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Gelangensbestätigung: Checken Sie Ihre Buchnachweise

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Urheber: jpgon | Fotolia

Von Midia Nuri,

Die Gelangensbestätigung wird auch in diesem Jahr einen Schwerpunkt bei den Umsatzsteuer-Sonderprüfungen bilden. Dabei kommt neben dem Belegnachweis dem Buchnachweis erhöhte Bedeutung zu.

Er ist genauso wichtig wie eh und je – wird aber im Betriebsalltag oftmals vernachlässigt, weil der Fokus der Nachweisführung unternehmensintern auf der Gelangensbestätigung und ihren Alternativen liegt.

Doppelter Nachweis: Nur so gehen Sie auf Nummer sicher

Damit eine Lieferung innerhalb der EU steuerfrei ist, müssen Sie auch weiterhin einen doppelten Nachweis erbringen, nämlich den Belegnachweis und den Buchnachweis:

1. Belegnachweis

Mit dem Belegnachweis weisen Sie nach, dass der Liefergegenstand durch Sie oder den Abnehmer in das übrige EU-Ausland befördert oder versendet worden ist. Als Belegnachweis kommen 

  • die neue Gelangensbestätigung oder alternativ
  • z. B. handelsrechtliche Versendungsbelege (z. B. Frachtbrief),
  • die Spediteursbescheinigung oder
  • das Tracking-and-tracing-Protokoll (bei Beauftragung eines Kuriers) 

infrage.

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2. Buchnachweis

Die Voraussetzungen der Steuerbefreiung müssen zusätzlich eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung ersichtlich sein. Zu den zwingend erforderlichen Aufzeichnungen gehört die richtige UStIdNr. des wirklichen Abnehmers. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Aufzeichnungen zeitnah erfolgen, also fortlaufend und unmittelbar nach Ausführung des jeweiligen Umsatzes. Achten Sie zusätzlich darauf, dass auf den Beleg- und Buchnachweisen wechselseitige Hinweise angebracht werden, die es zusätzlich erleichtern, einzelne Vorgänge leicht zu überprüfen.

Warum Beleg- und Buchnachweise wichtig sind

Dem Beleg- und Buchnachweis kommt nur vorläufiger Beweischarakter zu. Zwar sind Sie als Lieferant berechtigt, die Lieferung als steuerfrei zu behandeln, wenn Ihnen der erforderliche Beleg- und Buchnachweis vorliegt. Diese Nachweise unterliegen jedoch der Nachprüfung durch das Finanzamt. Wird dabei die Unrichtigkeit von Beleg- oder Buchangaben festgestellt oder bestehen zumindest begründete Zweifel an der Richtigkeit der Angaben, hat dies folgende Konsequenzen:

  • Die dem Beleg- und Buchnachweis zukommende Vermutung, dass die Voraussetzungen der Steuerfreiheit vorliegen, entfällt.
  • Die Lieferung ist nur dann steuerfrei, wenn die Voraussetzungen der Steuerfreiheit objektiv feststehen oder Sie als Lieferant die Lieferung trotz einer Täuschung durch den Abnehmer gutgläubig gehandelt haben.

Checkliste: So bleiben Sie beim Buchnachweis unangreifbar

Haben Sie in Ihrer Buchführung folgende Informationen über die innergemeinschaftliche Lieferung aufgezeichnet? 

  • Kunde (Name der Firma, genaue Anschrift und USt-IdNr.)?
  • das Ergebnis einer durchgeführten Überprüfung der USt-IdNr.?
  • Gewerbezweig?
  • Menge und Bezeichnung der Lieferung?
  • Tag der Lieferung?
  • vereinbartes Entgelt?
  • eventuell vereinbarte Boni oder Skonti?
  • eventuell Art und Umfang einer Be- oder Verarbeitung vor der Ausfuhr?
  • Art der Beförderung oder Versendung?
  • Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet?

Auswertung: Lautet die Antwort zweimal „Nein“, sollten Sie ergänzende Informationen zum Geschäftspartner einholen, zum Beispiel

  • Auskunft unter Einschaltung der Industrie- und Handelskammer,
  • Anforderung eines Auszugs aus dem Handelsregister und/oder
  • Referenzen.
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