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Erfolgreiche Besprechungen - mit diesen 7 Tipps steigern Sie die Effizienz Ihres Teams

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Wenn man Deutschlands Mitarbeiter befragt, so empfinden knapp 70 % (!) die betriebsinternen Meetings als „zu lang“, zu „unproduktiv“ und sogar als „Störung des Arbeitsablaufs“. Für die kreativen Köpfe in einer Marketingabteilung fatal. Doch zum Glück haben Sie es als Marketingleiter in der Hand, in Ihrer Abteilung genau diesem Missstand abzuhelfen.

Es sind nämlich exakt 7 Tipps, mit denen Sie aus dahinplätschernden Besprechungen begeisternde Meetings machen. Bei denen aus „Routine“ wieder Herausforderung wird.
1. Tipp:
Da will ich hin...
Wie so oft gilt: Was Sie VORHER tun, bestimmt in weiten Teilen das, was nachher als Ergebnis herauskommt. Das gilt für die Meetings der Marketingabteilung, aber auch für Ihre Besprechungen mit dem Vertrieb, mit der Geschäftsleitung, mit Lieferanten und und und...
Legen Sie daher vor jeder Besprechung fest, welches Ziel sie verfolgt. Dabei geht es eigentlich nur um zwei Fragen:
Sie können entweder Informationen an die Teilnehmer weitergeben (nichts anderes als eben ein Briefing machen), oder Sie sammeln Informationen, Ideen und Vorschläge von den Teilnehmern ein.
Bevor Sie also in das nächste Meeting gehen, legen Sie vorab fest, was genau Sie als Ergebnis nach dem Meeting haben möchten: eines von beiden oder eine Kombination daraus?
Todsünde!
Treffen Sie sich nie, nur um etwas „zu diskutieren“. Das führt unweigerlich zu unproduktiver Zeitverschwendung.
2. Tipp:
Mehr will und brauch ich gar nicht...

Seien Sie als Marketingleiter rigoros. Streichen Sie jedes unnötige Meeting! Wann immer sich ein Besprechungsziel auch über Rund-Mail oder ein paar Telefonate erreichen lässt, greifen Sie eben zu Tastatur oder Telefonhörer. Der Vorteil:
Sie können Mitarbeiter Ihrer Abteilung oder andere „sonstige“ Besprechungsteilnehmer so gezielt informieren - und sind schneller in der Lage zu reagieren. Denn Sie sind nicht mehr darauf angewiesen, einen Termin zu finden, zu dem auch wirklich alle Beteiligten können.
3. Tipp:
Wie immer - gute Vorbereitung!
Sind Sie je in eine Besprechung gegangen und waren selbst nicht gut vorbereitet? Um es ganz klar zu machen: Wenn Sie von Ihren Mitarbeitern gute Vorbereitung erwarten, darf es Ihnen selber nicht ein einziges Mal (!) passieren, dass Sie unvorbereitet in eine Besprechung kommen.
Denn dann, und nur dann, können Sie die Vielredner in Besprechungen stoppen, die zwar mit langen Sätzen, aber häufig mit wenig Fakten glänzen. Dann - und nur dann - können Sie einen Teilnehmer, der sich offensichtlich nicht vorbereitet hat, bitten: „Herr Müller, ich habe Verständnis dafür, dass Sie jetzt nicht alle Zahlen parat haben. Bringen Sie sie doch bitte nächste Woche mit.“ Und dann gehen Sie weiter zum nächsten Tagesordnungspunkt!
Todsünde!
Sie kommen unvorbereitet in eine Besprechung und verwenden Ausreden, die Sie Ihren Mitarbeitern niemals durchgehen lassen würden. Zum Beispiel: „unerwarteter Anruf“, „Werbeplanung war wichtiger“ oder was auch immer.
4. Tipp:
So wenige wie eben nötig nehmen teil. Lieber eine(r) zu wenig!

Laden Sie wirklich nur die Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter und andere beteiligte Kolleginnen/Kollegen ein, die unabdingbar nötig sind. Lieber einer zu wenig, als einer zu viel. Denn wenn Sie jemanden während einer Besprechung doch noch benötigen, können Sie ihn oder sie immer noch dazurufen. Jemanden wegen „Überflüssigkeit“ dagegen herauszukomplimentieren, ist (fast) unmöglich.
Tipp:
Bei reinen Briefings gibt es keine Obergrenzen. Wenn aber etwas gemeinsam erarbeitet werden soll, ist bei zwölf Teilnehmern die absolute Obergrenze erreicht.
5. Tipp:
TOP 1, TOP 2, TOP 3...

