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Betriebsausgaben-Check: Was Sie steuerlich geltend machen können

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Betriebsausgaben
Urheber: eyetronic | Fotolia

Von Gerhard Schneider,

Wenn Sie Ihre Buchführung selbst erledigen und die Belege erfassen, stehen Sie andauernd vor dieser Frage: Kann ich diesen Beleg steuerlich als Betriebsausgabe erfassen? Oder gehört diese Ausgabe in den privaten Bereich? Die große Checkliste hilft Ihnen bei der Zuordnung und zeigt, welche Ausgaben und Belege Sie geltend machen können, um möglichst viel Steuern zu sparen.

Wichtig ist dabei zuerst, dass Sie zwischen diesen 2 Arten von Betriebsausgaben unterscheiden:

1. Diese Betriebsausgaben können Sie sofort absetzen

Hierzu gehören alle betrieblich veranlassten Aufwendungen, die laufend anfallen, durch die aber kein Wirtschaftsgut entsteht, das selbst wiederum einen Wert darstellt.

Beispiele für diese üblichen laufenden Ausgaben sind: Miete fürs Büro
, Lohnzahlungen
, Reparaturkosten (Büro, Maschinen etc.), Zahlungen von betrieblichen Versicherungsbeiträgen, Berufsgenossenschaftsbeiträgen, betrieblichen Steuern, Gebühren und Ähnlichem.

Außerdem gehören zu den sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben die Anschaffungs- und Herstellungskosten von geringwertigen Wirtschaftsgütern. Das sind Gegenstände, die netto nicht mehr als 410 € gekostet haben (wahlweise 150 €). Beispiel: ein Faxgerät für 200 €.

2. Welche Betriebsausgaben nicht sofort in voller Höhe abziehbar sind

Nicht sofort in voller Höhe abziehen können Sie die Anschaffungskosten für ein Wirtschaftsgut, das Sie über mehrere Jahre nutzen und das mehr als 410 € (netto) gekostet hat.

Typische Beispiele: Maschinen
, Firmenwagen
, Büroeinrichtung, Computer

Die amtlichen AfA-Tabellen, in denen Sie die Abschreibungsdauern für die unterschiedlichen Wirtschaftsgüter finden, können Sie kostenlos unter www.betriebsausgaben.org herunterzuladen.

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Checkliste: Sammeln Sie Belege zu diesen Betriebsausgaben

Angehörigenverträge - Auch wenn Sie einen nahen Verwandten eingestellt haben und bezahlen, sind die Ausgaben dafür steuerlich als Lohnkosten absetzbar.

Anlaufkosten - Dazu gehören Aufwendungen vor Ihrer Betriebseröffnung zur „Ingangsetzung und Erweiterung des Geschäftsbetriebs“. Beispiele: Planungskosten, Werbung, Anschaffung von Fachliteratur sind alle abzugsfähig.

Arbeitsmittel - Vom iPad über den Computer bis zur Büro- oder Werkstatteinrichtung können Sie Ihre Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend machen – wenn diese nicht mehr als 410 € netto kosten, sogar vollständig im Jahr der Anschaffung als geringwertiges Wirtschaftsgut.

Arbeitszimmer - Für Ihre selbstständige Tätigkeit angemietete Räume (außerhalb der häuslichen Sphäre) sind voll abzugsfähig. Ist das häusliche Arbeitszimmer der Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit, können Sie sämtliche Kosten dafür steuerlich absetzen. Der Betriebsausgabenabzug liegt dagegen bei maxi- mal 1.250 € pro Jahr, sofern es sich nicht um Ihren Arbeitsmittelpunkt handelt, Ihnen jedoch kein anderer Raum zur Verfügung steht.

Berufsverbände - Beiträge an Verbände, die einen direkten Bezug zu Ihrer selbstständigen Tätigkeit haben, sind Betriebsausgaben. Beispiele: Handwerksinnung, Journalistenverband, Bundes Junger Unternehmer.

