Zum Start eines jeden Handelsunternehmens sowie zum Ende eines Geschäftsjahres ist jedes Handelsunternehmen verpflichtet, Vermögen und Schulden festzustellen.
Dabei unterscheidet das Gesetz zwischen Buchinventur und körperlicher Inventur. Die Buchinventur dürfen die Buchhalter erledigen.
Die körperliche Inventur jedoch, also die mengenmäßige Aufnahme aller körperlichen Vermögensgegenstände durch Zählen, Messen, Wiegen, ist Ihre Angelegenheit. Lästig ist sie, weil sie sicher auch in Ihrem Lager den laufenden Betrieb stört.
Doch mit etwas Überlegung können Sie durch gute Organisation und Vorbereitung Ihren Inventurprozess so verschlanken, dass Sie sicherlich wieder produktiver arbeiten.
Inventurorganisation ist Teil eines mindestens jährlich ablaufenden Prozesses, den Sie in einer Prozessbeschreibung darstellen sollten.
Dies können Sie als Teil einer Verfahrensanweisung einrichten, die bei der Durchführung der Inventur zu einer konkreten, einzelfallbezogenen Arbeitsanweisung wird.
Inventurleiter: verantwortlich für Planung und Durchführung
Bestimmen Sie zunächst einen Inventurleiter, der für den gesamten Inventurvorgang die Verantwortung trägt.
Im Einzelnen sind das diese Punkte:
- Richtigkeit der Bestandsaufnahme (keine Fehler bei Erfassung und Bewertung)
- Vollständigkeit der Bestandsaufnahme (nichts darf vergessen werden)
- Einzelerfassung der Bestände
- Nachprüfbarkeit und Dokumentation der Bestandsaufnahme
Diese Liste hilft bei der eigentlichen Aufgabe aber nicht wirklich weiter, denn Ihre Arbeitsanweisung sollte doch etwas mehr auf die Einzelheiten eingehen.
Der Inventurverantwortliche muss nämlich folgende Punkte abarbeiten:
- Einsatzplanung des Personals, insbesondere Zuordnung von Funktionen und Verrichtungen auf den einzelnen an der Aufnahme beteiligten Mitarbeiter
- Zuordnung des Personals zu den Aufnahmeorten
- Prüfung aller Belege und Unterlagen auf Vollständigkeit
- Ordnen und Kennzeichnen des Lagers oder der Lagerbereiche
- Anfertigen und Organisieren von Inventuraufnahmelisten und Nummerierung dieser Listen
- Transportruhe oder Auftragsstillstand einplanen
- unmittelbar vor und während der Inventur Kunden, Geschäftspartner und andere Dritte über eine eventuelle Betriebsunterbrechung informieren
- Abgrenzung anweisen, insbesondere hinsichtlich der Aufnahme von geringwertigen Wirtschaftsgütern, Fremdeigentum, Leasinggegenständen, „auf dem Weg befindliche Ware“
- Abgrenzungsprotokoll erstellen, inklusive Arbeitsanweisungen für Grenzfälle
In 5 Schritten zur schnellen Inventur
Damit Sie Ihre Inventur auch wirklich in einem überschaubaren Zeitrahmen abwickeln können, beherzigen Sie immer die folgenden 5 Punkte:
1. Warenbewegungen
Stellen Sie sicher, dass alles vor Beginn der Inventur sauber abgearbeitet ist. Wenn Sie mit Ihrem Warenwirtschaftssystem oder Lagerverwaltungssystem arbeiten, darf das System keine unerledigten Aufträge mehr enthalten.
2. Personal
Je mehr Personen Ihnen am Aufnahmetag zur Verfügung stehen, umso schneller können Sie den normalen Geschäftsbetrieb wieder aufnehmen.
3. Inventurbereiche
Stellen Sie sicher, dass die einzelnen zu prüfenden Bereiche, Regale, Fächer, Stellplätze entsprechend gekennzeichnet sind, sodass die Standortkennzeichnung bei der Aufnahme in die Aufnahmelisten eingetragen werden kann.
4. Aufnahmelisten
Ordnen Sie die Aufnahmelisten nach einem festgelegten Schema. Geben Sie die nummerierten Aufnahmelisten nach diesem Schema an die einzelnen Aufnahmeteams aus.
5. Auswertung
Im Anschluss an die körperliche Aufnahme müssen Sie die Daten auswerten und die Ist- mit den Sollwerten vergleichen. Beim Einsatz eines EDV-Systems werden die Listen mit den aufgenommenen Daten in das System eingegeben.
