Steuerfreie Geschenke an Geschäftsfreunde und Mitarbeiter

Der Empfänger in der Versteuerungspflicht

Stellen Sie sich einmal vor, Sie erhalten ein Geschenk von einem Geschäftspartner, während er Ihnen gleichzeitig den Kaufbeleg dazu überreicht, damit Sie das Geschenk als Betriebseinnahme verbuchen können. Diese Vorgehensweise wäre doch ziemlich befremdlich und würde möglicherweise einen schalen Beigeschmack hinterlassen. Doch ab verschiedener festgelegter Grenzen, können Beschenkte verpflichtet sein, ihre Geschenke zu versteuern. Die Obergrenzen für den Geschenkewerte variieren je nach Anlass.  Damit es nicht zu dieser unangenehmen Situation kommt, sollten sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer mit den Freibeträgen sowie der Pauschalierung auskennen.

Geschenke an Geschäftsfreunde

Geschenke an Geschäftsfreunde wie beispielsweise Geschäftspartner, Kunden oder Lieferanten sind üblich und eine Form der Wertschätzung und Anerkennung. Damit es bei der Lohnsteuer-Außenprüfung zu keinen bösen Überraschungen kommt, sollten Sie jedoch einige steuerliche Aspekte beachten.

Die 35-Euro-Grenze

§ 4 Abs. 5 Satz 1 des EStG besagt, dass Sachen oder Leistungen als Geschenke bei Einhaltung der 35-Euro-Grenze als Betriebsausgabe abziehbar sind, wenn sie zu keiner bestimmten Gegenleistung verpflichten. Um die Möglichkeit des Betriebsausgabenabzugs nicht zu gefährden, können Sie also pro Kalenderjahr und pro Geschäftsfreund lediglich innerhalb dieser 35-Euro-Grenze schenken. Damit entfällt die Notwendigkeit der pauschalen Versteuerung vonseiten des Schenkenden.

Übersteigt der Wert eines Geschenkes den Betrag in Höhe von 35 Euro, ist der Abzug als Betriebsausgabe nicht mehr möglich. Allerdings lassen sich solche Geschenke noch pauschal mit 30 Prozent versteuern. Hinzu kommen noch der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer. 

Hierbei ist es wichtig, dass der Empfänger eine Mitteilung zu der Steuerübernahme erhält. Denn diese Information benötigt der Beschenkte wiederum als Nachweis bei seiner eigenen Lohnsteuer-Außenprüfung.

Die Entscheidung zur Pauschalierung sollte allerdings gut überlegt sein, denn in § 37b Abs. 1 Nr. 2 EStG heißt es: „Steuerpflichtige können die Einkommensteuer einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Geschenke, die nicht in Geld bestehen, mit einem Pauschsteuersatz von 30 Prozent erheben“. Dieser Satz bedeutet, dass bereits bei einer einzigen Pauschalierung der Schenkende nachträglich sämtliche Geschenke versteuern muss, die das aktuelle Wirtschaftsjahr betreffen, auch wenn sie die 35-Euro-Grenze nicht überschritten haben. Zudem muss er alle Beschenkten über die rückwirkende Übernahme der Pauschalsteuer informieren.

Bei Gegenleistung wird die Pauschalsteuer untersagt

Handelt es sich bei Geschenken an Geschäftsfreunde um Gegenleistungen, kann gemäß § 37b EStG die pauschale Besteuerung nicht erfolgen. Darüber sollte sich der Schenkende vor allem bei teuren Geschenken im Klaren sein. Denn solche Geschenke könnten das Misstrauen des Lohnsteuer-Prüfers auf den Plan rufen.

35-Euro-Grenze – brutto oder netto?

