Die Frage: Wir wollen einem Mitarbeiter ein Arbeitgeberdarlehen gewähren. Wie formulieren wir in der Vereinbarung es so, dass die Rückzahlung auf jeden Fall gewährleistet ist?
Lohnabrechnung: Vereinbarung stets schriftlich schließen
Die Antwort: Ein Arbeitgeberdarlehen liegt vor, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter Geldmittel zur zeitweisen Verwendung überlassen. Aus Beweiszwecken sollten Sie als Arbeitgeber diese Vereinbarung immer schriftlich schließen. Denn endet das Arbeitsverhältnis und ist das Darlehen noch nicht vollständig gezahlt, heißt dies nicht, dass Ihr Mitarbeiter automatisch zur Rückzahlung verpflichtet ist. Insofern sind Ihre Überlegungen genau richtig! Sie sollten deshalb zwingend eine Rückzahlungsvereinbarung treffen und darauf achten, dass in dieser immer auch der Fall der vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit geregelt wird.
Lohnabrechnung: Zusätzlich Rückzahlungsklauseln festlegen
Tipp: Rückzahlungsklauseln sollten Sie zusätzlich bei Vorschüssen und Abschlagszahlungen festlegen. Vorschüsse sind Vorauszahlungen an Ihren Mitarbeiter, die Sie als Arbeitgeber auf eine noch nicht verdiente Vergütung zahlen. Auf die Zahlung eines Vorschusses besteht regelmäßig kein Rechtsanspruch Ihres Mitarbeiters. Eine solche Verpflichtung muss vielmehr mit Ihnen als Arbeitgeber einzelvertraglich vereinbart werden. Legen Sie auch die Fälligkeit der Rückzahlung fest. In einer klaren und verständlichen Regelung sollten Sie festhalten,
- zu welchem Zeitpunkt und
- in welcher Form der Vorschuss auf die demnächst fällig werdende Vergütung anzurechnen ist.
Fehlt eine solche Vereinbarung, können Sie als Arbeitgeber den gezahlten Vorschuss bei der nächsten Auszahlung der Vergütung verrechnen. Einer ausdrücklichen Aufrechnungserklärung durch Sie bedarf es hierzu nicht. Abschlagszahlungen werden im Gegensatz zu einem Vergütungsvorschuss von Ihnen als Arbeitgeber auf eine bereits verdiente, aber noch nicht abgerechnete Arbeitsleistung gezahlt. Auch Abschlagszahlungen können Sie nach erfolgter Abrechnung ohne besondere Rückzahlungsvereinbarung mit der Monatsvergütung ohne Rücksicht auf bestehende Pfändungsfreigrenzen verrechnen. Eine Aufrechnungserklärung ist nicht erforderlich.
Lohnabrechnung: Wie Sie eine Rückzahlungsklausel bei Darlehen formulieren
§ ... Darlehensvereinbarung
Die Firma gewährt Frau/Herrn ... ein Darlehen in Höhe von ... €. Die Darlehenssumme wird zum ... zur Verfügung gestellt. Das Darlehen wird monatlich mit ... % verzinst.
Das Darlehen ist ab dem ... in monatlichen Raten in Höhe von ... € zurückzuzahlen. Die monatlichen Raten werden mit dem Vergütungsanspruch des Mitarbeiters verrechnet. Endet das Arbeitsverhältnis zwischen den Parteien durch Kündigung des Mitarbeiters, ohne dass er hierfür einen wichtigen Grund hat, oder durch Kündigung des Arbeitgebers aus verhaltensbedingten Gründen oder aus einem sonstigen wichtigen Grund, ist der Mitarbeiter verpflichtet, das Darlehen am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses vollständig, das heißt in einer Summe, zurückzuzahlen.
