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Die Sekretärinnen-Hürde: So bekommen Sie Entscheider an die Leitung

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Von Astrid Engel,

Die Sekretärinnen-Hürde ist eine der ärgerlichsten Barrieren in der telefonischen Neukunden-Akquise. Sie wollen schnell Termine für Erstgespräche mit neuen Kunden, aber die mehr oder weniger freundliche Dame im Vorzimmer schirmt den Chef hermetisch ab und wimmelt alle ungebetenen Anrufe ab.

 

Aufgeben und den nächsten möglichen Kunden anrufen? Dann könnte Ihnen der nächste gute Auftrag entgehen. Deshalb hier die wichtigsten Tipps, mit denen Sie die Sekretärinnen-Hürde schneller nehmen.

4 Tipps, mit denen Sie die Sekretärinnen-Hürde überwinden

Tipp 1: Nutzen Sie das magische Wort

Das magische Wort im Umgang mit der Sekretärin heißt: Hilfe. Statt: "Kann ich bitte Herrn Müller sprechen?" versuchen Sie es einmal mit: "Sie können mir bestimmt helfen: Wann kann ich Herrn Müller erreichen?" Wer nach Hilfe fragt, bekommt Hilfe!

Tipp 2: Die Sekretärin wichtiger machen

Normalerweise lassen Sie sich beim Anruf von der Zentrale zu Ihrem Ansprechpartner verbinden und landen dann in seinem Vorzimmer. Machen Sie es einmal anders: Lassen Sie sich mit der Sekretärin verbinden und lassen den Entscheider erst einmal außen vor.

Sagen Sie dann zur Sekretärin etwas wie: "Ich habe gehört, dass Sie meine Ansprechpartnerin sind ..." Damit nehmen Sie die Position der Sekretärin ernst und wichtig. Sie sagen ihr, dass sie eine ernst zu nehmende Gesprächspartnerin ist. Das erhöht die Chance, dass sie Ihnen hilft und Sie zum Chef durchstellt.

Tipp 3: Termin mit der Sekretärin absprechen

Will oder kann die Sekretärin Sie nicht mit dem Chef verbinden: Versuchen Sie, mit ihr einen Termin für den nächsten Anruf auszumachen. Ihr Ziel: Sie hält im Terminplan des Chefs eine Viertelstunde für das Gespräch mit Ihnen frei.

Tipp 4: An den Vornamen denken!

Ein kleiner, aber wichtiger Unterschied: Beschaffen Sie sich den Vornamen des Entscheiders, den Sie erreichen wollen, und sagen Sie dann in einem freundlich bestimmten Ton sofort zur Sekretärin: "Ich möchte mit Peter Müller sprechen." Das erzeugt das Gefühl, Ihr Anruf würde erwartet oder Sie würden Peter Müller gut kennen.

Doch Vorsicht: Lassen Sie sich nicht zu einer echten Lüge hinreißen und sagen der Sekretärin, es ginge um etwas Privates. Das geht meist nach hinten los und verbaut Ihre Chance, jemals wieder mit diesem Kunden in Kontakt zu treten.

Praxis-Tipp: Überraschend häufig überwinden Sie die Sekretärinnen-Hürde mit dieser einfachen Methode: Rufen Sie morgens früh um 8 Uhr an - die meisten Sekretärinnen kommen erst um 8:30 oder 9:00 Uhr.

Oft sind die Chefs aber schon viel früher am Schreibtisch und nehmen die wenigen frühen Anrufe dann selbst entgegen. Oder rufen Sie nach 17 Uhr an, wenn die Sekretärin schon gegangen ist. Gerade in kleineren Unternehmen ist die Chance dann groß, dass Sie den Chef ohne Umwege erreichen.

 

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