Bilanz gestalten mit Rückstellungen für das Unterlagenarchiv

Erstellt: 21.04.2011

Steuersparende Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

es gibt nicht mehr viele Möglichkeiten zur Bilanzgestaltung. Aber die ist geblieben: Mit Rückstellungen machen Sie in der GmbH-Bilanz Kosten geltend, die erst in der Zukunft anfallen werden. So senken Sie den zu versteuernden Gewinn. Steuerzahlungen verschieben Sie so zum Teil in künftige Jahre.

Wirtschaftliche Entstehung im Wirtschaftsjahr

Rückstellungen bilden Sie in der Regel für Verpflichtungen der GmbH, die bereits vor dem Bilanzstichtag verursacht wurden und bei denen ernsthaft damit zu rechnen ist, dass die GmbH dafür aufkommen muss. Dazu zählen u.a. auch Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Denn dazu ist Ihre GmbH gesetzlich verpflichtet. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 6 oder (bei steuerrelevanten Unterlagen generell) 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO).

Multiplikation der jährlichen Kosten mit Faktor 5,5

Die Kosten sind aber immer nur mit dem Anteil zu berücksichtigen, der auf die verbleibende Aufbewahrungsdauer entfällt. Der Einfachheit halber dürfen Sie die jährlichen Kosten für die Archivierung zusammenfassen und den Betrag mit dem Faktor 5,5 multiplizieren. Das ist der Vervielfältiger für die durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer bei einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Für Unterlagen, die im laufenden Jahr neu archiviert werden, beginnt die Aufbewahrungsfrist am Ende des Kalenderjahres (Bilanzstichtag). Dann sind sie vollständig entstanden. Die Kosten werden also auch ab dann bei den Rückstellungen berücksichtigt (BFH, 18.1.2011, Az: X R 14/09).

Rückstellungen werden nicht abgezinst

Rückstellungen, die Sie für länger als 12 Monate bilden, müssen Sie abzinsen. Das heißt: Die Kosten werden nur mit einem bestimmten Anteil in der aktuellen Bilanz berücksichtigt. Bei Rückstellungen für Archivierungskosten ist eine Abzinsung aber nicht nötig. Grund: Für die Abzinsung ist der Zeitraum bis zum Eintritt der konkreten Verpflichtung maßgebend. Hier geht es um die Aufbewahrungspflicht. Und die beginnt bereits nach dem Ende des Jahres, in dem die Unterlagen erstellt wurden.

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Sebastian Jördens
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