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Digitale Kommunikation: Das Ende der Email

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E-Mails haben die Berufswelt revolutioniert. Sie sind aber auch zu einem lästigen Zeitfaktor geworden und haben gerade in Großunternehmen eine eigene Bürokratie erzeugt.

Firmen-Server beginnen, unter Millionen von E-Mails zusammenzubrechen, digitaler Kommunikationsmüll blockiert Innovationen und den Weg zum inspirierenden Gespräch. Die klassische E-Mail wurde mittlerweile von Echtzeit-Technologien verdrängt. Bei größeren Datenmengen ist sie sowieso nicht mehr effizient.

Unternehmen nutzen immer stärker Messaging-Dienste wie Skype und ICQ oder auch Cloud-Plattformen, um Kollegen und Geschäftspartnern Dokumente zur Verfügung zu stellen. Laut der Studie „The Comscore 2010 U.S. Digital Year in Review“ haben Webnutzer im Jahr 2010 insgesamt 8 % weniger E-Mails geschrieben. Teenager wendeten sich zu 59 % vom E-Mailen ab. Fast jeder 2. Surfer (45 %) zwischen 14 und 29 Jahren tauscht sich lieber via Chat mit anderen aus.

Voll-Digitalisierung bei IBM

IBM nutzt gleich mehrere Social-Media-Tools, um nur noch in geringem Maße auf die (langsame) E-Mail angewiesen zu sein:

1. eine Art unternehmensinternes Facebook, in dem IBM wöchentlich 1 Million Abfragen verzeichnet;
2. Blogs, die den unternehmensinternen Newsletter ersetzen und aktuelle Erfahrungen der Mitarbeiter dokumentieren;
3. Wikis, die eine gemeinschaftliche Erstellung und Bearbeitung von Inhalten ermöglichen;
4. Tags, die der Verschlagwortung von Inhalten dienen, um Daten später leichter auffindbar zu machen;
5. Communities und Clouds, um den Datenaustausch in der Projektarbeit zu vereinfachen.

Bei IBM werden täglich rund 11 Millionen Chats mit durchschnittlich 8,3 Millionen Verbindungsminuten geführt.

E-Mail-Kommunikation ist ein Produktivitätskiller und wird mittelfristig aus den Büros verschwinden

Thierry Breton, CEO und Chairman von Atos Origin, will in seinem Unternehmen innerhalb von 3 Jahren die interne E-Mail-Kommunikation ganz abschaffen. Sein Ziel ist es, dass die Mitarbeiter neue Tools für Zusammenarbeit sowie Social Media nutzen. „Das E-Mail- Aufkommen in Unternehmen ist nicht mehr wirtschaftlich zu bewältigen“, so Breton in einer Pressemitteilung (7.2.2011).

Laut einer internen Analyse verbringen die Manager von Atos Origin zwischen 5 und 20 Stunden in der Woche allein mit der Bearbeitung von E-Mails – zu viel, findet Breton. Über die Social Media soll der Austausch nun smarter und zeitsparender organisiert werden. Bei Atos Origin sollen künftig Collaboration- und Community-Plattformen für den Ideenaustausch genutzt werden, etwa zu Themen wie Innovationen, Lean Management und Vertrieb. Nach ersten Erkenntnissen reduzieren diese Werkzeuge das E-Mail-Aufkommen um 10 bis 20 %.

Mikroblogging

CoreMedia, ein Web-Content- Management(WCM)-Anbieter, nutzt intern das Twitterähnliche Microblogging-Tool Trillr, worüber die Mitarbeiter projektübergreifend kommunizieren. Indem sich jeder an der direkten Kommunikation in SMS-Form beteiligen kann, gerät der Wissensaustausch schneller und flexibler, als es via E-Mail je möglich wäre.

Denn auch unbeteiligte Dritte anderer Teams lesen mit und können so von der Alltagserfahrung anderer profitieren, unkompliziert eigene Vorschläge und neue Sichtweisen einbringen sowie dadurch sogar so manche ins Stocken geratene Verkaufsverhandlung neu beleben. Die E-Mail-Flut konnte durch Trillr massiv reduziert werden, vor allem in Bezug auf CC-Mails. Das Unternehmen verzeichnete zudem eine Stärkung des Gemeinschaftsgefühls und bezeichnet Trillr als eine Art „virtuelle Kaffeeküche 2.0“ für die schnelle Kommunikation.



Prognose: Die digitale Welt der Anfangsjahre beginnt zu altern. Unsere Mailboxen füllen sich schneller, als sie sich leeren lassen. Deshalb kommt Social Software immer häufiger im Unternehmenskontext zum Einsatz. Das Auffinden von Informationen im Internet funktioniert nachweislich besser als in den berüchtigten Intranets, weil die Nutzer (und eben nicht die Unternehmenskommunikation oder Geschäftsleitung) die Informationen durch Links und Tagging bewerten und strukturieren. Künftig bedarf es jedoch neuer Regeln und einer Veränderung der Unternehmenskultur(en), um Social Media in der Geschäftswelt erfolgreich umfassend nutzen zu können.

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