In Ihrem Computer bzw. Ihren Ordnern liegt ein Schatz, den Sie nur noch heben müssen: die Adressen von Kunden und Interessenten. Ein wenig Mühe für die „Schatzsuche“ lohnt sich auf jeden Fall. Jeder, der Ihnen schon einmal einen Auftrag erteilt bzw. etwas bei Ihnen gekauft hat oder eine Anfrage an Sie gerichtet hat, kennt Sie bereits. Und es ist wesentlich leichter, Leute, die Ihren Betrieb bereits kennen, von neuen Angeboten und Leistungen zu überzeugen als völlig Fremde.
Kundenadressen pflegen: Speichern Sie Ihre Adressen gut verwertbar ab
Nutzen Sie ein Datenbankprogramm wie Access oder dBase, um Ihre Kundenadressen so abzuspeichern, dass Sie sie für Word-Serienbriefe verwenden können. Welche Angaben Sie speichern sollten:
- Firmenname (falls es sich um Firmenkunden handelt),
- Vor- und Zuname des Ansprechpartners bzw. des Privatkunden,
- Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Wohnort,
- Briefanrede („Sehr geehrte Frau Müller“) und
- Kundennummer. Diese sollten Sie so vergeben, dass Sie Ihre Adressen anhand der Nummern auswählen können. Bsp: Firmenkundennummern fangen mit einer 1 an, Privatkundennummern mit einer 2.
Kundenadressen pflegen heißt auch aktualisieren
Eine Faustregel besagt, dass jede 10. Adresse binnen 12 Monaten veraltet. Wenn Sie 10 Jahre lang keine Kundenadressen pflegen würden, würde also keine einzige Adresse mehr stimmen! Grundsätzlich sollten Sie nicht nur Ihre neu gewonnenen Adressen zusätzlich eingeben, sondern mindestens 1-mal jährlich
- die doppelten Adressen aussortieren,
- falsch geschriebene Namen korrigieren und
- Adressänderungen, z. B. wegen Namensänderungen oder Umzügen,
aktualisieren.
Wenn Sie die Adressen für ein Mailing verwenden, sollten Sie den Aussand gleich zur Aktualisierung nutzen und eine Vorausverfügung wählen:
- „Falls unzustellbar, zurück“ kostet Sie 22 Cent je zurückgeschickter Sendung, spart Ihnen aber Geld für weitere Briefe, die nicht ankommen.
- „Bei Umzug Anschriftenberichtigungskarte“ kostet 90 Cent je Karte, dafür müssen Sie die neue Adresse nicht selbst mühsam heraussuchen.
Für zielgenaue Werbeaktionen Kundenadressen pflegen lassen
Je durchdachter Sie Ihre Kundennummern vergeben, je mehr Informationen Sie über Ihre Kunden speichern und je besser Sie Ihre Kundenadressen pflegen, desto passgenauer können Sie Ihre Mailings zuschneiden. Falls Sie das Gefühl haben, Ihr Adressbestand sei veraltet, können Sie die Prüfung und Aktualisierung auch extern vornehmen lassen. Eine attraktive Leistung dazu bietet die Deutsche Post: Unter www.adressfactory.de (wählen Sie unten auf der Seite das Angebot „kostenloser Test“) können Sie Ihre Adressen online laden und prüfen lassen, wie viele davon falsch sind. Bis dahin kostet Sie die Sache keinen Cent. Sie bekommen anschließend ein Angebot darüber, was die Aktualisierung kosten würde.
