Wie Ihr Finanzamt Ihre Betriebsausgaben anerkennen muss

Auch wenn sich Ausgaben in Unternehmen grundsätzlich einer eher eingeschränkten Beliebtheit erfreuen. Handelt es sich dabei um Betriebsausgaben, also Ausgaben, die im steuerlichen Sinne Ihrem Unternehmen zuzuordnen sind, schmälern diese Ihren zu versteuernden Gewinn und senken somit Ihre Steuerlast. Entsprechend ist es für Sie als Unternehmer wichtig, genau zu wissen, welche Kosten Ihres unternehmerischen Handelns Sie steuerlich geltend machen können, bzw. worauf Sie achten müssen, damit das Finanzamt Ihre Ausgaben auch anerkennt.

Um vom Finanzamt anerkannt zu werden, müssen die Aufwendungen betrieblich veranlasst sein und  in tatsächlichem, sachlichem oder wirtschaftlichem Zusammenhang mit Ihrem Betrieb stehen. Ob sie hingegen notwendig, üblich angemessen oder zweckmäßig sind, hat für die Anerkennung der  Aufwendungen keine Bedeutung.

Warum nicht alle Ausgaben Betriebsausgaben sind

Es gibt drei Gruppen von Betriebsausgaben: die uneingeschränkt abziehbaren und die nicht oder nur beschränkt abziehbare Betriebsausgaben. Hier schränkt der Gesetzgeber ihre Abzugsfähigkeit ein, obwohl sie in den Bereich gehören.

Ständiger Streitpunkt mit dem Finanzamt sind hier Ausgaben, die nicht ausschließlich im Betrieb anfallen können, sondern u.a. auch im privaten Lebensbereich. Zum Beispiel, wenn ein Firmen-PKW auch privat genutzt wird oder zumindest die theoretische Möglichkeit besteht, dass das Firmenhandy auch für private Telefonate genutzt wird.

Wann Betriebsausgaben anfallen können

Gerade im Rahmen der Gründung eines Unternehmens, vor der eigentlichen Betriebseröffnung, fallen häufig schon Ausgaben an, die betrieblich veranlasst sind. So z.B. wenn Sie ein Ladenlokal einrichten oder vor der Gewerbeanmeldung eine Reise zu einer Fachmesse o.ä. unternehmen. Stehen diese im wirtschaftlichen Zusammenhang mit Ihrer betrieblichen Tätigkeit, sind sie als Betriebsausgabe abziehbar.

Gleiches gilt auch, wenn Sie Ihren Betrieb aufgeben. Auch hier fallen häufig noch Kosten an, nachdem Sie Ihre eigentliche Geschäftstätigkeit bereits aufgegeben haben, auch diese können steuerlich anerkannt werden.

Wie Sie Betriebsausgaben nachweisen

Berücksichtigen Sie hier ganz besonders den Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Sie machen es Ihrem Finanzamt leicht, Ihnen den Betriebsausgabenabzug zu streichen, wenn Sie keinen entsprechenden Beleg vorlegen können. Manchmal gibt es aber einfach keine Belege, z. B. bei Trinkgeldern oder Parkgebühren. Erstellen Sie in diesem Fall einen Eigenbeleg und notieren Sie hierfür zeitnah zu der Ausgabe den Betrag, Datum, Zweck und Empfänger der Zahlung. Bestätigen Sie diese Angaben mit Ihrer Unterschrift und legen Sie den Beleg zu Ihren Buchführungsunterlagen. Einen Haken haben Eigenbelege jedoch: Sie können hieraus keine Vorsteuer ziehen.  Entsprechend sollten Sie wirklich nur im Notfall auf diese Möglichkeit zurückgreifen.