Zeugnisansprüche Ihrer Mitarbeiter: Wer wann welches Zeugnis bekommt

Sie sind jedoch nicht erst im Zeitpunkt der tatsächlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Zeugniserteilung verpflichtet. Vielmehr entsteht der Zeugnisanspruch bereits dann, wenn sich die Auflösung des Arbeitsverhältnisses anbahnt. Ihr Mitarbeiter kann somit bereits ab Kündigungszugang oder mit Abschluss eines Aufhebungsvertrags ein vorläufiges Zeugnis verlangen.

Was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und qualifizierten Zeugnis?

Zu unterscheiden ist zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis. Zwischen diesen beiden Zeugnisarten kann Ihr Arbeitnehmer grundsätzlich frei wählen.

Was ist ein einfaches Zeugnis?

Das einfache Zeugnis ist letztlich eine Art Arbeitsbescheinigung. Neben den Angaben über die Person Ihres Mitarbeiters gibt das einfache Arbeitszeugnis nur Auskunft über Art und Dauer der Tätigkeit (§ 109 Abs. 1 Satz 2 GewO). Es muss daher mindestens folgende Inhalte aufweisen:

• Arbeitgeberangaben (Briefkopf)
• Beendigungsmodalitäten (nur auf Überschrift Wunsch des Arbeitnehmers!)
• Personalien und Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Ort, Datum und Unterschrift
• Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung

Was ist ein qualifiziertes Zeugnis?

Wenn Ihr Mitarbeiter ein „Zeugnis“ wünscht, ist damit regelmäßig ein qualifiziertes Zeugnis gemeint. Im Unterschied zum einfachen Arbeitszeugnis enthält dieses zusätzlich eine Beurteilung der Leistung und des Sozialverhaltens Ihres Mitarbeiters. Bei der Verhaltensbeurteilung beschreiben Sie, wie der Umgang mit Kollegen war.

Hierhin gehört auch, wie sich Ihr Mitarbeiter gegenüber Vorgesetzten und Dritten, etwa Kunden oder Lieferanten, verhalten hat. Die Leistungsbeurteilung wird in der Regel mittels Schulnoten vorgenommen, die in die übliche Zeugnissprache übersetzt werden.

Welchen Zeugnisanspruch haben Auszubildende?

Unabhängig von ihrem Recht auf ein Prüfungszeugnis haben Auszubildende einen Anspruch auf ein Ausbildungszeugnis (§ 16 Berufsbildungsgesetz (BBiG). Auch hier wird zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis unterschieden. Neben Informationen über den Azubi muss das einfache Ausbildungszeugnis auch Angaben über:

• Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie
• die erworbenen beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten des Auszubildenden enthalten.

Beim qualifizierten Ausbildungszeugnis sind – wie beim Arbeitszeugnis auch – zusätzlich Leistung und Verhalten des Auszubildenden zu beurteilen. Schließlich muss ein Ausbildungszeugnis noch erkennen lassen, ob der Azubi die Abschlussprüfung bestanden hat oder nicht. Dies kann mit folgendem Satz in das Zeugnis eingebaut werden:

Herr Lange beendete seine Berufsausbildung mit gutem Erfolg.

Hat er die Abschlussprüfung nicht bestanden, kann man das mit folgendem Satz zum Ausdruck bringen:

Herr Kurz nahm an der Abschlussprüfung teil.

Zeugnis muss ausdrücklich verlangt werden! Ungeachtet dessen, müssen Sie ein Arbeitszeugnis aber grundsätzlich nur dann ausstellen, wenn Ihr (scheidender) Mitarbeiter dies ausdrücklich von Ihnen verlangt.

Einzige Ausnahme: Auszubildenden müssen Sie bei Beendigung der Ausbildung auch ohne Aufforderung ein schriftliches Zeugnis erteilen (§ 16 Abs. 1 Satz 1 BBiG)!

Wann besteht ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?

Eine Sonderform des Arbeitszeugnisses ist das Zwischenzeugnis. Der Unterschied zum normalen Zeugnis besteht darin, dass es nicht aus Anlass der Beendigung des Arbeitsverhältnisses erteilt wird. Ihr Mitarbeiter kann aber nicht einfach ein Zwischenzeugnis fordern, wenn ihm der Sinn danach steht. Neben möglicherweise tarifvertraglichen Regelungen besteht ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis in der Regel nur bei:

• Bewerbung um eine neue Stelle
• Betriebsübergang oder Fusion
• wesentlichen Änderungen des Aufgabengebiets oder Versetzung
• Wechsel des Vorgesetzten.

Im Allgemeinen wird das Zwischenzeugnis als qualifiziertes Zeugnis erstellt. Es entspricht inhaltlich und der Form nach einem endgültigen Zeugnis.

Praxis-Tipp: Achten Sie aber darauf, dass das Zwischenzeugnis in der Gegenwarts- und nicht in der Vergangenheitsform geschrieben wird. Sie dürfen nicht vergessen: Ihr Mitarbeiter ist noch für Sie tätig!

Vergessen Sie nicht den Grund fürs Zwischenzeugnis. Denken Sie außerdem daran, vor der Schlussformel den Erstellungsgrund für das Zwischenzeugnis anzugeben.

Wichtiger Hinweis! Der Inhalt des Zwischenzeugnisses bindet Sie grundsätzlich für die Zukunft auch hinsichtlich einzelner Formulierungen. Dies gilt selbst dann, wenn Sie als Arbeitgeber für dessen Inhalt nicht verantwortlich waren, etwa weil der Mitarbeiter erst danach aufgrund eines Betriebsübergangs in Ihren Betrieb gekommen ist.