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Gelungener Messeauftritt: 7 Praxis-Tipps, die Sie beachten sollten, um erfolgreich zu sein

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Deutschland ist Messeland. Und dennoch versenken Marketingabteilungen durch fehlerhafte Planung viel Geld in der „Kostenfalle Messe“. Doch Sie als Marketingleiter können Ihrer Abteilung Arbeitshilfen und Checklisten an die Hand geben. 7 Tipps und eine Checkliste sollen Ihnen helfen, die Kostenfalle Messe zu umgehen und die nächste Messe zu einer Erfolgsgeschichte der Marketingabteilung zu machen.

1. Messestand
Heißen Sie Ihre Besucher auf dem Messestand willommen und zeigen Sie sich von Ihrer besten Seite. Ein Getränk - passend zur Tageszeit - hilft, Hemmschwellen abzubauen, und erleichtert die Gesprächsfindung. Passen Sie auf, dass Ihr Stand nicht zu schwer zugänglich ist und keine Vitrinen oder Stellwände den Zugang versperren.
Ihr Messestand sollte nicht zu produktorientiert, sondern kundenorientiert sein, so dass es dem potenziellen Kunden leichter fällt zu erkennen, welche Produkte und Dienstleistungen Ihr Unternehmen überhaupt anbietet. Geben Sie den potenziellen Kunden die Möglichkeit, Ihre Produkte zu testen, lassen Sie sie - sofern möglich - anfassen bzw. berühren und geizen Sie nicht mit Informationen.
2. Qualifiziertes Standpersonal
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Vorfeld! Unqualifizierte und unmotivierte Facharbeiter vermitteln ein schlechtes Unternehmensimage.
Der überzeugendste und damit auch entscheidende Faktor für eine gute Präsentation Ihres Unternehmens ist und bleibt der Mensch, in Ihrem Fall: das Messepersonal. Es vertritt Ihr Unternehmen und muss gut geschult über Sie und Ihre Zielsetzungen Bescheid wissen. An ihm liegt es, freundlich und überzeugend neue Kunden zu gewinnen und so Ihren Messeauftritt zum Erfolg zu führen. Ihr Ziel ist es, Ihr Unternehmen ansprechend zu präsentieren und zu profilieren, um nachhaltig wahrgenommen zu werden. Achten Sie unbedingt auf höfliche Umgangsformen und korrekte Kleidung Ihrer Messemitarbeiter. Es muss keine Uniform sein, aber einheitliche Farben bei der Kleiderauswahl und ein Namensschild mit Funktion des Mitarbeiters helfen Ihrem Kunden, sich zu orientieren.
3. Schnittstelle Vertrieb
Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass es wichtig ist, einen potenziellen Kunden mit schriftlichem Infomaterial zu versorgen. Noch sinnvoller ist es aber, gleich ein konkretes Angebot, einen Besichtigungstermin oder einen Termin mit einem Außendienstmitarbeiter zu vereinbaren. Ein allen Mitarbeitern zugänglicher Terminkalender am Messestand unterstützt die Terminplanung. Sorgen Sie für eine ausgeglichene Standbesetzung - Marketing und Vertrieb.
4. Neukundenakquisition
Messen werden auch dazu genutzt, neue Kunden zu finden. Visitenkarten sammeln allein reicht nicht aus, um potenzielle Interessenten für eine mögliche Angebotsermittlung bzw. eine weitere Kontaktaufnahme zu qualifizieren. Erst mit einem Messebericht wird der Kontakt übersichtlich, nachvollziehbar und für Ihr Unternehmen zu einer wichtigen Quelle für Neukunden. Organisieren Sie den Prozess der Informationsverarbeitung und -weitergabe an den Vertrieb bereits im Vorfeld.
5. Marktforschung
Nutzen Sie die Messe dazu, um neben neuen Kundenkontakten mehr von Ihren Kunden zu erfahren. Auf der Messe treffen Sie viele Kunden. Verteilen Sie Fragebögen, lassen Sie sie vor Ort ausfüllen und geben Sie den Interessenten eventuell kleine, nutz- wertstiftende Präsente. Gerade Sie als Marketingleiter sollten diese persönliche Kontaktchance nutzen, Informationen über Ihre Marketingaktivitäten direkt von der Quelle zu bekommen.
6. Kalkulation
Ein Messeauftritt muss sehr vorsichtig kalkuliert werden. Holen Sie sich mindestens drei Angebote für die jeweilige Dienstleistung ein. Kalkulieren Sie ausreichend Zeit. Mindestens sechs Wochen vor Messebeginn sollten die Angebote auf Ihrem Schreibtisch liegen. Schließlich wollen Sie Ihre große Chance nicht als finanzielles Abenteuer enden sehen. Hier zeigt sich, wie wichtig es ist, mit einem professionellen und durchdachten Konzept zu arbeiten - das dann von geschultem Messepersonal umgesetzt wird.
7. Nachbereitung des Messekontaktes - Messekontaktformular:
Schon vor dem Messeauftritt ist ein Messekontaktformular zu erstellen, das die Nachbereitung des Messekontaktes vereinfacht. So kann es beispielsweise in DIN-A4-Größe im Tabellenformat aufgemacht sein. Lassen Sie rechts oben entsprechend Platz für die Visitenkarte Ihres Messekontaktes, die Sie mit einem Tacker am Formular befestigen.
Das Formular sollte neben Kontaktfeldern (Name, Anschrift, Telefon) natürlich auch Felder für Unternehmen, Funktion, Abteilung, Branche und evtl. Begleitperson haben. Nützlich ist auch eine Spalte, die Datum, Uhrzeit und Dauer des Gesprächs festhält.
Was war das Anliegen des Kunden, an welchem Produkt war er interessiert? Wird Informationsmaterial gewünscht und wann besteht der Bedarf? Wurde ein Auftrag abgeschlossen und, wenn nein, warum nicht? Das Formular sollten Sie gleich nach dem Ausfüllen in einen Ordner ablegen und am Ende der Veranstaltung an den Vertrieb übergeben.
Gut zu haben: Was Sie am Messestand nicht vergessen sollten!

  • Bleistifte, Kugelschreiber
  • Tacker, Locher
  • Büroklammer, Reißnägel
  • Schere, Klebeband, Schnur
  • Quittungsblock, Notizblock
  • Organigramm Ihres Unternehmens
  • Umschläge, Klarsichthüllen
  • Ordner, Kasse, Stadtplan
  • Maßband, Trittleiter
  • Kaffeefilter, Wasserkocher
  • Geschirr, Dosenöffner
  • Teebeutel, Kaffee, Gebäck
  • Zucker, Milch, Süßstoff
  • Serviette, Küchenrolle
  • Mülltonne, Müllbeutel
  • Putzzeug
  • Pflaster, Schmerzmittel
  • Blumenvasen
  • Zündhölzer
  • Aschenbecher
  • ...
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