dass Ihnen der konstruktive Austausch wichtig ist.
• Hören Sie aktiv zu: Beide Parteien, auch die Führungskraft, sollten aktiv zuhören und aufeinander eingehen. Arbeitgeber sollten den Mitarbeiter ausreden lassen und versuchen, seine Perspektive einzunehmen und zu verstehen.
• Seien auch Sie offen für Feedback: Fragen Sie den Mitarbeiter nach seiner Meinung über Ihre Führung und geben Sie ihm die Möglichkeit, Feedback zu geben.

Wie wird ein Feedbackgespräch nachbereitet?

Die Nachbereitung des Feedbackgespräches umfasst zunächst das schriftliche Festhalten des Feedbackgespräches, um später darauf zurückgreifen zu können. Eine schriftliche Zusammenfassung der Leistungsziele, des Feedbacks und der vereinbarten Maßnahmen sollte erstellt werden. Diese Zusammenfassung sollte vom Mitarbeiter und Vorgesetzten unterschrieben werden.

Es ist zudem wichtig, dass Sie das Feedbackgespräch nicht als einmalige Angelegenheit betrachten, sondern als einen kontinuierlichen Prozess. Vereinbaren Sie einen Follow-up-Termin, um den Fortschritt des Mitarbeiters zu überprüfen und sicherzustellen, dass er die Ziele erreicht.

Wann wird ein Feedbackgespräch geführt?

Ein Feedbackgespräch kann je nach Unternehmen zu den institutionalisierten oder den anlassbezogenen Mitarbeitergesprächen zählen. Während manche Unternehmen Feedbackgespräche regelmäßig, in der Regel einmal jährlich, führen, um über die Leistungen im letzten Geschäftsjahr zu reden, führen andere Arbeitgeber Feedbackgespräche ausschließlich bei besonderen Anlässen, zum Beispiel bei dem Abschluss eines wichtigen Projektes.

Ist letzteres der Fall, liegt dem Feedbackgespräch stets ein konkreter Anlass zugrunde. Dazu gehören unter anderem:

• Projektabschluss,
• Fristende von Zielvereinbarungen,
• Ende der Probezeit,
• häufige Konflikte mit Kollegen,
• anhaltende Schlechtleistung oder fehlende Motivation des Mitarbeiters (in Form eines Kritik-Gespräches),
• besonderes Engagement oder herausstechende Leistungen bei der Zusammenarbeit.

Wenn das Feedbackgespräch wiederum ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur ist, wird das Feedbackgespräch in der Regel zu Beginn oder zum Ende eines Geschäftsjahres geführt. Doch auch nach wichtigen Quartalsabschlüssen kann ein Feedbackgespräch stattfinden.

Wie oft wird ein Feedbackgespräch geführt?

Es empfiehlt sich, mindestens einmal im Jahr ein Feedbackgespräch zu führen. Je nach Bedarf können aber auch mehrere Feedbackgespräche im Jahr sinnvoll sein.

Feedbackgespräche sollten regelmäßig und systematisch geführt werden. Die Häufigkeit der Gespräche hängt von der Größe des Teams und der Art der Arbeit ab, sollte aber mindestens einmal im Jahr stattfinden.

Wer führt das Feedbackgespräch?

Das Feedbackgespräch wird in der Regel vom direkten Vorgesetzten geführt. Je nach Ebene kann sowohl der Abteilungsleiter als auch ein Teamleiter der jeweilige Vorgesetzte sein, der das Feedbackgespräch leitet. Feedbackgespräche können aber auch von Personalverantwortlichen, Kollegen oder Kunden durchgeführt werden.

Wer nimmt an dem Feedbackgespräch teil?

In der Regel nehmen lediglich der Mitarbeiter und sein direkter Vorgesetzter am Feedbackgespräch teil. Es können jedoch auch Vertreter anderer Abteilungen, wie Personalabteilung oder Betriebsrat, hinzugezogen werden.

Wie lange dauert das Feedbackgespräch?

Ein Feedbackgespräch sollte in der Regel zwischen 30 und 60 Minuten dauern. Je nach Feedback, welches zu besprechen gilt, kann das Feedbackgespräch jedoch auch länger dauern.

Führungskräfte sollten zudem bedenken, dass der Arbeitnehmer Fragen zum Feedback haben kann oder bestimmte Aspekte noch einmal durchgehen möchte. Aus diesem Grund sollten sich Führungskräfte stets etwas mehr Zeit nehmen und im Kalender blocken, sodass das Gespräch nicht währenddessen unterbrochen werden muss.

