Auf der einen Seite können wir schnell und unkompliziert kommunizieren - ohne langes Geplänkel. Auf der anderen Seite können sich Mails aber auch als echte Zeiträuber und Produktivititätskiller erweisen.
Der Fachinformationsdienst „TrendScanner” hat heute für Sie 5 Tipps für den ressourcenschonenden Umgang mit E-Mails:
- E-Mail dient Ihnen, nicht umgekehrt. Schalten Sie den Alarm bei ankommenden Nachrichten ab. Bestimmen Sie die Zeiten selbst, zu denen Sie E-Mails beantworten.
- Archivieren Sie Ihre E-Mails nicht in 30 rubrizierten Unterordnern. Jede Mail, die Sie aufheben wollen, kommt in einen einzigen Ordner mit der Aufschrift „Archiv“. Grund: Über die „Finden- Funktion“ Ihres Rechners spüren Sie abgelegte Mails fünf- bis zehnmal schneller auf als über die Suche in Unterordnern. Einzige Ausnahme: Bilden Sie Unterordner für zeitlich begrenzte Projekte.
- Sorgen Sie für ein Eingangspostfach, das immer leer ist. E-Mails werden entweder nach Punkt 2. bearbeitet oder gelöscht.
- Ein Sachverhalt = eine E-Mail. Mehrere Sachverhalte = mehrere E-Mails. So wird nichts vergessen.
- Filtern Sie unerwünschte Absender direkt raus.
