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Verhindern Sie, dass Zeitfresser Ihre Firma unnötig Geld kosten

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Früher bekam eine Führungskraft um die 1.000 Nachrichten pro Jahr – Anrufe und Briefe. Im Vergleich zu den 1970er Jahren ist dieses Pensum enorm angeschwollen. 30.000 Nachrichten sind es heute pro Jahr, ermittelte die Fachzeitschrift „Harvard Business Review“ – E-Mails, SMS, Anrufe, Xing- und LinkedIn-Nachrichten.

Die Größenordnung verdeutlicht die Herausforderung, vor der wir stehen. Jede Führungskraft, jeder Unternehmer muss ständig den Zugang zu seiner Agenda unter Kontrolle halten. Sonst explodieren die zeitlichen Kosten. Das gilt auch für das Unternehmen insgesamt.

Beispiel Apple. Zu Lebzeiten organisierte Firmenchef Steve Jobs jährlich eine Führungskräfte-Klausur, wie sie auch viele andere Unternehmen durchführen. 100 Mitwirkende. Er fragte sie nach den Top-Prioritäten, ließ aber nur eine Liste von zehn Punkten zu.

Alle Mitwirkenden konkurrierten heftig, um ihren Punkt auf die Agenda zu bringen. Wenn die Liste fertig ist, geht der Firmenchef nach vorne – und streicht die untersten sieben Punkte: „Drei reichen, mehr schaffen wir nicht.“ Nur wer sich konzentriert, hat Erfolg.

Deshalb lautet die Agenda für jedes Unternehmen: Kontrollieren und rationieren Sie den Zeitverbrauch von Aktivitäten ständig. Dazu gehört auch, die Einberufungspraxis für Besprechungen regelmäßig zu überprüfen.

Beispiel: Der „TrendScanner” lernte einen Maschinenbaubetrieb kennen, in dem jeder Mitarbeiter Besprechungen einberufen durfte. Es gab beispielsweise eine regelmäßige Runde von Mittelmanagern, die von einer Sekretärin jede Woche einberufen wurde. Als man fragte, wer das veranlasst habe, kam die Antwort: „Wir wissen es nicht.“ Aber hingegangen war jeder der Eingeladenen. Wie viele Betriebe gibt es, in denen es ähnlich läuft?

Besagte Besprechung verursachte 48.000 Euro allein an direkten Lohnkosten im Jahr (sechs Führungskräfte, zwei Stunden, 40 Meetings im Jahr). Würde jemand bei einem Lieferanten einen Auftrag in dieser Höhe platzieren, müsste das der Geschäftsführer freigeben.

Aber wenn es um Zeitkosten von 48.000 Euro geht, darf das offenbar der Sachbearbeiter selbst entscheiden, wie das Beispiel zeigt.

Deshalb die „TrendScanner” Warnung: Kein Geld der Welt kauft uns einen 30-Stunden-Tag, der die auf sinnlosen Meetings verbrachte Zeit wieder einbringt. Sorgen Sie deshalb künftig für mehr Umsicht nicht nur bei der Geld-, sondern auch bei der Zeitverwendung. Die Größenordnung verdeutlicht die Herausforderung, vor der wir stehen. Jede Führungskraft, jeder Unternehmer muss ständig den Zugang zu seiner Agenda unter Kontrolle halten. Sonst explodieren die zeitlichen Kosten. Das gilt auch für das Unternehmen insgesamt.

Beispiel Apple. Zu Lebzeiten organisierte Firmenchef Steve Jobs jährlich eine Führungskräfte-Klausur, wie sie auch viele andere Unternehmen durchführen. 100 Mitwirkende. Er fragte sie nach den Top-Prioritäten, ließ aber nur eine Liste von zehn Punkten zu.

Alle Mitwirkenden konkurrierten heftig, um ihren Punkt auf die Agenda zu bringen. Wenn die Liste fertig ist, geht der Firmenchef nach vorne – und streicht die untersten sieben Punkte: „Drei reichen, mehr schaffen wir nicht.“ Nur wer sich konzentriert, hat Erfolg.

Deshalb lautet die Agenda für jedes Unternehmen: Kontrollieren und rationieren Sie den Zeitverbrauch von Aktivitäten ständig. Dazu gehört auch, die Einberufungspraxis für Besprechungen regelmäßig zu überprüfen.

Beispiel: Der „TrendScanner” lernte einen Maschinenbaubetrieb kennen, in dem jeder Mitarbeiter Besprechungen einberufen durfte. Es gab beispielsweise eine regelmäßige Runde von Mittelmanagern, die von einer Sekretärin jede Woche einberufen wurde. Als man fragte, wer das veranlasst habe, kam die Antwort: „Wir wissen es nicht.“ Aber hingegangen war jeder der Eingeladenen. Wie viele Betriebe gibt es, in denen es ähnlich läuft?

Besagte Besprechung verursachte 48.000 Euro allein an direkten Lohnkosten im Jahr (sechs Führungskräfte, zwei Stunden, 40 Meetings im Jahr). Würde jemand bei einem Lieferanten einen Auftrag in dieser Höhe platzieren, müsste das der Geschäftsführer freigeben.

Aber wenn es um Zeitkosten von 48.000 Euro geht, darf das offenbar der Sachbearbeiter selbst entscheiden, wie das Beispiel zeigt.

Deshalb die Warnung: Kein Geld der Welt kauft uns einen 30-Stunden-Tag, der die auf sinnlosen Meetings verbrachte Zeit wieder einbringt. Sorgen Sie deshalb künftig für mehr Umsicht nicht nur bei der Geld-, sondern auch bei der Zeitverwendung.

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