Welche Fehler müssen beim Feedbackgespräch vermieden werden?

Es gibt bestimmte Fehler, die vermieden werden sollten, damit das Feedbackgespräch produktiv ist und keine unerwünschten Konsequenzen hat. Im Folgenden sind einige dieser Fehler aufgelistet, sowie Möglichkeiten, um sie zu vermeiden.

Fehler 1: Keine Vorbereitung

Ein Feedbackgespräch erfordert eine gründliche Vorbereitung, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Punkte abgedeckt werden. Ein Fehler, den viele Manager machen, ist, ohne Vorbereitung in ein Feedbackgespräch zu gehen. Dies kann zu einer ineffektiven Diskussion führen, die nicht die notwendigen Themen anspricht.

Mögliche Lösungen:

• Planen Sie das Feedbackgespräch im Voraus
• Erstellen Sie eine Checkliste, um sicherzustellen, dass alle relevanten Themen abgedeckt werden
• Erstellen Sie eine Agenda und teilen Sie sie mit dem Mitarbeiter vor dem Feedbackgespräch

Fehler 2: Unprofessionelles Verhalten

Es ist wichtig, dass Feedbackgespräche in einer professionellen und respektvollen Art und Weise geführt werden. Ein unprofessionelles Verhalten kann das Vertrauen und die Beziehung zwischen Mitarbeiter und Manager beeinträchtigen.

Mögliche Lösungen:

• Sich Zeit nehmen, um zuzuhören und das Feedback des Mitarbeiters zu verstehen
• Vermeiden Sie Unterbrechungen und Ablenkungen während des Feedbackgesprächs
• Vermeiden Sie persönliche Angriffe oder negative Kommentare

Fehler 3: Nur negatives Feedback geben

Nur negatives Feedback zu geben, ist ein weiterer Fehler, der vermieden werden sollte. Einseitiges negatives Feedback kann den Mitarbeiter demotivieren und dazu führen, dass er sich durch die Kritik entmutigt und überfordert fühlt.

Mögliche Lösungen:

• Geben Sie neben der Kritik auch positives Feedback, um das Vertrauen und die Motivation des Mitarbeiters zu stärken
• Verwenden Sie einen ausgewogenen Ansatz und besprechen Sie sowohl positive als auch negative Punkte
• Seien Sie auch bei Ihren Kritikpunkten konstruktiv

Fehler 4: Kein konkretes Feedback geben

Konkretes Feedback ist wichtig, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter versteht, was er verbessern muss. Wenn das Feedback zu allgemein ist, kann der Mitarbeiter nicht verstehen, welche spezifischen Maßnahmen er ergreifen muss.

Mögliche Lösungen:

• Geben Sie spezifische Beispiele für Verhaltensweisen und Aktionen, die verbessert werden müssen
• Konzentrieren Sie sich auf Fakten und Verhaltensweisen, die beobachtet wurden

Fehler 5: Kein Follow-up

Ein Follow-up nach dem Feedbackgespräch ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen und Ziele, die besprochen wurden, umgesetzt werden. Wenn kein Follow-up stattfindet, kann das Feedbackgespräch unproduktiv sein.

Mögliche Lösungen:

• Erstellen Sie einen Aktionsplan und setzen Sie klare Ziele
• Vereinbaren Sie einen Zeitrahmen für das Follow-up

Fehler 6: Keine Unterstützung anbieten

Es ist wichtig, dass Mitarbeiter die notwendige Unterstützung erhalten, um ihre Leistung zu verbessern. Wenn keine Unterstützung angeboten wird, können Mitarbeiter das Gefühl haben, allein gelassen zu werden.

Mögliche Lösungen:

• Bieten Sie Schulungen und Ressourcen an, um die Entwicklung des Mitarbeiters zu fördern
• Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter die notwendigen Werkzeuge und Ressourcen hat, um seine Arbeit effektiv zu erledigen

Fehler 7: Keine Anerkennung geben

Anerkennung und Lob sind wichtige Motivatoren für Mitarbeiter. Wenn keine Anerkennung gegeben wird, kann der Mitarbeiter das Gefühl haben, dass seine Bemühungen nicht geschätzt werden.

Mögliche Lösungen:

• Loben Sie den Mitarbeiter für seine Fortschritte und Erfolge
• Geben Sie positives Feedback, um das Selbstbewusstsein und die Motivation des Mitarbeiters zu stärken