Gemäß § 37b Abs. 1 Nr. 2 ist die Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer die jeweilige Aufwendung einschließlich der Umsatzsteuer. Oftmals herrscht Unsicherheit bezüglich der Umsatzsteuer bei der 35-Euro-Freigrenze. Die 35 Euro gelten beim:

• vorsteuerabzugsberechtigten Schenker als Nettobetrag. Das Geschenk kann somit 41,65 Euro kosten (35 Euro zuzüglich der 19 Prozent Mehrwertsteuer in Höhe von 6,65 Euro).
• nicht umsatzsteuerpflichtigen Schenker als Bruttobetrag, weshalb das Geschenk die 35-Euro-Grenze nicht überschreiten darf.

Die Pauschalsteuer errechnet sich in beiden Fällen aus dem Bruttobetrag, bleibt aber bei der Beurteilung der 35-Euro-Grenze außen vor. Wird die 35-Euro-Grenze bei der Schenkung eingehalten, lässt sich die Pauschalsteuer als Betriebsausgabe buchen. Überschreitet das Geschenk wertmäßig die 35-Euro-Grenze, dürfen Sie die Pauschalsteuer nicht als Betriebsausgabe buchen.

Wie werden die Geschenke verbucht?

Um den Betriebsausgabenabzug zu retten, sollten die Aufzeichnungen äußerst korrekt erfolgen. Dazu gehören auch die jeweiligen Namen der Beschenkten. In der Buchhaltung müssen Sie für Geschenke zwei Konten bedienen:

1. Geschenke abzugsfähig, bei Einhaltung der 35-Euro-Grenze
2. Geschenke nicht abzugsfähig, bei Überschreitung der 35-Euro-Grenze

Hatte im Fall zu Nummer zwei der Unternehmer das Geschenk bereits pauschal versteuert, muss er den Beschenkten darüber informieren, damit dieser die Schenkung nicht als Betriebseinnahme ebenfalls versteuert. Diese Bescheinigung dient für den Beschenkten bei der Betriebsprüfung als Nachweis der korrekten Versteuerung.

Aufmerksamkeiten an Geschäftsfreunde

Immer abzugsfähig sind Aufmerksamkeiten bei besonderen persönlichen Anlässen der Geschäftsfreunde. Solche Anlässe sind beispielsweise der Geburtstag, die Hochzeit, Geburt des Kindes, Silberhochzeit oder eine Beförderung. Sobald das Geschenk allerdings die 60-Euro-Freigrenze um nur einen Cent überschreitet, ist der komplette Betrag des Geschenkes steuerpflichtig. Damit der Geschäftsfreund sich über die Aufmerksamkeit freuen kann, ist es also sinnvoll, dass der Schenkende die 30 Prozent Pauschalsteuer übernimmt und dies dem Beschenkten mit ein paar Zeilen in einem Begleitschreiben mitteilt. Den Wert des Geschenkes müssen Sie nicht angeben.

Steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer

Schon das betriebliche Gesundheitsmanagement weist darauf hin, dass Sachzuwendungen wie Geschenke die Arbeitsmotivation und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter fördern. Unternehmer, die so ihre Wertschätzung und Anerkennung ausdrücken, profitieren von einem besseren Betriebsklima sowie von zufriedenen und somit leistungsfähigeren Arbeitnehmern. Zu den steuerfreien Sachzuwendungen gehören gemäß § 8 Abs. 2 S. 1 EStG Tankgutscheine, Zuschüsse zum Jobticket und Darlehen. Auch das Überlassen von Computern und Telefonen zur privaten Nutzung gehören dazu.

Aufmerksamkeiten bis 60 Euro für Mitarbeiter

Aufmerksamkeiten für Mitarbeiter zu einem besonderen persönlichen Anlass wie beispielsweise dem Geburtstag, der Hochzeit oder dem Arbeitnehmerjubiläum, bei denen die 60 Euro (brutto) nicht überschritten werden, sind steuerfrei. Allerdings handelt es sich bei den 60 Euro um eine Freigrenze. Wird der Betrag lediglich um einen Cent überschritten, löst dies die Steuer- und Sozialversicherungspflicht für den gesamten Betrag aus. Eventuelle Gebühren oder Nebenkosten, die der Arbeitgeber zu zahlen hat, werden bei der 60-Euro-Freigrenze nicht mit einbezogen.