Bewirtungskosten - Haben Sie Geschäftspartner oder Kunden zum Essen eingeladen, können Sie nur 70 % der Kosten steuerlich geltend machen (Vorsteuer können Sie jedoch zu 100 % geltend machen). Fachliteratur Dazu gehören Fachbücher und Zeitschriften für Ihre berufliche Tätigkeit. Beispiel: „Einfach Steuern sparen“. Achtung: Auf der Rechnung muss jeweils der Titel angegeben sein.

Fortbildungskosten - Wenn die Fortbildung direkt mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit zusammenhängt, können Sie die Kosten inklusive der Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Kosten für Unterlagen vollständig absetzen.

Geschäftsreisen - Geschäftsreisen unternehmen Sie, wenn Sie vorübergehend Ihre Wohnung oder Ihren Betrieb aus geschäftlichen Gründen verlassen. Sie können Kosten für Verpflegung (nur Pauschalen), Übernachtung, Fahrt usw. absetzen.

Geschenke - Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner dürfen Sie absetzen, solange die Kosten pro Person und Jahr nicht mehr als 35 € betragen.

Kfz-Kosten - Haben Sie einen Geschäftswagen, können Sie die damit zusammenhängenden Kosten geltend machen. Beachten Sie aber die besonderen Anforderungen. Zu 100 % können Sie die Kosten lediglich dann absetzen, wenn festgelegt und sichergestellt ist, dass der Wagen ausschließlich beruflich genutzt wird (Beispiel: Lieferwagen). Wird der Wagen gemischt privat und beruflich (zumindest 10 % beruflich) genutzt, können die Kosten anteilig geltend gemacht werden – entweder über die 1-%-Methode (ab 50%iger betrieblicher Nutzung) oder nach tatsächlich gefahrenen Kilometern (nachgewiesen über ein Fahrtenbuch).

Lohnkosten - Als Betriebsausgaben abzugsfähig sind nicht nur die gezahlten Nettolöhne. Auch Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und Direktversicherungen gehören dazu.

Versicherungsbeiträge - Versicherungsbeiträge sind nur dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn sie eindeutig betrieblich veranlasst sind (beispielsweise für eine Betriebsunterbrechungs- oder Betriebshaftpflichtversicherung). Achtung: Werden die Beiträge als Betriebsausgaben abgezogen, müssen evtl. Leistungen bei einem Schadensfall versteuert werden.

Werbung - Kosten für Anzeigen, aber auch Werbeveranstaltungen, den Druck von Aufklebern etc. können Sie sofort vollständig als Betriebsausgaben absetzen. Achtung: Werbeeinrichtungen, die teurer sind als 410 € netto, etwa Leuchtreklame, müssen Sie über die Nutzungsdauer abschreiben.

Zinsen - Zinsen für betriebliche Verbindlichkeiten sind Betriebsausgaben. Beispiele: Darlehenszinsen, Stundungszinsen bei Betriebs-Steuerschulden wie beispielsweise Umsatz- und Gewerbesteuer. Schuldzinsen für Darlehen, die für eine konkrete Investition aufgenommen wurden, sind unbegrenzt abziehbar. Für andere Zinsen (Kontokorrent-Zinsen auf dem Girokonto) gilt ein Sockelbetrag von 2.050 €, der problemlos geltend gemacht werden kann.

Tipp: Denken Sie am besten erst gar nicht daran, fremde Belege zu sammeln! Manch ein Selbstständiger sammelt gern die Tankquittungen der gesamten Verwandtschaft, um sie „von der Steuer abzusetzen“ – ein kleines Kavaliersdelikt, so die Annahme.

Doch Vorsicht: Nach dem Gesetz zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltungen drohen 5.000 € Geldbuße für den Fall, dass jemand fremde Belege in die Buchführung einschmuggelt!

Und die Sache fliegt schnell auf: Die Finanzbeamten haben viel Erfahrung darin, Ungereimtheiten aufzuspüren. So gleichen die Beamten Tankkosten beispielsweise mit anderen Belegen und Unterlagen ab. Geht aus Ihrem Fahrtenbuch oder Ihrem Terminkalender hervor, dass Sie am 5. Mai zu Hause in Berlin waren, legen Sie aber eine Tankquittung vom gleichen Tag aus München vor, ist massiver Ärger vorprogrammiert. Hüten Sie sich also vor solchen „Kavaliersdelikten“

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Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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