Seien wir mal ehrlich: Die Ablage gehört wirklich nicht zu den bevorzugten Tätigkeiten der meisten Selbstständigen. Doch wir wissen, dass es ohne Ablage leider nicht geht – deshalb beißen wir immer wieder in den sauren Apfel und bringen Ordnung in den Papierwust. Hier sind die fünf besten Ablage-Tipps für zwischendurch.
Mit diesen Ablage-Tipps und Tricks machen Sie schnell zwischendurch klar Schiff!
Ablage-Tipp Nummer 1: Effektives Prospektmanagement
Machen Sie es sich zur festen Gewohnheit, altes Prospektmaterial sofort wegzuwerfen, sobald Aktuelles bei Ihnen eintrifft.
Ablage-Tipp Nummer 2: Eins rein – eins raus
Immer wenn Sie eine Unterlage in Ihrem Ordner abheften, nehmen Sie gleichzeitig ein bereits abgeheftetes Dokument heraus. Das ist sicherlich nicht bei allen Unterlagen möglich - doch sicher haben auch Sie Ordner im Schrank, die ein solches Verfahren zulassen.
Ablage-Tipp Nummer 3: Eins rein – zwei raus
Die verschärfte Version des zweiten Ablage-Tipps: Statt wie bisher eine Unterlage gegen eine andere zu tauschen, nehmen Sie bei der Ablage eines Dokuments zwei andere heraus, die Sie nicht mehr benötigen. Ihre Ablage wird mit minimalem Aufwand zusehends schrumpfen.
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Ablage-Tipp Nummer 4: Der einfache Trick mit den Aufbewahrungsfristen
Viele Ordner verderben die Übersicht. Je mehr Unterlagen Sie aufbewahren, desto langsamer erfolgt der gezielte Zugriff. Sorgen Sie dafür, dass Unterlagen nicht länger als erforderlich – laut Aufbewahrungsfristen – aufbewahrt werden. Empfehlung: Sobald ein Ordner abgeschlossen ist, versehen Sie ihn mit dem Datum, an dem er vernichtet werden kann. So können Sie zu Beginn eines jeden Jahres ganz einfach klar Schiff machen.
Ablage-Tipp Nummer 5: Weg mit unbenutzten Unterlagen
Ordner mit Schriftstücken, auf die Sie nicht mindestens alle zwei Monate zugreifen, haben in Ihrem Büro nichts zu suchen. Sie machen Ihre Ablage nur unübersichtlich. Wenn Sie nicht ganz sicher sind, können Sie die Zugriffshäufigkeit mit diesem einfachen System konkret beurteilen:Kleben Sie auf jeden vorhandenen Ordner einen selbstklebenden Zettel, zum Beispiel einen Post-it. Immer wenn Sie einen Ordner benutzen, um etwas abzuheften oder etwas nachzusehen, entfernen Sie den Zettel. Alle Ordner, die nach 6 Monaten noch mit einem Post-it beklebt sind, haben Sie innerhalb dieses Zeitraums nicht benutzt. Verbannen Sie diese Ordner in ein anderes Büro, in die Flurschränke, in den Keller oder ins Archiv.