Wenn Geschenke an Mitarbeiter die 60-Euro-Grenze überschreiten

Haben die Geschenke an Mitarbeiter einen höheren Wert als 60 Euro, sind diese in voller Höhe steuerpflichtig und in der Sozialversicherung beitragspflichtig. Meist übernimmt der Arbeitgeber die Steuerpflicht, indem er die Zuwendung pauschal versteuert. Die Sozialversicherungspflicht bleibt dennoch bestehen. Der Vorgang erscheint entsprechend auf der Lohnabrechnung des Mitarbeiters. Die Kosten für die Geschenke lassen sich als Betriebsausgaben verbuchen, ebenso wie die pauschale Steuer einschließlich des Solidaritätszuschlags und der Kirchensteuer.

Geschenke bei einer Betriebsveranstaltung

Betriebsveranstaltungen erfolgen im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers, da sie dazu dienen sollen, das Betriebsklima zu verbessern. Sie sind höchstens zweimal im Jahr möglich. Für solche Feiern stehen pro Teilnehmer bis zu 110 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei zur Verfügung. Der Betrag in Höhe von 110 Euro ist ein Freibetrag. Wird dieser überschritten, muss der Arbeitgeber lediglich den Betrag steuerlich behandeln, der zu der Überschreitung geführt hat.

Entsteht durch die Überschreitung des Freibetrages ein geldwerter Vorteil für den teilnehmenden Arbeitnehmer, müsste dieser Betrag mit dem individuellen Steuersatz erfasst werden. Doch mit hoher Wahrscheinlichkeit übernimmt der Arbeitgeber die Steuerpflicht, indem er den Betrag mit 25 Prozent pauschal nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG versteuert. Dies betrifft ebenso Geschenke, wenn sie in den Freibetrag mit einbezogen waren und während der betrieblichen Feier überreicht wurden. Für etwaige Begleitpersonen gilt es den geldwerten Vorteil des entsprechenden Mitarbeiters herauszurechnen.

Beispiel:

An der Betriebsfeier nehmen 80 Mitarbeiter und 20 Begleitpersonen teil. Die Kosten betragen 11.000 Euro. Pro Teilnehmer wären es somit 110 Euro. Damit haben 60 Teilnehmer den Freibetrag eingehalten. Den restlichen 20 Teilnehmern wird der Anteil der Begleitperson in Höhe von 110 Euro zugerechnet. Nach Abzug des Freibetrages beträgt ihr geldwerter Vorteil jeweils 110 Euro. Dieser Betrag lässt sich nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) oder mit 25 % pauschal versteuern.

Sachbezug – 44-Euro-Freigrenze

Zusätzlich zu den Aufmerksamkeiten bei außerordentlichen persönlichen Anlässen kann pro Monat ein Sachbezug bis zur 44-Euro-Freigrenze gewährt werden. Sachbezüge sind im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze sozialversicherungsfrei und nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG steuerfrei.

Eventuelle Gebühren oder Nebenkosten, die der Arbeitgeber zu zahlen hat, sind bei der 44-Euro-Freigrenze nicht mit einbezogen. Ist die Freigrenze überschritten, löst dies mit dem ersten Cent Steuer- und Sozialversicherungspflicht aus. Die pauschal versteuerten Sachzuwendungen sind für eigene Arbeitnehmer als Arbeitsentgelt anzusehen und daher sozialversicherungspflichtig. Dagegen gelten die pauschal versteuerten Zuwendungen an Mitarbeiter eines Geschäftsfreundes nicht als Arbeitslohn, weshalb diese nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung nicht sozialversicherungspflichtig sind (§ 1 Nr. 14 SvEV).

Geschenk-Gutscheine

Häufig findet die 44-Euro-Freigrenze Anwendung als Geschenk- und Tankgutschein. Diese berechtigen nur zum Erwerb von Dienstleistungen oder Waren. Als Geldleistungen würden sie zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht führen. Deshalb sollten Sie klare Vereinbarungen mit den Dienstleistern treffen. Diese sollten Ihnen versichern, dass sie keine Geldbeträge auszahlen.

