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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Kassenzettel verloren gegangen? Letzte Zuflucht "Eigenbeleg"

 
Urheber: Gina Sanders | Fotolia

Von Astrid Engel,

Sie kennen das eherne Buchführungsprinzip "Keine Buchung ohne Beleg". Und doch passiert es zu schnell: Der Beleg für eine neue Anschaffung ist spurlos verschwunden.

Zunächst denken viele: "Pech, nun kann ich das edle Stück nicht einmal von der Steuer absetzen." Aber dafür gibt es den rettenden Tipp: Schreiben Sie sich einen Eigenbeleg! Der Vorsteuerabzug wird mit dem Eigenbeleg zwar nicht gerettet, aber dafür kann man ausnahmsweise den vollen Brutto-Betrag als Betriebsausgabe geltend machen.

Wann akzeptiert das Finanzamt einen Eigenbeleg?

1. Ich kann glaubhaft machen, dass überhaupt Kosten entstanden sind,

2. wie hoch diese Kosten sind und

3. ich erstelle den Beleg formal korrekt.

Die beiden ersten Bedingungen können problemlos erfüllt werden, wenn mit EC-Karte bezahlt wurde und der Kontoauszug vorliegt.

Wie wird der Eigenbeleg verfasst?

Eine offizielle Formvorschriften für den Eigenbeleg gibt es nicht, somit kann er durchaus handschriftlich erstellen werden. Hauptsache, er enthält diese Angaben:

  • Zahlungsempfänger mit Namen, vollständiger Anschrift und Rechtsform
  • Anzahl und Bezeichnung der gekauften Waren oder Dienstleistungen (also Tastatur vom Typ ... Hersteller ...)
  • Datum der Aufwendung (im Zweifelsfall schätzen, aber immer angeben!)
  • Bruttopreis (bei mehreren Artikeln je Stück und insgesamt); der Preis sollte belegt werden, zum Beispiel durch eine Preisliste des Händlers
  • Verweis darauf, dass ich aus diesem Eigenbeleg keine Vorsteuer gezogen habe
  • Grund für den Eigenbeleg ("Original-Beleg verloren")

Darunter muss die Unterschrift gesetzt werden, um eine sachliche Richtigkeit zu bestätigen und den Zettel zu einem offiziellen Geschäftsdokument zu machen. Sofern eine solche Notlösung die Ausnahme bleibt, wird sie bei Betriebsprüfungen üblicherweise anstandslos akzeptiert.

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