Das erfolgreiche Mitarbeitergespräch: Feedback-, Beurteilungs- und Kritik-Gespräch

„Mitarbeitergespräch“ ist lediglich ein Oberbegriff für eine ganze Reihe von Gesprächen, die Sie als Vorgesetzter mit Ihren Mitarbeitern zu führen haben. Egal ob es sich nur ob ein Feedback-Gespräch oder ein Beurteilungsgespräch handelt, in der Regel müssen auch kritische Punkte angesprochen werden.
Wie Sie solch ein Mitarbeitergespräch fair führen – und damit auch das Verhältnis zu Ihren Mitarbeitern positiv beeinflussen – zeigt Ihnen dieser Beitrag für folgende Arten des Mitarbeitergesprächs:

• Feedback-Gespärch
• Beurteilungsgespräch
• Kritikgespräch

Das Feedback-Gespräch

Immer auf den letzten Drücker
Prinzipiell ist Frau Knötich ja mit Herrn Jaspers zufrieden: Er zeigt sich kollegial, bemüht sich um die Auszubildenden und sucht den Kontakt zu anderen Abteilungen. Das Einzige, was Frau Knötich an ihrem Mitarbeiter stört, ist dessen Zeitmanagement: Regelmäßig gerät er in Zeitnot, wenn Abgabetermine anstehen. Die Abteilungsleiterin sucht daher das Gespräch mit ihrem Mitarbeiter.
Lassen Sie es in einem Feedback-Gespräch auf keinen Fall dabei bewenden, nur die kritischen Themen anzuschneiden. Es ist viel motivierender für Ihren Mitarbeiter, wenn Sie ihm sagen, was Sie gut finden, wofür Sie sich unter Umständen auch bedanken wollen – und vor allem, wie wertvoll er Ihnen ist. 

Zum Mitarbeitergespräch gehört auch Lob!

Bereiten Sie sich auf ein solches Mitarbeitergespräch in zweierlei Hinsicht vor:
Legen Sie den Tenor Ihres Feedbacks fest. Wenn Sie

• im Wesentlichen mit dem Mitarbeiter zufrieden sind und nur einige Kleinigkeiten gerne anders haben wollen, dann hat es Ihr Mitarbeiter verdient, von Ihnen ausführliches Lob zu hören. Die zu ändernden Kleinigkeiten dürfen die positive Stimmung nicht überschatten;
• im Wesentlichen nicht zufrieden sind, dann werden Sie das Mitarbeitergespräch kritisch führen. Sprechen Sie jedoch auch positive Aspekte an. Ermutigen Sie den Mitarbeiter, dort weiterzumachen, wo jetzt schon gute Ansätze zu sehen sind.

Bereiten Sie Feedback mit konkreten Beispielen zu jedem einzelnen der folgenden Punkte vor:

• Leistungsverhalten in der Aufgabenbewältigung
• Beitrag zum Teamerfolg
• Zusammenarbeit mit anderen Kollegen im Team
• Zusammenarbeit mit Kollegen anderer Bereiche
• Zusammenarbeit mit Ihnen als Vorgesetztem
• Loyalität zum Unternehmen und achtsamer Umgang mit Firmeneigentum
• Kundenorientierung und Servicebereitschaft
• Selbstmanagement und Bereitschaft zur persönlichen Weiterentwicklung

Gemäß den oben beschriebenen 7 Phasen können Sie das Mitarbeitergespräch wie folgt führen:

