Geringfügig Beschäftigte: Wann Grenzüberschreitungen drohen

Geringfügig Beschäftigte: Wann Grenzüberschreitungen drohen

Die meisten geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer sind gar nicht daran interessiert, versicherungspflichtig zu werden. Sie wollen auch keine Beiträge zahlen. Meist sind sie auf andere Weise wegen entstehender Krankheitskosten versichert, z. B. im Rahmen der kostenfreien Familienversicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse.

Eine Überschreitung ist möglich

• bei der 400-€-Grenze, die für geringfügig entlohnte Beschäftigte gilt, aber auch
• bei der Grenze für die Versicherungsfreiheit kurzzeitig Beschäftigter.

Erkennen Sie durch diesem Beitrag ein Problem, können Sie es mithilfe eines weiteren Beitrags des vorliegenden Handbuchs lösen. Hierzu helfen Ihnen unsere Verweisungen.

Das bedeutet die Überschreitung der 400-€-Grenze für Sie

Erzielen Ihre Mitarbeiter mehr als 400 € monatlich, führt das sofort zur Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Die 400-€-Grenze ist schnell überschritten. Das kann z. B. passieren durch

• übertragene Mehrarbeit,
• Änderung des Arbeitsvertrags,
• Betriebsvereinbarung.

Es kommt immer wieder vor, dass durch plötzliche Zusatzaufträge die Arbeit in Ihrem Betrieb so stark zunimmt, dass Sie mit den vorhandenen Arbeitskräften nicht mehr auskommen.

Tipp: Bevor Sie weiteres Personal einstellen, sollten Sie aber prüfen, ob es ausreicht, die Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter zu verlängern. Natürlich geht dies nur mit einer entsprechenden Vereinbarung mit den Arbeitnehmern, die auch eine Anhebung des Entgelts vorsieht.

Wie Sie Überschreitungen vermeiden

Viele Überschreitungen kommen durch bloße Unachtsamkeit zustande. Der Teilzeitbeschäftigte hat vielleicht mit einem Entgelt von 200 € angefangen. Im Laufe der Zeit kamen mit zusätzlichen Arbeiten und mit Lohnerhöhungen weitere Beträge dazu, ohne dass auf den Grenzwert geachtet wurde.

Tipp: Halten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Arbeitnehmer unbedingt in einem Formular fest. Prüfen Sie anhand dieser Aufstellung regelmäßig, ob ein Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze droht.

Mit diesem Formular zur Arbeitszeiterfassung haben Sie immer den aktuellen Überblick über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Es hilft Ihnen, böse Überraschungen zu vermeiden.

Aber: Sie müssen die Arbeitszeiten allerdings sorgfältig dokumentieren und kontrollieren.

Wichtig: Beginnt oder endet die Beschäftigung Ihrer Teilzeitkraft im Laufe eines Kalendermonats, ist von einem anteiligen Monatswert auszugehen. Sie ermitteln ihn wie folgt:

(400 € x Kalendertage) / 30 = anteiliger Monatswert

Beispiel: Hat Ihr Arbeitnehmer am 18. 9. sein Arbeitsverhältnis bei Ihnen aufgenommen, berechnet sich die Geringfügigkeitsgrenze so:

(400 € x 13 Tage) / 30 = 173,33 €

Beachten Sie bitte: Sie müssen bei der Prüfung, ob die 400-€-Grenze überschritten wird, vom regelmäßigen Arbeitsentgelt ausgehen.

Dabei haben Sie mindestens auf das Entgelt abzustellen, auf das Ihr Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch hat.

Beispielsweise kann dies aufgrund eines Tarifvertrags, einer Betriebsvereinbarung oder einer Einzelabsprache der Fall sein.

Bedenken Sie: Auf die Höhe des tatsächlich gezahlten Arbeitsentgelts kommt es gar nicht an. Allerdings mindert ein arbeitsrechtlich zulässiger schriftlicher Verzicht auf künftig entstehende Arbeitsentgeltansprüche das zu berücksichtigende Arbeitsentgelt.

Einmalige Einnahmen wie z. B. Weihnachtszuwendungen sind zwar zum Arbeitsentgelt dazuzurechnen, aber nur dann, wenn deren Zahlung mit hinreichender Sicherheit mindestens einmal jährlich zu erwarten ist.

„Mit hinreichender Sicherheit“ ist eine Sonderzahlung zu erwarten, wenn sie nach einem für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag oder aufgrund Gewohnheitsrechts wegen betrieblicher Übung mindestens einmal jährlich zu zahlen ist.

So bleiben beispielsweise Jubiläumszuwendungen bei der Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts außer Betracht, weil es sich nicht um jährlich wiederkehrende Zuwendungen handelt.

Wichtig: Hat Ihr Arbeitnehmer auf die Zahlung einer einmaligen Einnahme (z.B. Urlaubsgeld) im Voraus schriftlich verzichtet, dann kann die einmalige Einnahme – ungeachtet der arbeitsrechtlichen Zulässigkeit eines solchen Verzichts – bei der Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts nicht berücksichtigt werden.

Tipp: Sorgen Sie für klare Verhältnisse. Ein Verzicht auf Einmalzahlungen kann im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Ihr Arbeitnehmer kann Ihnen auch eine gesonderte Erklärung abgeben, wonach er auf bestimmte Leistungen verzichtet. Dies kann dann erforderlich sein, wenn z. B. durch einen für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag die Zahlung eines Weihnachtsgeldes vorgesehen ist, dessen Berücksichtigung aber zur Überschreitung der 400-€-Grenze führen würde.

Beispiel für den Verzicht auf eine Einmalzahlung:

Wie Weihnachtsgeld berücksichtigt werden muss

Ist aber beispielsweise Weihnachtsgeld zu berücksichtigen, dann muss es für die versicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigung fiktiv für den einzelnen Monat des Kalenderjahres berücksichtigt werden. Das bedeutet, dass das Weihnachtsgeld durch 12 geteilt und jedem einzelnen Kalendermonat zugeschlagen wird. Wurde die Beschäftigung z. B. erst am 1. 7. begonnen, ist das zu zahlende (Rest-)Weihnachtsgeld durch 6 zu teilen und auf die Monate Juli bis Dezember zu verteilen.