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E-Mail-Management: Zeitverschwendung vermeiden

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E-Mails gehören zum Büroalltag dazu wie der berüchtigte "Bürokaffee". Ebenso wie dieser (macht wach, ist indes nicht unbedingt ein wahrer Genuss) ist bei den elektronischen Nachrichten nicht alles eitel Sonnenschein.

Auf der einen Seite können wir schnell und unkompliziert kommunizieren - ohne langes Geplänkel. Auf der anderen Seite können sich Mails aber auch als echte Zeiträuber und Produktivititätskiller erweisen.

Der Fachinformationsdienst „TrendScanner” hat heute für Sie 5 Tipps für den ressourcenschonenden Umgang mit E-Mails:

  1. E-Mail dient Ihnen, nicht umgekehrt. Schalten Sie den Alarm bei ankommenden Nachrichten ab. Bestimmen Sie die Zeiten selbst, zu denen Sie E-Mails beantworten.
  2. Archivieren Sie Ihre E-Mails nicht in 30 rubrizierten Unterordnern. Jede Mail, die Sie aufheben wollen, kommt in einen einzigen Ordner mit der Aufschrift „Archiv“. Grund: Über die „Finden- Funktion“ Ihres Rechners spüren Sie abgelegte Mails fünf- bis zehnmal schneller auf als über die Suche in Unterordnern. Einzige Ausnahme: Bilden Sie Unterordner für zeitlich begrenzte Projekte.
  3. Sorgen Sie für ein Eingangspostfach, das immer leer ist. E-Mails werden entweder nach Punkt 2. bearbeitet oder gelöscht.
  4. Ein Sachverhalt = eine E-Mail. Mehrere Sachverhalte = mehrere E-Mails. So wird nichts vergessen.
  5. Filtern Sie unerwünschte Absender direkt raus.
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