Personalakte: Welche Rechte haben Arbeitnehmer?

Überblick – Alle Rechte von Arbeitnehmern bezüglich der Personalakte

Arbeitnehmer haben in Bezug auf die über sie geführte Personalakte sogar eine ganze Reihe von Rechten: 

Einsichtsrecht: Dürfen Arbeitnehmer in die Personalakte einsehen?

Ja, Mitarbeiter haben das Recht, Einsicht in ihre eigene Personalakte zu nehmen. Dies ist auch gesetzlich festgelegt, und zwar in § 83 Abs. 1 S. 1 BetrVG: “Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen”.

Und obwohl das Einsichtsrecht im Betriebsverfassungsgesetz verankert ist, gilt es auch für Betriebe, die keinen Betriebsrat haben. Das Einsichtsrecht ergibt sich zum einen daraus, dass die Akte den Arbeitnehmer persönlich betrifft, zum anderen daraus, dass ein Arbeitnehmer zum Teil seine Rechte nicht durchsetzen könnte, wenn er keinen Einblick in die Personalakte hätte.

Was auch noch wichtig ist: Möchte ein Arbeitnehmer sein Einsichtsrecht ausüben, muss ihm der Arbeitgeber die vollständige Akte vorlegen. Er darf also keinerlei Inhalte sperren oder vorher entfernen.

Ist das Kopieren der Personalakte erlaubt?

Ein Arbeitnehmer hat auch das Recht, sich einzelne Blätter oder auch die ganze Akte zu kopieren. Dies hat folgenden Hintergrund: Ein Arbeitnehmer könnte bei seiner Einsichtnahme in die Personalakte entdecken, dass er möglicherweise falsch beurteilt oder falsch eingruppiert wurde.

Dies möchte er dann vielleicht in Ruhe – ggf. mit seinem Anwalt – prüfen. Das wäre ihm aber nicht möglich, wenn er nur ein Einsichtsrecht hätte.

Achtung: Die Kopien muss ein Arbeitnehmer sich allerdings auf seine Kosten machen.

Und: Auch wenn sich ein Arbeitnehmer Kopien machen darf, bedeutet dies nicht, dass er auch ein Recht auf Herausgabe der Personalakte hat. Der Arbeitgeber muss ihm also keineswegs die Akte mit nach Hause geben.

Darf der Arbeitnehmer Ergänzungen in der Personalakte hinzufügen?

Ein Arbeitnehmer ist außerdem berechtigt, den Inhalt seiner Personalakte zu ergänzen oder ihr eine Richtigstellung beizufügen.

Dies ergibt sich aus § 83 Abs. 2 BetrVG: Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen.

Relevant wird dies vor allem bei Ermahnungen und Abmahnungen: Wenn ein Arbeitgeber die Abmahnung schon nicht zurücknehmen will, wird dem Arbeitnehmer zumindest daran gelegen sein, seine Sicht der Dinge zu schildern. Die Stellungnahme des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber dann übrigens auch tatsächlich in die Personalakte aufnehmen. Selbst wenn er die Stellungnahme für falsch hält.

Darf der Arbeitnehmer Unterlagen aus der Personalakte entfernen?

Ein Arbeitnehmer kann der Personalakte nicht nur Ergänzungen hinzufügen, sondern unter Umständen auch vom Arbeitgeber verlangen, dass er Unterlagen aus der Personalakte entfernt. Aber natürlich darf der Arbeitnehmer nicht einfach Unterlagen entfernen, ohne dass der Arbeitgeber Bescheid weiß.

Hat er einem Arbeitnehmer etwa zu Unrecht eine Abmahnung erteilt, kann dieser nach § 1004 BGB deren Entfernung aus der Akte verlangen.

Neben ungerechtfertigten Abmahnungen kann ein Arbeitnehmer aber auch die Entfernung von Unterlagen aus der Personalakte verlangen, die missbilligende Äußerungen darstellen, ohne dass sie die Qualität einer Abmahnung haben. Die Unterlagen müssen dabei aber auch zumindest unrichtige oder unzutreffende Vorwürfe enthalten (LAG Köln, 20.2.2006, Az. 14 (5) Sa 1401/05).

Darüber hinaus kann ein Arbeitnehmer auch die Entfernung von solchen Unterlagen aus der Akte verlangen, die unrichtige Tatsachenbehauptungen enthalten, welche wiederum seine Rechtsstellung und sein berufliches Fortkommen beeinträchtigen können (BAG, 25.4.1972, Az. 1 AZR 322/71).

Muss die Personalakte dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden?

Der Arbeitnehmer hat zwar das Recht zur Einsicht und Kopie der Personalakte, ein Recht auf Aushändigung besteht allerdings nicht. Demnach müssen Sie die Personalakte bei Kündigung des Arbeitnehmers oder auch in anderen Fällen nicht herausgeben. Eine Kopie darf der Arbeitnehmer wiederum verlangen.

Sind Arbeitgeber zur Führung von Personalakten verpflichtet?

Keine Firma in Deutschland ist verpflichtet, Personalakten zu führen. Es besteht aber eine Aufbewahrungspflicht hinsichtlich bestimmter Dokumente. Und so werden in den meisten Betrieben aber natürlich entsprechende Akten angelegt. Dort finden sich dann auch die Unterlagen über Personalführung, Fortbildung, Leistungsbeurteilung usw. 

Wie lange müssen Arbeitgeber Personalakten aufbewahren?

Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Vorschrift, die vorgibt, wie lange Personalakten aufbewahrt werden müssen. Allerdings enthalten Personalakten oftmals Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Doch auch hier gilt: Je nach Dokument gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Beispiele für geltende Aufbewahrungsfristen in Bezug auf Unterlagen der Personalakten:

• Belege über geleistete Arbeitsstunden und -entgelte müssen mindestens fünf Jahre aufgehoben werden (§ 165 SGB VII (4)).
• Aufzeichnung täglicher Mehrstunden sind stets zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 ArbZG).
• Gehaltsabrechnungen sind immer sechs Jahre aufzuheben.