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Agenturvertrag: 11 Punkte, die Sie dringend regeln müssen

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Verträge schließt man für die Fälle, in denen etwas schief geht. Sie müssen regeln, welche Rechte und Pflichten jedem Vertragspartner zustehen, was bei Fehlern passiert und was zu tun ist, wenn die Beziehung zu Ende geht. Sie werden also genau für Schlechtwetterperioden gemacht. Nun sind Agenturverträge, etwa als Dienstleistungsverträge, die für einen längeren Zeitraum - etwa ein Jahr - geschlossen werden, nicht mehr so groß in Mode.

Anstatt langjähriger Zusammenarbeit mit einem bestimmten Dienstleister arbeiten viele Unternehmen nur projektweise zusammen. Und das geht dann so: Auftrag beschreiben, Preis aushandeln, mündlichen Auftrag erteilen, fertig. Genau in solchen Fällen bleibt einiges auf der Strecke. Schließen Sie also Verträge auch für einzelne Projekte. Denn der Regelungsbedarf ist immens.

Diese 11 Punkte sollten Sie regeln:

Aufgabe. Was genau ist die Aufgabe der Agentur? Also z. B. Erstellung eines Firmenprospekts, 32-seitig inkl. Konzeption, Gestaltung, Text, Fotografie.

Honorar. Wie wird die Agentur bezahlt? Zum Festpreis nach vorherigem Angebot oder nach tatsächlich angefallenem Kostenaufwand? Wir empfehlen stets die Vereinbarung eines Festpreises. Streichen Sie auch die Klausel, die die Agentur zur Berechnung von Mehr- oder Minderleistungen berechtigt.

Besprechungen, Fahrtzeiten. Welche Nebenleistungen sind im vereinbarten Honorar enthalten? Müssen Fahrtzeiten extra bezahlt werden? Wie viele Besprechungszeiten sind im vereinbarten Honorar enthalten?

Ansprechpartner. Legen Sie auch fest, welche Agenturmitarbeiter für Sie tätig werden. Das ist besonders dann wichtig, wenn Sie den Auftrag dem kompetenten Agenturchef erteilt haben, die folgenden Termine dann aber vom Praktikanten wahrgenommen werden. Durch die Vereinbarung, wer für Sie tätig wird, können Sie sich vor solchen unliebsamen Überraschungen schützen.

Rechteübertragung. Klären Sie genau: Welche Rechte erwerben Sie an den von der Agentur vorgelegten Arbeiten? Achten Sie darauf, dass Nutzungsrechte nicht beschränkt werden. Lassen Sie sich auch zusichern, dass die Agentur über die Rechte der von ihr verwendeten Fotos verfügt und diese Ihnen vollständig übertragen werden. Stellen Sie fest, dass mit der vollständigen Bezahlung des Honorars (oder eines zusätzlichen Betrages) sämtliche Nutzungsrechte abgegolten sind und Sie die Arbeiten unbeschränkt verwenden können.

Exklusivität. Viele Auftraggeber möchten gerne, dass Agenturen nicht für die Konkurrenz arbeiten. Das ist verständlich, aber nicht immer wünschenswert. Denn oft ist es geradezu von Vorteil, wenn Agenturen über Branchen oder Produkt Know-how verfügen.
Mein Tipp: Benennen Sie konkret, für welchen Wettbewerber Ihre Agentur nicht arbeiten soll.

Abgaben. Stellen Sie fest, dass die Agentur alle Abgaben an Verwertungsgesellschaften oder die KSK übernimmt.

Kündigung. Legen Sie fest, welche Kündigungsfristen und Kündigungsgründe es gibt. Beispielsweise sollten Sie ein begonnenes Projekt dann abbrechen können, wenn Terminverzögerungen eintreten oder wenn Ihnen trotz mehrmaliger Nachbesserungen die Agenturergebnisse mangelhaft geblieben sind.

Daten. Legen Sie fest, welche Daten Sie von der Agentur erhalten. Das ist nach Vertragsende besonders wichtig. Denn oftmals werden dann beispielsweise die Daten retuschierter Bilder, Druckdaten, printfähige Logos usw. zurückbehalten. Selbst bei dem kleinsten Flyer-Auftrag sollten Sie daher festhalten, welches Material Ihnen bei der Übergabe auf Datenträgern überreicht wird. Oftmals ist auch die Frage der Aufbereitung dieser Daten entscheidend. Es macht einen großen Unterschied, ob Sie nach Auftragsbeendigung etwa 500 Produktfotos sortiert und archiviert oder unsortiert erhalten. Mögliche Formulierung: „Alle von der Agentur hergestellten Berichte, Druckunterlagen, Daten, Filme, Illustrationen etc. sind für die Dauer des Vertrags ohne besondere Vergütung aufzubewahren und dem Kunden bei Projektende/Vertragsende in digitaler Form zu übergeben.“

Haftung. Stellen Sie unbedingt fest, wer für rechtliche Risiken des Inhalts und der Gestaltung der Werbemittel haftet. So sollten Sie unbedingt darauf achten, dass dieses Risiko von der Agentur übernommen wird. Denkbar ist auch, dass Sie, bzw. die Agentur, in Zweifelsfällen einen Rechtsanwalt zur Prüfung rechtlicher Fragen heranziehen.

Vertraulichkeit.
Legen Sie fest, dass alle Informationen, die Sie der Agentur zugänglich machen, vertraulich behandelt werden müssen. Legen Sie weiter fest, was mit diesen vertraulichen Daten nach Vertragsende geschieht.
Mein Tipp: Verpflichten Sie die Agentur dazu, sämtliche Daten herauszugeben und keine Kopien zurückzubehalten. Legen Sie auch fest, welcher Personenkreis innerhalb der Agentur oder außerhalb mit Ihren Informationen in Berührung kommen darf. Oftmals verpflichten Agenturen externe Mitarbeiter. Auch diese müssen zur Vertraulichkeit verpflichtet werden.

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