Reihenfolge in der Anschrift: Firmennamen zuerst angeben oder zuerst den Namen des Empfängers?

In vielen Unternehmen herrscht der Irrglaube, dass Briefe, in deren Anschrift der Name des Empfängers zuerst, noch vor dem Firmennamen genannt wird, persönlich seien. Sie dürften daher von der Poststelle nicht geöffnet werden.

Richtig ist jedoch: Nur ein Vermerk wie zum Beispiel "Persönlich" oder "Vertraulich" macht einen Brief zu einem persönlichen Schreiben, das in einer Firma nur vom genannten Empfänger geöffnet werden darf. Wenn der Inhalt des Schreibens nicht vertraulich ist beziehungsweise der Brief keine brisanten Informationen enthält, können Sie getrost den Firmennamen zuerst nennen.

Bei Geschäftsführern, Vorständen und anderen Personen in ähnlich hoher Position empfehlen wir, den Namen des Empfängers aus Höflichkeitsgründen zuerst zu nennen.

Dann sieht Ihre Anschrift so aus:

Herrn Klaus Gärtner
Geschäftsführer
Fantasie GmbH

Rechnungen: Firmennamen in der Anschrift immer zuerst nennen

Achtung: Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung verschicken und den Namen des Empfängers vor dem Unternehmensnamen nennen, kann es Ihnen passieren, dass die Firma die Rechnung wieder zurückschickt.

Der Grund: Eine so gestaltete Anschrift signalisiere ein persönliches Schreiben, und die Rechnung sei ja an die Firma gerichtet, also müssten Sie den Firmennamen zuerst nennen.

Dahinter steckt Folgendes: An Rechnungen stellt das Finanzamt besondere formale Anforderungen. Firmen achten ganz besonders darauf, hinsichtlich der Pflichtangaben keine Fehler zu machen, anderenfalls kann der Vorsteuerabzug in Gefahr sein.

Empfehlung: Nennen Sie bei Rechnungen immer zuerst den Firmennamen, dann erst den Namen des Empfängers.

Vorsicht – Falle, wenn Sie den Firmennamen in der Anschrift an zweiter Stelle nennen!

Gerade in sehr großen Unternehmen sind die Zuständigkeiten klar geregelt. Aber auch dort herrscht oft der Irrglaube, dass Briefe persönlich seien, wenn der Name des Empfängers zuerst genannt wird. Deshalb kommt es vor, dass Briefe während der Urlaubszeit – oder während ein Mitarbeiter erkrankt ist – ungeöffnet und damit unbearbeitet liegen bleiben.

Tipp: Möchten Sie also sichergehen, dass Ihr Brief in jedem Fall geöffnet wird, nennen Sie den Firmennamen zuerst.