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Wie Sie beim Einsatz von Geschenkgutscheinen alles richtig machen

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Jetzt ist die Hochsaison der Geschenkgutscheine. In einigen Branchen sind sie nicht wegzudenken, in anderen werden sie plötzlich gefragt. Wie muss ein Geschenkgutschein aussehen, um den Anforderungen zu genügen?

Welche Elemente muss er enthalten? Gelten nur Geld- oder auch Warengutscheine? Und wie lange müssen Sie einen Gutschein annehmen?

Was ist ein Gutschein?

Nichts anderes als eine Urkunde, die ein Kunde erhält, nachdem er einen bestimmten Betrag gezahlt hat. Die Höhe des gezahlten Betrags wird dabei auf dem Gutschein vermerkt. Allerdings: Ein Gutschein kann auch ein Warengutschein sein. Anstelle des Betrages ist dann vermerkt, für welche Ware der Gutschein gilt.

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Muss der Empfänger des Gutscheins namentlich angegeben werden?

Nein. Muss er nicht. Zwar enthalten Geschenkgutscheine oft den Namen des Beschenkten – z. B. Gutschein für XY. Aber der Gutschein kann auch von jedem anderen eingelöst werden.

Sind handgeschriebene Gutscheine ungültig?

Neulich in einem italienischem Restaurant: Anstelle eines schön gedruckten Exemplars füllt der Inhaber einfach ein weißes Notizblatt vor unseren Augen aus. „Gutschein für 50 Euro“ schreibt er darauf. So ein Zettel ist zwar nicht unbedingt eine Reklame für das Restaurant. Aber gültig ist er trotzdem. Denn die wichtigste Anforderung an einen Gutschein ist:

Er muss schriftlich ausgestellt werden und beschreiben, welche Leistung er enthält: z. B. Gutschein für 10 Pizza Capricciosa. Das geht dann notfalls auch auf einem Bierdeckel.

Tipp: Gestalten Sie Ihren Gutschein attraktiv und hochwertig – vorgefertigte Formulare oder handgeschriebene Zettel sind eine schlechte Werbung für Ihr Geschäft. Generell sollte Ihr Gutschein (z. B. auf der Rückseite) wichtige Angaben zu Ihrem Unternehmen enthalten: Name, Anschrift, Spezialitäten, besondere Leistungen usw. Gutscheine wandern durch viele Hände. Da ist es wichtig, dass Ihre Werbung in Umlauf kommt!

Müssen Gutscheine vom Aussteller unterschrieben werden?

Müssen sie nicht. Allerdings müssen Name und Geschäftsadresse des Ausstellers angegeben sein. Was ebenfalls nicht fehlen sollte: das Ausstellungsdatum. Das ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, sollte aber wegen der eventuellen Verjährung enthalten sein. Nur so stoppen Sie Alt-Gutscheine!

Wie lange bleiben Gutscheine gültig?

Geschenkgutscheine bleiben 3 Jahre ab Ausstellungsdatum gültig. Diese Frist kann nicht durch besondere Vereinbarungen verkürzt werden. Überlegen Sie sich als Aussteller also gut, ob Sie den Aufwand treiben wollen, Gutscheine für einen so langen Zeitraum entgegenzunehmen und zu verwalten.

Sind Gutscheine übertragbar?

Ja. Jeder, der den Gutschein in Händen hält, ist berechtigt, ihn einzulösen. Auch wenn ein bestimmter Name eingetragen ist.

Müssen Gutscheine in bar ausgezahlt werden?

Was, wenn der kleine Enkel von seinem Opa einen Geschenkgutschein bekommt, ihm aber in dem Spielwarengeschäft nichts gefällt? Unwahrscheinlich, aber Pech für den wählerischen Enkel. Sie sind nicht verpflichtet, Barbeträge auszuzahlen.

Allerdings müssen Sie einen Gutschein in bar auszahlen, wenn Sie die auf dem Gutschein vermerkte Leistung nicht mehr erbringen können. Wurde dem Enkel also ein Gutschein für eine Nintendo-Wii-Konsole erstellt und diese ist ausverkauft, müssen Sie das Geld herausrücken.

Kann man Gutscheine auch nur teilweise einlösen?

Gesetzlich vorgeschrieben ist das nicht. Allerdings ist es bei den meisten Einzelhändlern üblich, auch Teilbeträge einzulösen und dann den Restwert auf dem Gutschein zu vermerken.

Müssen Restsummen vor Ablauf der Verjährungsfrist in bar ausgezahlt werden?

Nein, müssen sie nicht. Ein großer Prozentsatz der Gutscheine wird tatsächlich nicht oder nicht vollständig eingelöst. Pech für den Gutscheininhaber, Glück für den Unternehmer.

Das sollte auf einem Geschenkgutschein immer stehen:

  • Wo er eingelöst werden kann.
  • Welchen Wert der Gutschein hat (in Euro).
  • Auf welche Waren oder Leistungen der Gutschein evtl. beschränkt ist.
  • Wie lange er gültig ist.
  • Wann er ausgestellt wurde, damit Sie prüfen können, ob der Gutschein noch gültig ist, wenn der Kunde ihn einlösen möchte.

Tipp: Wenn Sie Warengutscheine ausgeben, vermerken Sie unbedingt den bezahlten Barwert. Denn bei einer Gültigkeitsdauer von 3 Jahren können sich Warenpreise ändern. Haben sie nur die Warenbezeichnung eingetragen, ist der Streit mit dem Kunden vorprogrammiert. Eine gesetzliche Regelung dafür gibt es nicht.

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