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Achtung Weihnachtsurlaub! 4 Tipps, wie Sie die E-Mail-Flut nach den Feiertagen jetzt schon eindämmen

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Sind Sie reif für den Weihnachtsurlaub? Aber was ist mit Ihrem E-Mail-Postfach? Haben Sie Vorkehrungen getroffen, dass Sie nach den Feiertagen nicht von der E-Mail-Flut überrollt werden? Treffen Sie noch vor den Feiertagen ein paar Vorkehrungen, um die Arbeitsbelastung im Neuen Jahr so gering wie möglich zu halten.

1. Urlaubsfunktion nutzen. Einige Newsletter-Versender, wie wir auch, bieten Ihnen sogar die Abbestellung auf Zeit: Sie geben dann das Datum ein ab dem Sie wieder Post empfangen möchten. Manchmal können Sie auch wählen, ob Sie nach dem Urlaub mit dem neuen Newsletter wieder einsteigen wollen oder ob Sie die versäumten Newsletter-Ausgaben nachher nochmals zugestellt bekommen möchten. Gibt es diese Postlager-Funktion nicht, dann helfen Sie sich selbst: Richten Sie einen Ordner für alle die abbestellten Newsletter ein, die Sie nach Ihrem Urlaub wieder beziehen möchten. So vergessen Sie nicht, wichtige Newsletter nach dem Urlaub erneut zu bestellen.

Tipp! Nutzen Sie die Urlaubsfunktion für Ihr Newsletter-Abo von Werbe- & PR-Profi. Wenn Sie diesen Newsletter über die Feiertage abbestellen wollen, können Sie das in Ihren persönlichen Newsletter-Einstellungen tun. Klicken Sie am Ende dieses Newsletters im Abschnitt "Sind Ihre Newsletter-Einstellungen noch aktuell?" auf „Hier geht`s zu Ihrem persönlichen Newsletter-Account". Tragen Sie dort den Zeitraum ein, in dem Sie keinen Newsletter empfangen wollen.

2. Informieren. Informieren Sie alle wichtigen Kunden und Geschäftskontakte persönlich, ab wann Sie wieder erreichbar sind. Im Regelfall sind das aber nur die Kontakte, mit denen Sie aktuell in Geschäftsbeziehung stehen. Eine Urlaubsnachricht an Ihren gesamten Adressbestand sollten Sie nicht vornehmen - für eine Vielzahl dieser Adressen ist diese Nachricht schlicht und einfach uninteressant.

3. Filter einsetzen. Alle E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, Filter einzusetzen. Mails, die bestimmten Kriterien entsprechen, landen dann nicht im Posteingang, sondern in einem speziell dafür angelegten Ordner, den Sie beispielsweise mit „nicht dringend“ benennen könnten. In diesen Ordner können Sie die E-Mails bestimmter Absender verschieben lassen. Oder bestimme Betreffzeilen analysieren lassen und diese dann ebenfalls in den Ordner „nicht dringend“ sortieren.

Dazu gehören: Newsletter, Abwesenheitsnotizen, Lesebestätigungen, Unzustellbarkeitsnachrichten, automatische Benachrichtigungs-E-Mails von Netzwerken wie z. B. Xing, E-Mails, die Sie in Kopie („cc“) erhalten, Google Alerts etc. Wie Sie Filter anlegen, müssen Sie dem Handbuch oder der Hilfe-Funktion Ihres E-Mail-Programms entnehmen. Die so gefilterten E-Mails können Sie nach den Weihnachtsferien entweder komplett löschen oder dann durchsehen, wenn Sie Zeit dafür haben.

4. Abwesenheitsnotiz einsetzen. Wer Ihnen eine E-Mail schreibt, erwartet innerhalb von 24 Stunden eine Antwort. Mit der automatisch versandten Abwesenheitsnotiz können Sie den E-Mail-Schreiber sofort informieren, dass Sie sich im Urlaub befinden und die Bearbeitung seiner E-Mail entweder gar nicht erfolgt oder durch jemand anderen vorgenommen werden kann.

Das sollte Ihre Abwesenheitsnotiz enthalten:

• Den Hinweis, dass Sie abwesend sind.
• Das Datum, wann Sie wieder zurück sind.
• Einen Hinweis darauf, ob Sie Ihre E-Mails auch während der Abwesenheit checken.
• Einen Hinweis darauf, ob Ihre E-Mail weitergeleitet wird und wenn ja, an wen.
• Einen oder mehrere Stellvertreter für dringende Fälle, also dessen Name, E-Mail-Adresse und Durchwahl-Telefonnummer.

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