Halten Sie niemals eine Besprechung ohne Tagesordnung ab. Punkt. Das gilt für regelmäßig wiederkehrende Besprechungen ebenso, wie für mehr oder weniger spontane, anlassbezogene Meetings.
Wenn Sie nicht genau wissen (oder vorgeben), was Sie mit welchem Ziel besprechen wollen, können es die Teilnehmer auch nicht wissen. Und schon verplempern Sie gemeinsam Zeit. Die Agenda ist das unverzichtbare Drehbuch. Formulieren Sie sie kurz und präzise, damit Sie schon vorher Dynamik ausstrahlt.
6. Tipp:
1, 2, 3... vorbei
Open end? Was gerade für Marketing- Meetings lange Zeit galt, funktioniert heute nicht mehr. Vorbei. Zwei Stunden sind das Maximum, 45 Minuten das Optimum. Brechen Sie umfangreiche Ziele lieber auf Teilschritte herunter, um sie in mehreren kürzeren Besprechungen zu erreichen. Ein Termin mit Überlänge bringt schlechtere Ergebnisse!
Warum? Bei „Overlong“-Dates setzen sich die Teilnehmer mit dem besten Sitzfleisch durch. Leider nicht die mit den besten Argumenten. Denn irgendwann stimmt jeder jedem Vorschlag zu, nur „damit die Besprechung endlich ein Ende hat“.

7. Tipp:
„Hast du das erledigt?“

Es gibt Protokolle, die werden abgeheftet und nie wieder hervorgeholt. Und es gibt Protokolle, die fast schon Verfolgungswahn hervorrufen. Bei Ihnen gibt es natürlich nur Protokolle der zweiten Sorte.
„Wer macht was bis wann?“, „Zuständig?“, „Termin“. Das sind Spalten, die in keinem Ihrer Protokolle zu keinem der Tagesordnungspunkte fehlen. Und in jeder Besprechung werden die offenen Punkte wieder angesprochen. Plus:

  • Was wurde vereinbart?
  • Wer soll was bis wann machen?
  • Wann ist das nächste Treffen vorgesehen?
  • Was muss bis dahin erledigt sein?


Diese Fragen kann jedes Besprechungsprotokoll der von Ihnen geleiteten Sitzungen ab sofort beantworten. Wie aus dem Effeff.
Profi-Tipps zur Organisation Ihrer Meetings und Präsentationen

Bei kleinen Meetings: Bereiten Sie alle Plätze perfekt vor

Bei kleinen Meetings, mit zum Beispiel bis zu 20 Teilnehmern, ist es wichtig, dass die Plätze für alle Teilnehmer perfekt vorbereitet sind. Alles, was die Teilnehmer brauchen, muss bereitliegen: Kugelschreiber, Block, Namensschild, ggf. Unterlagen. Auch die Technik muss schon bereit sein: Der Beamer sollte schon laufen, damit nicht noch an der Technik herumgefummelt werden muss. So gelingt der Start Ihres Meeting-Programms garantiert dynamisch.
Extra-Tipp: Fast immer wird zum Start auf dem Beamer groß das Logo des Unternehmens gezeigt. Vollkommen unnötig und langweilig! Weil Ihre Mitarbeiter das Logo in- und auswendig kennen. Werfen Sie lieber das Motto oder einen Kernsatz des Meetings an die Wand. Dann warten die Teilnehmer mit Spannung auf den Inhalt.
Unterlagen sofort oder am Ende?
In der Regel haben Sie Unterlagen für das Meeting vorbereitet: mit wichtigen Eckpunkten, Maßnahmen und Zielen. Wann sollten Sie den Teilnehmern diese Unterlagen geben? Sofort auf die Plätze legen oder erst am Ende austeilen? Wenn Ihre Mitarbeiter die Unterlagen sofort haben, ist der Vorteil, dass sie sich darin Notizen machen können. Doch der Nachteil überwiegt: Alle werden darin blättern. Das führt schnell zu Unaufmerksamkeit, und Sie können mit Ihrem Programm schlechter Spannung aufbauen. Deshalb:
Wenn die Unterlagen nicht unbedingt während des Meetings benötigt werden, teilen Sie sie erst am Ende aus.

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