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Die Personalakte: Wer sie sonst noch einsehen darf

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Personalakte

Von Günter Stein,

Die Personalakten unterliegen dem Grundsatz der Vertraulichkeit. Demnach müssen Sie die Personalakte vertraulich behandeln und vor Einsicht durch unbefugte Dritte schützen. Mitglieder Ihres Betriebsrats können unter Umständen auch in die Personalakte eines Ihrer Mitarbeiter schauen (vgl. § 83 Abs. 1 S. 2 und 3 BetrVG).

Und das sieht dann so aus:

Ein Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte einzusehen. Dabei kann er auch ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das heißt aber auch, dass der Betriebsrat kein eigenes Einsichtsrecht hat. Er kann also nicht an Sie herantreten und von sich aus Einsichtnahme in eine Personalakte fordern. Wird ein Betriebsratsmitglied hinzugezogen, herrscht Schweigepflicht hinsichtlich der Personaldaten. Eine Ausnahme wird nur dann gemacht, wenn Ihr Arbeitnehmer das Betriebsratsmitglied von seiner Verschwiegenheitspflicht entbindet.

Tipp: Sie sollten sich absichern und sich die Entbindung der Verschwiegenheitspflicht Ihres Mitarbeiters immer schriftlich geben lassen. Eine Kopie oder sogar das Original der Entbindungserklärung sollten Sie dann zur Personalakte nehmen. So vermeiden Sie, dass Ihnen im Nachhinein der Vorwurf gemacht werden kann, die Daten seien durch Ihr Zutun nach außen gelangt. Der Grundsatz der Vertraulichkeit besagt auch, dass andere – außer Ihrem Arbeitnehmer und dem von ihm eventuell hinzugezogenen Betriebsratsmitglied – nur sehr eingeschränkte Einsichtsrechte haben. Somit hat beispielsweise die Personalverwaltung nur zweckmäßige Einsichtsrechte bei der Bearbeitung von Personalangelegenheiten.

Ihr Lohnbuchhalter Forster muss natürlich wissen, ob ein Mitarbeiter kirchensteuerpflichtig ist, ob er ledig ist oder Kinder hat. Er muss aber nicht wissen, was Inhalt des letzten Jahresgesprächs mit Ihrem Arbeitnehmer war. Insofern sollte er auch nur zu den für ihn relevanten Daten Zugang haben.

Gleiches gilt, wenn Sie die Personalarbeit an Externe vergeben. Diese haben nur insoweit Einsichtsrechte, wie dies ihre konkrete Aufgabenstellung erfordert. Aber:

Sie als Vorgesetzter haben ein Einsichtsrecht in die gesamte Personalakte, um z. B. Personalentscheidungen treffen zu können. Gleiches gilt für Mitarbeiter, an die Sie die Personalarbeit umfassend delegiert haben.

Auskünfte an Dritte aus der Personalakte dürfen nur gegeben werden, wenn Ihr Beschäftigter dem zugestimmt hat. Eine Ausnahme wird lediglich dann gemacht, wenn die Auskunft zur Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder zum Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen eines Dritten erforderlich ist. Inhalt und Empfänger der Auskunft sind dem Beschäftigten dann aber schriftlich mitzuteilen.

So darf das Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung Einsicht in die Lohnkonten nehmen.

Der Kreis der Personen, die Einsichtsrechte haben, sollte so klein wie möglich gehalten werden. Dabei muss stets der Datenschutz beachtet werden. Keine Einsicht haben somit

  • Kollegen Ihres Arbeitnehmers,
  • der Betriebsrat – sofern er nicht vom Arbeitnehmer hinzugezogen worden ist,
  • Mitarbeiter, die nicht mit der Führung der Personalakte betraut sind – auch wenn sie Personaldaten bearbeiten (so dürfen die Mitarbeiter Ihrer Buchhaltung auch dann nicht in die Personalakte schauen, wenn sie die Vergütung abrechnen und an die Arbeitnehmer auszahlen; nur die vergütungsspezifischen Daten dürfen an diese weitergegeben werden)
  • Dritte außerhalb Ihres Unternehmens; denken Sie hier z. B. an einen möglichen neuen Arbeitgeber, bei dem sich Ihr Mitarbeiter beworben hat, oder das Kreditinstitut, bei dem Ihr Arbeitnehmer seinen Hausbau finanzieren möchte.

 

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