• Begrüßung
• Zum Thema kommen: „Ich möchte Ihnen Feedback geben und mit Ihnen die weitere Zusammenarbeit besprechen.“
• Zuhören: Eventuell ist der Mitarbeiter erst einmal nur gespannt, von Ihnen etwas zu hören. Dann machen Sie zügig weiter.
• Information / Standpunkt / Entscheidung / Erwartung:
  Gehen Sie jetzt der Reihe nach die obigen Punkte durch. Zum Beispiel: „Herr Jaspers, über Ihre auf Anhieb fehlerfreien Programme habe ich mich sehr gefreut. Sie haben uns allen damit viel Zeit erspart. Außerdem möchte ich Ihnen dafür danken, dass Sie sofort eingesprungen sind und Frau Müller vertreten haben. Dass Sie einer der nettesten Ansprechpartner unserer Auszubildenden sind, wissen Sie ja selbst. Sie nehmen mir und der Sekretärin damit eine Menge von den Schultern.
  Ich weiß auch zu schätzen, dass Sie mit den Kollegen von der Buchhaltung so gut klarkommen. (…) Was ich allerdings nicht verstehe, Herr Jaspers, ist Ihr regelmäßiger Stress kurz vor Abgabeterminen. An Ihrem Zeitmanagement sollten Sie arbeiten.“
• Zuhören: Vielleicht will der Mitarbeiter vor allem bei den kritischen Punkten seine Sicht schildern. Vielleicht hat er auch Ideen, wie er mit Ihrer Hilfe in Zukunft noch besser arbeiten oder noch besser mit anderen kooperieren kann.
• Zur festen Vereinbarung kommen: Legen Sie fest, was in Zukunft gelten soll, wie beispielsweise: „Dann sind wir uns einig, dass Sie ab sofort Mentor der anderen Auszubildenden sind. Machen Sie bitte einen Termin für uns beide mit dem Personalchef und dem Betriebsrat. (…) Wegen eines neuen Rechners für Sie rede ich mit dem IT-Leiter.“ Halten Sie schriftlich fest, was Sie oder der Mitarbeiter anschließend in die Wege leiten wollen.
• „Lichtblick“: Auch bei einem eher kritischen Feedback- Gespräch muss hier unbedingt noch einmal eine wertschätzende Abschlussbemerkung von Ihnen kommen.

Faires Beurteilungsgespräch

Das Beurteilungsgespräch ist dem Feedback insofern ähnlich, als Sie dem Mitarbeiter Ihre Sicht zu dessen Leistungen und Verhaltensweisen geben. Doch während das Feedback-Gespräch bewusst einen „pädagogischen“ Charakter hat, kommt das Beurteilungsgespräch eher einem Zwischenzeugnis gleich.  Nicht zuletzt, weil das Protokoll als wichtiges Dokument in die Personalakte kommt.
Führen Sie unbedingt ein faires Beurteilungsgespräch. Dies gelingt Ihnen, wenn

• der Mitarbeiter vorher die Kriterien kennt, nach denen Sie beurteilen,
• Sie regelmäßig beobachten, was der Mitarbeiter leistet und wie er sich verhält,
• Sie den Mitarbeiter rechtzeitig gewarnt haben, falls er in Leistung oder Verhalten vom Gewünschten abweicht,
• Sie sich um eine möglichst objektive Wahrnehmung und Bewertung bemühen,
• Sie bei allen Mitarbeitern in immer gleicher Form an das Beurteilungsgespräch herangehen.

Vermutlich sind auch in Ihrem Unternehmen standardisierte Beurteilungsbogen vorgeschrieben. Nehmen Sie sich die Zeit, vorher in Ruhe die Zeitspanne seit der letzten Beurteilung zu überdenken. Notieren Sie Ihre Einschätzungen auf dem Bogen

Fairness ist in jedem Mitarbeitergespräch wichtig

Praxis-Tipp:
Bitten Sie den Mitarbeiter, sich ebenfalls einige Tage vorher auf das Mitarbeitergespräch vorzubereiten. Am besten hat er dafür gleichfalls ein Blankoformular des Beurteilungsbogens zur Verfügung.
Nach den oben beschriebenen 7 Phasen können Sie wie folgt das Gespräch führen:

• Begrüßung
• Zum Thema kommen: „Herr Weigelt, wie vereinbart, geht es heute um die jährliche Beurteilung. Da wir ja ständig miteinander im Gespräch sind, kommen jetzt natürlich keine großen Überraschungen auf Sie zu. Wenn Sie das vergangene Jahr Revue passieren lassen, wie schätzen Sie sich selbst in Leistung und Teamverhalten ein?“
• Zuhören: Lassen Sie die Äußerungen des Mitarbeiters nicht nur passiv an sich vorüberziehen. Machen Sie Notizen, und zeigen Sie durch Körpersprache, wie wichtig Ihnen seine Selbsteinschätzung ist.
• Information / Standpunkt / Entscheidung / Erwartung:
  Geben Sie jetzt Ihr beurteilendes Feedback zum vergangenen Zeitraum. Denken Sie bitte an die folgenden Punkte:
  • Leistungsverhalten
  • Beitrag zu Teamerfolg und gutem Klima
  • Zusammenarbeit mit Kollegen anderer Bereiche
  • Zusammenarbeit mit Ihnen als Vorgesetztem
  • Loyalität zum Unternehmen und Ressourcengebrauch
  • Kundenorientierung
  • Bereitschaft zur persönlichen Weiterentwicklung
  • Zuhören: Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit, auf Ihre Ausführungen zu antworten.
  • Zur festen Vereinbarung kommen: Gehen Sie nun gemeinsam an den standardisierten Bogen und füllen Sie ihn für die Personalakte aus.
• „Lichtblick“: Danken Sie für die bisherige Zusammenarbeit, und sagen Sie, dass Sie sich auf weitere gute Leistungen verlassen.