Beispiele für Gutscheine:

• Elektronische Gutscheine: Sogenannte E-Cards sind mit dem Sachbezug in Höhe von 44 Euro oder bei einem außergewöhnlichen persönlichen Ereignis auch mit 60 Euro aufladbar. Nach dem Zuflussprinzip ist es wichtig, dass die 44 Euro nur einmal pro Monat aufladbar sind. Wann der Mitarbeiter den Betrag einlöst, ist ihm überlassen. Er kann über einen Zeitrahmen von etwa einem Jahr (länger sollte es allerdings nicht sein, da sonst die Akzeptanz bei den Prüfern schwindet) die Beträge ansammeln, um sich schließlich ein teureres Produkt kaufen zu können. Elektronische Gutscheine sind unter anderem beim Einzelhandel oder als Centergutscheine einlösbar.
• Prepaid-Karten: Als Zahlungsmittel bei Tankstellen. Sobald der Gutschein übergeben und die Prepaid-Karte aufgeladen ist, gilt der Betrag als zugeflossen. Restbeträge bleiben als Guthaben auf den Prepaidkarten. Zu berücksichtigen ist, dass Restbeträge nicht ausgezahlt werden dürfen. Selbst bei Auszahlung von einem Cent handelt es sich nicht mehr um eine Aufmerksamkeit, sondern um eine Überlassung von Geld. In diesem Fall entfällt die Steuerfreiheit. Für den gesamten Betrag müssen – entsprechend der Steuerklasse des Arbeitnehmers – Steuern abgeführt werden ebenso wie die Sozialversicherungsbeiträge.

Weitere steuerfreie Aufmerksamkeiten

Getränke wie Wasser, Tee, Kaffee aus dem Getränkeautomaten, trockene Brötchen, Kekse und Obstschalen oder Gemüserohkost, die durch den Arbeitgeber allen Mitarbeitern zum Verzehr bereitstehen, gehören ebenfalls zu den Aufmerksamkeiten. Dies gilt auch für Speisen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes hinstellen, wenn der Gesamtwert in Höhe von 60 Euro pro Person nicht überschritten wird.

Kommt es bei regelmäßigen Arbeitseinsätzen wie beispielsweise bei monatlichen Besprechungen zur Bewirtung in Form von Speisen, entfällt der außergewöhnliche Charakter. Diese Mahlzeiten sind dann nicht mehr steuerfrei. Das Gleiche gilt, wenn Mahlzeiten erst angeboten werden, wenn der außergewöhnliche Einsatz beendet ist. Hier handelt es sich ebenfalls um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Streuwerbeartikel mit einem Wert von maximal 10 Euro

Bei Artikeln, deren Herstellungs- und Anschaffungskosten den Gesamtwert von 10 Euro nicht übersteigen, ist zwar in der Regel davon auszugehen, dass es sich um sogenannte Streuwerbeartikel handelt, doch auch hier gilt es zu unterscheiden. Werden die Artikel nur an wenige bestimmte Personen verteilt, unterliegen diese der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG. Handelt es sich um Geschenke an eine Vielzahl von Empfängern, gelten die Geschenke bis 10 Euro als Werbeaufwand und lassen sich unbegrenzt als Betriebsausgaben abziehen.

Fazit: Beachten Sie die Freibeträge

Als Grundvoraussetzung für die Steuerfreiheit gilt, dass die Schenkungen betrieblich veranlasst sind. Damit die Geschenke nicht zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen, sollten Sie bestimmte Freigrenzen oder Freibeträge einhalten. Kommt es zur Überschreitung dieser Beträge, löst dies schon ab einem Cent die Steuerpflicht aus. Doch auch hier hat der Gesetzgeber eine Alternative aufgezeigt: Die Pauschalversteuerung. Bei richtiger Anwendung dieser Instrumente bleibt für den Empfänger sowie den Schenkenden die Freude am Geschenk erhalten.