Evaluation: So messen Sie den Erfolg Ihrer Nonprofit-Organisation mittels Kennzahlen

Nonprofit-Einrichtungen müssen heute ebenso wie Unternehmen nachweisen können, dass bestimmte Maßnahmen oder Methoden, die sie für das Erreichen eines Ziels eingesetzt haben, auch erfolgreich waren. Als Leiterin oder Leiter einer Nonprofit-Organisation können Sie sich – anders als ein Unternehmen – dabei nicht auf das „Betriebsergebnis“ berufen. Sie müssen für die so genannte Evaluation Ihrer Einrichtung andere Faktoren heranziehen.

Der Begriff Evaluation leitet sich von dem lateinischen Verb „valuere“ (bewerten) ab. Das heißt: Eine Evaluation ist die Analyse oder Bewertung z. B. einer Maßnahme oder eines Projekts, das Sie in Ihrer Einrichtung durchgeführt haben. Wichtig bei einer Evaluation ist, dass die Bewertung anhand objektiv nachvollziehbarer Kriterien erfolgt. Dafür benötigen Sie Kennzahlen.

So setzen Sie Kennzahlen bei der Evaluation einer Maßnahme ein

1. Definieren Sie die Kennzahlen

Die Schwierigkeit bei der Ermittlung von Kennzahlen im Nonprofit-Bereich liegt daran, dass eindeutig nachweisbare Größen wie der Umsatz oder der Gewinn einer Einrichtung keine Bedeutung haben. Wichtiger für Sie sind die Mitarbeiter- oder die Kundenzufriedenheit. Die lassen sich aber nicht so einfach ermitteln wie z. B. die Ausschussquote. Überlegen Sie daher genau, was Sie messen wollen, und welche Kennzahlen dafür überhaupt geeignet sind.

Beispiel: Sie wollen die Mitarbeiterzufriedenheit messen. Dann könnten Sie als Kennzahlen festlegen:

• die Anzahl der Fehltage durch Krankheit
• die Anzahl der positiven (wie auch negativen) Einträge über Ihre Einrichtung in Arbeitgeber-Bewertungs-Foren

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Kennzahlen für die Evaluation eines bestimmten Sachverhalts geeignet sind, sollten Sie auf jeden Fall die Mitarbeiter Ihrer Einrichtung einbinden und um Vorschläge bitten.

2. Erfassen Sie die festgelegten Kennzahlen

Legen Sie genau fest, wie Sie die festgelegten Kennzahlen erfassen wollen. Wichtig ist, dass Sie das immer nach dem gleichen Schema tun. Haben Sie z. B. einmal festgelegt, dass Sie sämtliche Fehltage aller Mitarbeiter als Kennzahl einsetzen wollen, dann sollten Sie das auch tun und nicht Ausnahmen zulassen (weil Sie z. B. halbe Fehltage nicht mitzählen). Das führt nämlich dazu, dass die Kennzahlen keine Aussagekraft mehr haben und für Sie wertlos sind.

3. Werten Sie die Kennzahlen aus

Kennzahlen machen nur dann Sinn, wenn Sie sie nicht isoliert betrachten. Eine Aussage wie „Im Juni hat es insgesamt in der Abteilung 10 Fehltage gegeben“ enthält zunächst keine Aussage. Erst, wenn Sie sie in Vergleich zu den Vormonaten setzen, können Sie erkennen, ob „10 Fehltage“ viel oder wenig sind. Beispiel: Sie stellen fest, dass in den vergangen 6 Monaten die Anzahl der Fehltage kontinuierlich angestiegen ist. Um die Ursache für den Anstieg zu finden, sollen Sie also analysieren, ob und welche Veränderungen es vor 6 Monaten in Ihrer Einrichtung gegeben hat. Haben Sie die Ursache gefunden, können Sie sie gezielt angehen und Möglichkeiten entwickeln, um Ihre Einrichtung zu optimieren.