Wirkungsvolles Kritikgespräch

Hilfe zur Selbsthilfe
Frau Schuh ist seit 2 Monaten im Team von Frau Knobloch als Sekretärin tätig. Der Teamleiterin ist in dieser Zeit bereits mehrfach aufgefallen, dass Frau Schuh Rechtschreibfehler in Briefen übersehen und nicht korrigiert hat. Frau Knobloch bittet daher die neue Sekretärin zum Gespräch.
Durch ein Kritikgespräch wollen Sie beim Mitarbeiter eine ganz konkrete Leistungssteigerung oder Verhaltensänderung bewirken.  Das bedeutet konkret:

• Der Mitarbeiter muss wissen, was Sie erwarten. Geben Sie deshalb bei Leistungsmängeln oder Verhaltensfehlern frühzeitig deutliches Feedback. Erst wenn das Feedback nicht reicht, vereinbaren Sie ein terminiertes Kritikgespräch.
• Der Mitarbeiter muss genau verstehen, was Sie anders haben wollen. Bereiten Sie daher konkrete Beispiele vor, wann und warum etwas nicht in Ordnung war.
• Der Mitarbeiter sollte einsehen, warum Ihre Kritik berechtigt ist. Begründen Sie daher immer, warum es schädlich ist, wenn er beim bisherigen Verhalten bleibt.
• Der Mitarbeiter darf nicht „sein Gesicht verlieren“. Beziehen Sie sich im Kritikgespräch immer auf konkrete Beispiele. Machen Sie niemals pauschale Vorwürfe, wie beispielsweise: „Sie sind zu wenig engagiert“, „Sie leisten zu wenig“ oder „Sie zeigen zu wenig Teamgeist“.

Wortgefechte sind im Mitarbeitergespräch fehl am Platz

Nach den oben beschriebenen 7 Phasen können Sie das Mitarbeitergespräch wie folgt führen:

• Begrüßung
• Zum Thema kommen: „Ich bin mit … nicht zufrieden.“
• Zuhören: Der Mitarbeiter weiß, warum er in diesem Gespräch ist. Wahrscheinlich hat er sich innerlich auf Abwehr eingestellt. Vielleicht verteidigt er sein Verhalten oder schiebt die Schuld anderen zu oder Ähnliches. Geben Sie ihm die Chance, „Dampf abzulassen“. Aber: Lassen Sie sich auf keinen Fall in ein rechthaberisches Wortgefecht hineinziehen! Lassen Sie ihn reden, und denken Sie daran, dass er bisherige Vorwarnungen ignoriert hat!
• Information / Standpunkt / Entscheidung / Erwartung:
  Bringen Sie jetzt Ihre Kritik nach folgender Gliederung an:
  • Das ist nicht in Ordnung (…).
  • Deshalb ist es nicht in Ordnung (…).
  • Deshalb ist es nicht in Ordnung (…).
  • Fragen Sie den Mitarbeiter, wie er an sich zu arbeiten gedenkt. Er muss es selber sagen. Wenn Sie es ihm im Detail vorgeben, laufen Sie Gefahr, dass er mit Ihnen streitet, dass es so ganz bestimmt nicht geht.

Praxis-Tipp:
Sollte der Mitarbeiter sich uneinsichtig zeigen, brechen Sie das Mitarbeitergespräch an dieser Stelle ab. Sie riskieren sonst unnötig ein Wortgefecht, in dem Sie sich womöglich selber aus Erregung ins Unrecht setzen oder in dem Sie rhetorisch in die Enge getrieben werden. Fordern Sie den Mitarbeiter auf, über die Sache nachzudenken. Nach 2 oder 3 Tagen sollte dann ein neuer Gesprächsversuch erfolgen. Wenn auch dann keine Änderungsbereitschaft zu erkennen ist, sollten Sie über eine Abmahnung nachdenken.

• Zuhören: Hören Sie zu, was der Mitarbeiter zur Veränderung sagt. Ermutigen Sie gute Ansätze. Bieten Sie gegebenenfalls Hilfen an.
• Zur festen Vereinbarung kommen: Vereinbaren Sie einen Termin für ein folgendes Feedback-Gespräch zum Thema.
• „Lichtblick“: Machen Sie Mut durch einen positiven Abschluss: „Das schaffen Sie.“

Checkliste: So zeigen Sie sich auch in schwierigen Mitarbeitergesprächen fair und professionell