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So sortieren Sie Ihre Belege für den Jahresabschluss 2012

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Von Gerhard Schneider,

Keine Buchung ohne Beleg – dieser Grundsatz gilt auch heute noch, obwohl Sie Ihre Steuererklärung für 2012 zum zweiten Mal elektronisch abgeben. Denn Sie übermitteln die ausgefüllten Formulare der Steuererklärung zwar papierlos ans Finanzamt – aber in Ihrer Buchhaltung müssen Sie die Belege auf Papier greifbar haben.

 

Sie müssen also für jede Einnahme und jede Ausgabe, die Sie in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung geltend machen, einen Nachweis vorlegen können. Sonst müssen Sie damit rechnen, dass das Finanzamt nach einer Betriebsprüfung Ihren Gewinn schätzt, und zwar höher als er eigentlich ist.
Ermitteln Sie Ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung, genügt es theoretisch, wenn Sie die Belege einfach, wie sie kommen, im Ordner abheften. Sinnvoll ist das allerdings nicht. Denn Sie bekommen so große Schwierigkeiten, die Belege wiederzufinden.
Auch für den Fall, dass ein Steuerberater die Gewinnermittlung und die Steuererklärung für Sie übernimmt, macht eine geordnete Belegablage Sinn: Das Ordnen der Belege lässt sich der Steuerberater teuer bezahlen – liefern Sie geordnete Belege, sparen Sie Honorarkosten.
Die folgende Checkliste zeigt, wie Sie Ihre Belegablage sinnvoll aufbauen, sodass Sie jeden Beleg schnell und sicher auffinden, wenn Sie ihn brauchen oder das Finanzamt danach fragt.

 

Checkliste: So legen Sie Ihre Belege am sichersten ab

  • Überlegen Sie sich eine sinnvolle Einteilung nach Einnahmen- und Ausgabenarten. Beispiel: Einnahmen mit 7 % Umsatzsteuer, Einnahmen mit 19 % Umsatzsteuer für die Einnahmen und z. B. Bürobedarf, Fahrtkosten usw. für die Ausgaben.
  • Für jede Kategorie legen Sie einen Ordner an. Haben Sie nur wenige Belege, nehmen Sie nur einen Ordner, in den Sie für jede Kategorie Ihrer Belege ein Trennblatt einlegen.
  • Wenn Sie eine Buchführungssoftware nutzen, sind dort teilweise Sachkonten vorgegeben. Diese können Sie als Kategorien für Ihre Belegablage übernehmen.
  • Innerhalb der einzelnen Kategorien (Sachkonten) sammeln Sie die Belege nach der zeitlichen Reihenfolge. Beginnen Sie immer zum 1.1. eines jeden Jahres mit einem neuen Ordner.
  • Heften Sie vor jede Einnahmen- und Ausgabenkategorie eine Übersicht über die dort gesammelten Belege ab. Darin tragen Sie alle Daten ein, die Sie für Ihre Steuererklärungen benötigen. Diese können Sie dann direkt für Ihren Jahresabschluss übernehmen.

 

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