Werkstudenten einstellen: Diese gesetzlichen Vorschriften müssen Sie als Arbeitgeber beachten
Das sogenannte Werkstudentenprivileg bedeutet: Die Studenten sind in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung als Mitarbeiter versicherungsfrei. Lediglich in der Rentenversicherung fallen Beiträge an. Die Kriterien gelten seit dem 1.1.2017.
Doch das Werkstudentenprivileg ist an bestimmte Kriterien geknüpft, die Sie als Arbeitgeber unbedingt beachten sollten.
Die Arbeitszeit ist entscheidend für das Werkstudentenprivileg
Die Studenten kommen aber nur in den Genuss dieses Privilegs, wenn sie trotz Beschäftigung ihrem Erscheinungsbild nach überwiegend Student bleiben. Das ist
- während der Semesterferien unabhängig vom Umfang der Tätigkeit immer der Fall;
- außerhalb der Semesterferien nur dann der Fall, wenn die Beschäftigung nicht mehr als 20 Wochenstunden umfasst.
Früher galt: Arbeitet der studentische Mitarbeiter außerhalb der Vorlesungszeiten, also nachts oder am Wochenende, darf er die 20 Wochenstunden auch überschreiten, ohne das Werkstudentenprivileg zu verlieren. Das gilt heutzutage nicht mehr uneingeschränkt. Vielmehr müssen Sie nun in jedem einzelnen Fall prüfen, ob Zeit und Arbeitskraft des Studenten noch überwiegend durch das Studium in Anspruch genommen werden.
Tipp: Im Fall einer Betriebsprüfung kommt es auf Ihre Argumentation an. Auf der sicheren Seite sind Sie nur, wenn die Beschäftigung maximal 20 Wochenstunden umfasst.
Bei Beendigung des Studentenstatus kein Werkstudentenprivileg
Ohne Studentenstatus kein Werkstudentenprivileg. Für Sie ist es deshalb wichtig zu wissen, wann die Immatrikulation genau endet. Hierzu gibt es eine Konkretisierung: Die Hochschulausbildung im Sinne der Anwendung des Werkstudentenprivilegs ist nicht mit der letzten Prüfungsleistung beendet. Das Ende fällt auf den Ablauf des Monats, in dem der Studierende über das Gesamtergebnis der Prüfungsleistung offiziell schriftlich unterrichtet worden ist.
Diese Regelung ist für Arbeitgeber und Studenten günstiger, weil die Benachrichtigung oft erst einige Zeit nach den Prüfungen stattfindet, der Student also in der Zwischenzeit noch mit Werkstudentenprivileg arbeiten kann.
Studenten als kurzfristig Beschäftigte
Ihr Unternehmen kann einen Studenten auch als kurzfristig beschäftigte Aushilfe für maximal 3 Monate oder 70 Arbeitstage pro Jahr beschäftigen. In diesem Fall sparen Sie sich auch die Rentenversicherungsbeiträge. Es sollte aber klargestellt werden, dass sich Vorgaben und Kriterien dann aber ausschließlich nach den Regelungen zur Versicherungsfreiheit bei geringfügiger (kurzfristiger) Beschäftigung richten. Die Vorschriften über die Versicherungsfreiheit aufgrund des Werkstudentenprivilegs spielen in dem Fall keine Rolle.
Bei kurzen Unterbrechungen sind Werkstudenten keine Werkstudenten mehr
Bereit bei nur kurzen Unterbrechungen wie zum Beispiel beim Übergang vom Bachelor- zum Masterstudium sind die Studenten nicht offiziell Studenten. In diesem Zeitraum dürfen Sie die Studenten also nicht als Werkstudenten beschäftigen.
