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Anrede und Grußformeln in Ihren E-Mails – das sollten Sie beachten

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Von Karin Intveen,

Eine E-Mail ist so herrlich unkompliziert und außerdem soll immer alles ganz schnell gehen. Leider bleibt dabei häufig eine ordentliche Anrede auf der Strecke. Aber seien Sie einmal ehrlich: Sparen Sie wirklich so viel Zeit, wenn Sie auf eine Anredezeile verzichten?

Empfehlung: Zu jeder geschäftlichen E-Mail gehört eine Anrede. Die Empfehlungen für E-Mail-Anreden stimmen mit denen für die normale Korrespondenz überein. Wenn Sie jemanden in einem herkömmlichen Brief nicht mit „Hallo, Herr Müller“ anreden würden, sollten Sie dies in einer E-Mail ebenfalls nicht tun. Auch Kollegen möchten korrekt angeredet werden. 

Eine Anrede gehört zum guten Ton!

Verzichten Sie bei keiner E-Mail auf eine passende Anrede. Dies gilt für den Versand von internen und externen E-Mails. Ausnahme: Sie mailen sich mit einer Person im ständigen Wechsel, um einen Sachverhalt binnen kürzester Zeit zu klären. Ab Ihrer dritten Antwort würde ein „Sehr geehrter Herr Schneider“ albern und überflüssig erscheinen. Hier dürfen Sie auf die Anrede verzichten.

Diese Anreden sind korrekt:

1. Sie schreiben mehrere Mitarbeiter an

  • Liebe Kolleginnen und Kollegen,
  • Liebes Team,
  • Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung xy,

2. Sie schreiben Geschäftspartner mit einem Mailing an

  • Sehr geehrter Herr xy, (wenn Sie das Mailing personalisieren können)
  • Liebe Kundinnen und Kunden der xy GmbH,
  • Sehr geehrte Automobil-Partner, (wenn Sie als Autozulieferer Kunden zu einer Messe einladen)

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Beachten Sie: Vermeiden Sie die Schreibweise „MitarbeiterInnen“. Das ist schlechter Stil.
Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem Gruß, wie Sie es in einem normalen Brief auch tun würden. Setzen Sie dabei den Gruß mit einer Leerzeile vom Text ab. Verzichten Sie auf Abkürzungen wie „MfG“. Selbst im Kollegenkreis, also bei internen E-Mails, hinterlässt ein „MfG“ oft einen unhöflichen Beigeschmack. Üben Sie sich im guten Umgangston und nehmen Sie sich bei jeder E-Mail Zeit für einen ausgeschriebenen Gruß.
Alternativ: Richten Sie Ihre Signatur so ein, dass ein Gruß enthalten ist.

Ausnahme: Sie stehen in direktem E-Mail-Online-Kontakt: Frage – Antwort – Frage – Antwort. In diesem Fall ist es natürlich nicht notwendig, immer einen Gruß hinzuzufügen.

Grußformeln international
Unter einigen E-Mails findet sich die Grußformel „Freundliche Grüße/Best regards“.

Tipp: Wenn Sie eine deutsche E-Mail schreiben, verwenden Sie natürlich auch einen deutschsprachigen Gruß. In einer englischen E-Mail verwenden Sie eine englische Formulierung. Beides miteinander zu verbinden, damit man bloß keine Arbeit hat und seine Signatur nicht verändern muss, wenn einmal ein ausländischer Brief dabei ist, wirkt sehr, sehr unhöflich.

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