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So laufen geschäftliche Telefongespräche besser

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Von Astrid Engel,

Geschäftliche Telefongespräche prägen Ihr Image als Unternehmer. Es ist wichtig, wie Sie telefonisch mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern umgehen. Beherzigen Sie die folgenden Tipps für geschäftliche Telefongespräche, damit Sie auch am Telefon wie ein Profi wirken.

Geschäftliche Telefongespräche prägen Ihr Image als Unternehmer. Es ist wichtig, wie Sie telefonisch mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern umgehen. Ihr Tonfall, Ihre Wortwahl, ja selbst Ihre Stimme entscheiden, für wie kompetent der Gesprächspartner Sie hält. Beherzigen Sie die folgenden Tipps für geschäftliche Telefongespräche, damit Sie auch am Telefon wie ein Profi wirken.

 

Stets gut auf geschäftliche Telefongespräche vorbereitet sein

Sie müssen jederzeit damit rechnen, dass Ihr Telefon klingelt und ein wichtiger Kunde in der Leitung ist. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Telefon gut zugänglich und hörbar ist. Spätestens nach dem 3. Klingeln sollten Sie am Apparat sein.

Sorgen Sie dafür, dass in der Nähe Ihres Telefons stets Papier und Stift griffbereit liegen. Dann müssen Sie nicht erst lange herumkramen, wenn Sie sich Telefonnotizen machen wollen. Ideal sind Notiz-Vordrucke, die Sie am PC entwerfen können. Ihr Vordruck sollte folgende Felder enthalten:

  • Name des Anrufers
  • Firma, ggf. Kundennummer
  • Telefon- und Faxnummer
  • E-Mail- und Internet-Adresse
  • Datum und Uhrzeit
  • Gesprächsinhalt
  • Was tun?

Wenn Sie für geschäftliche Anrufe ein ISDN-Telefon besitzen: Schauen Sie vor dem Abheben auf Ihr Display. Die Nummer des Anrufers wird eingeblendet, wenn er diese Funktion zugelassen hat. Ist Ihnen die Nummer bekannt, können Sie schon Ihre Begrüßung auf den Anrufer "zuschneiden".

Speichern Sie Telefonnummern und Namen Ihrer wichtigsten Kunden in Ihr Telefon ein. Dann zeigt Ihnen das Display nicht nur die Telefonnummer eines solchen Anrufers, sondern auch gleich dessen Namen an.

Auch den Klang Ihrer Stimme können Sie beeinflussen, bevor Sie den Hörer abnehmen: Ein kurzes Räuspern macht Ihre Stimme geschmeidiger.

Achten Sie zudem auch auf Ihre Körperhaltung. Bei aufrechtem Oberkörper vergrößert sich Ihr Resonanzraum, und Ihre Stimme klingt voller und tiefer. Sitzen Sie aufrecht, lehnen Sie sich zurück, oder stehen Sie sogar auf.

Und: Lächeln Sie, bevor Sie zum Hörer greifen. Auch wenn Ihr Telefonpartner das Lächeln nicht sieht - Ihre Worte hören sich erwiesenermaßen viel freundlicher an.

Tipp: Kleben Sie sich ein "Smiley" auf Ihren Telefonhörer. Der wird Sie dann daran erinnern, das Lächeln nicht zu vergessen.

Mit Tagesgruß, Firma, Vor- und Nachnamen melden

Melden Sie sich am Telefon nicht nur mit Ihrem Nachnamen. Das verwirrt den Anrufer, der für geschäftliche Telefongespräche einen Firmennamen erwartet.

Die ersten Worte werden in einem Telefonat zumeist nicht verstanden. Es ist daher sinnvoll, die Begrüßung mit einer Floskel - am besten dem Tagesgruß - zu beginnen. Nennen Sie dann den Namen Ihrer Firma sowie Ihren eigenen Vor- und Nachnamen.

Voll auf geschäftliche Telefongespräche konzentrieren

Führen Sie das Telefonat in normaler Lautstärke - wie ein persönliches Gespräch. Vermeiden Sie, während des Anrufs zu nuscheln oder zu schnell zu sprechen.

Konzentrieren Sie sich voll auf Ihr Telefonat. Blättern Sie nicht in Unterlagen, und klicken Sie nicht mit Ihrer Computer-Maus herum. Ihr Gesprächspartner hört das und bekommt einen schlechten Eindruck.

Hören Sie Ihrem Gesprächspartner zu. Demonstrieren Sie dies durch kurze Zwischenbemerkungen wie "hmmh, aha, ja ..." Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben. Das gilt insbesondere für den Namen des Gesprächspartners, mit dem Sie ihn während des Gesprächs öfter ansprechen sollten. Dafür müssen Sie ihn ja richtig verstanden haben.

Geschäftliche Telefongespräche beenden: Dank nicht vergessen

Bedanken Sie sich zum Abschluss für den Anruf. Nennen Sie hierbei ruhig noch einmal den Gesprächspartner beim Namen.

 

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