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Abmahnungs-Check: Wie Sie Problemmitarbeiter rechtssicher abmahnen

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Kennen Sie das leidige Thema? Herr Müller kommt zu spät, Frau Meier telefoniert gerne mit ihrer Freundin und Herr Schulze hat das Moorhuhnschießen für sich entdeckt. Und das alles während der Arbeitszeit. Als Marketingleiter haben Sie Verantwortung und müssen nun handeln, um die Prozesse in Ihrer Abteilung nicht aus dem Ruder geraten zu lassen. Solche Verhaltensweisen sind Vertragsverletzungen, die die Produktivität hemmen. Sie ziehen - früher oder später - unweigerlich eine Reaktion des Arbeitgebers oder Vorgesetzten nach sich.

Abmahnung kommt vor Kündigung
Es muss allerdings nicht immer gleich die Kündigung sein. Diese ist laut Kündigungsschutzgesetz (KSchG) nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit als das letzte Mittel anzusehen. Sie haben daher die Möglichkeit, fehlerhaftes Verhalten Ihrer Mitarbeiter auf andere Art und Weise anzugehen: mit einer Abmahnung.

Abmahnung als „Gelbe Karte“

In einer Abmahnung beanstanden Sie das fehlerhafte Verhalten eines Angestellten. Sie dient dazu, den Arbeitnehmer zu einer Änderung seines (aus Ihrer Sicht) steuerbaren Verhaltens zu bewegen. Sonst ist im Wiederholungsfall das Vertragsverhältnis zwischen Betrieb und Angestelltem gefährdet. Die Entscheidung, ob und welche Verstöße Ihres Arbeitnehmers Sie abmahnen, liegt bei Ihnen. Wenn Sie (etwa im Wiederholungsfall des Verhaltens) eine Kündigung aussprechen, hat die Abmahnung für Sie zusätzlich eine wichtige Dokumentationsfunktion. Deswegen sollte immer schriftlich abgemahnt werden.
In manchen Fällen ist es für Sie rechtlich unabdingbar abzumahnen. Ein Beispiel: Bei Verstößen gegen das betriebliche Alkoholverbot ist eine verhaltensbedingte Kündigung unwirksam, wenn nicht vorher eine Abmahnung ausgesprochen wurde.
Gründe für eine Abmahnung
Die Ursachen, die eine Abmahnung von Mitarbeitern für Sie nötig machen, sind vielfältig. Der Arbeitnehmer hat dem Betrieb gegenüber Rechte und Pflichten. Gründe für eine Abmahnung können aus vier Bereichen entstehen: dem Leistungsbereich, dem betrieblichen Bereich, dem Vertrauensbereich und dem außerdienstlichen Bereich. Im Info-Kasten sehen Sie Beispiele, die eine Abmahnung rechtfertigen.
Wer darf abmahnen?

  • Arbeitgeber
  • Kündigungsberechtigter Vorgesetzter (Disziplinarvorgesetzter)
  • Weisungsbefugte Mitarbeiter (Fachvorgesetzter)

Wie wird abgemahnt?

  • schriftlich abmahnen
  • Abmahnung vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen
  • Kopie in die Personalakte (Dokumentation)

Gründe für eine Abmahnung
Leistungsbereich:

  • Schlecht- und Minderleistungen
  • Arbeitsverweigerungen
  • Unpünktlichkeit, unentschuldigtes Fehlen
  • Private Tätigkeiten während der Arbeitszeit

Vertrauensbereich:

  • Fälschung von Krankmeldungen, Manipulation der Zeiterfassung/Stechuhr
  • Diebstahl, Untreue, Unterschlagung, Verstöße gegen den Datenschutz
  • eigenmächtiger Urlaubsantritt oder - verlängerung

Betrieblicher Bereich:

  • Verstöße gegen die Betriebsordnung
  • Verstöße gegen Rauch- oder Alkoholverbote

Außerdienstlicher Bereich
Wenn sich das außerdienstliche Verhalten eines Mitarbeiters konkret auf das Arbeitsverhältnis auswirkt, darf ebenfalls abgemahnt werden. Das kann z. B. bei einem Arbeitnehmer der Fall sein, der durch die Annahme eines Nebenjobs zu sehr beansprucht ist und in Ihrem Betrieb ständig übermüdet oder gar arbeitsunfähig erscheint.

Was muss in einer Abmahnung enthalten sein?

  • Personaldaten des Mitarbeiters (Name, Personalnummer, Abteilung, Tätigkeit)
  • Zeitpunkt des Fehlverhaltens (Tag und Uhrzeit)
  • Beschreibung des Fehlverhaltens (Vergehen, beteiligte Personen, Zeugen)


Beispiel eines Abmahnungsschreibens

Sehr geehrte(r) Herr/Frau...,
zu unserem Bedauern mussten wir feststellen, dass Sie Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben. Ihr im Folgenden geschildertes Fehlverhalten veranlasst uns, Sie auf die ordnungsgemäße Erfüllung Ihrer arbeitsvertraglichen Verpflichtungen hinzuweisen.
(Beschreibung des Fehlverhaltens: Zeitpunkt, Vergehen, Beteiligte, Zeugen)
Sie haben damit gegen [...] verstoßen und Ihre Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis verletzt. Wir fordern Sie hiermit ausdrücklich auf, das oben geschilderte Verhalten künftig zu unterlassen und Ihre Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß zu erfüllen. Im Falle einer Wiederholung des in dieser Abmahnung gerügten Verhaltens behalten wir uns vor, Ihr Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß, gegebenenfalls außerordentlich fristlos zu kündigen.
Eine Durchschrift dieser Abmahnung legen wir Ihrer Personalakte bei.
Ort, Datum, Unterschrift des Arbeitgebers
Ort, Datum, Kenntnisnahme des Abgemahnten

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