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Persönliche Kundendaten: Das sind Ihre neuen Datenschutz-Pflichten

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Von Astrid Engel,

Persönliche Kundendaten müssen Sie nun noch besser schützen. Was das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) für Sie bedeutet.

Sie erinnern sich an die Datenskandale u. a. der Telekom, der Bahn und der Süddeutschen Klassenlotterie: Persönliche Kundendaten - darunter waren auch Kontodaten - von Kunden dieser Unternehmen wurden im Internet zum Kauf angeboten bzw. intern ausgewertet.

Die Reaktion des Gesetzgebers: Seit dem 1. September gilt ein verschärftes Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Und das betrifft bei Weitem nicht nur Großunternehmen. Auch für kleinere Unternehmen ergeben sich einige Änderungen, die Sie unbedingt kennen und beachten sollten.

Wurde die Einhaltung von Datenschutzvorschriften bislang nur lax kontrolliert, wird sich das nun ändern. Die Öffentlichkeit und die zuständigen Behörden sind durch die Skandale sensibilisiert. Außerdem enthält das Bundesdatenschutzgesetz nun einen Katalog mit deutlich angehobenen Bußgeldern.

So können bei formalen Verstößen Bußgelder bis zu 50.000 Euro festgesetzt werden, bei materiellen Verstößen sogar bis zu 300.000 Euro. Führen Verstöße zu Gewinnen, kann das Bußgeld entsprechend sogar darüber hinaus erhöht werden (§ 43 Abs. 3 BDSG).

Persönliche Werbung: Das ist jetzt noch erlaubt

Im Prinzip dürfen Sie persönliche Kundendaten jetzt nur noch für die Werbung  nutzen, wenn Sie dafür die ausdrückliche Erlaubnis des Betroffenen haben - sogenanntes Optin-Prinzip. AGB-Klauseln, die die Verwendung von Daten erlauben, genügen nicht.

Die Einwilligungserklärung muss so gestaltet sein, dass sie im Vergleich zu anderen Regelungen deutlich hervorsticht, beispielsweise indem sie fettgedruckt oder unterstrichen ist. Mündliche Einwilligungen müssen schriftlich bestätigt werden.

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Weil personalisierte Werbung in vielen Wirtschaftsbereichen durch das Opt-in-Prinzip aber unmöglich gemacht würde, hat der Gesetzgeber eine Reihe von Ausnahmen vorgesehen, bei denen keine Einwilligung des Kunden notwendig ist:

Wann Sie persönliche Kundendaten ohne Einwilligung nutzen können

Listenprivileg: Ohne Einwilligung dürfen Sie listenmäßig zusammengefasste Daten über Angehörige einer Personengruppe für Ihre Werbung verwenden (§ 28 Abs. 3 Satz 1 BDSG). Persönliche Kundendaten müssen sich auf bestimmte Gruppenzugehörigkeitsmerkmale beziehen, also u. a. die Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung, Namen, Titel, akademische Grade, Anschrift, Geburtsjahr.

Weitere Einschränkungen: Wollen Sie Werbung an Privatpersonen schicken,

  • muss es sich um Eigenwerbung Ihres Unternehmens handeln,
  • und Sie müssen die Kundendaten - mit Ausnahme der Angaben zur Gruppenzugehörigkeit - bei der betroffenen Person selbst erhoben haben, oder
  • sie müssen aus allgemein zugänglichen Adress-, Rufnummern-, Branchen- oder vergleichbaren Verzeichnissen stammen.

Beipack-Werbung: Sie dürfen darüber hinaus Eigenwerbung Ihres Unternehmens Fremdwerbung hinzufügen, wenn für den Empfänger eindeutig erkennbar ist, wer der Nutzer der Kundendaten ist - dass also die Werbung von Ihrem Unternehmen stammt.

Interessenten: Ohne Einwilligung ist auch persönliche Werbung an Interessenten - potenzielle Kunden - zulässig.

Wer sich an Ihr Unternehmen wendet, dem dürfen Sie Informationen zusenden. Hier gilt allerdings: Eine mündliche Einwilligung in die Nutzung der Kundendaten muss schriftlich bestätigt werden (§ 28 Abs. 3a Satz 1 BDSG).

Beispiel: Ruft ein Interessent bei Ihrem Unternehmen an und bittet um Produktinformation, muss ihm die Einwilligung in die Datenverarbeitung schriftlich mitgeteilt werden.

Tipp: Nehmen Sie die Vorschriften auch in Ihre Verträge mit Dienstleistern auf. Sie als Auftraggeber sind verpflichtet sicherzustellen, dass persönliche Kundendaten auch durch Ihre Dienstleister vorschriftsmäßig behandelt werden.

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