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7 einfache und schnelle Tipps für eine übersichtliche Ablage

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Von Astrid Engel,

Wie sieht es mit der Ablage Ihrer Korrespondenz aus? Finden Sie "im Schlaf" jeden Vorgang und wissen Sie bei jedem Schriftstück auf Anhieb, wo Sie es einordnen müssen? Hier liegt häufig einiges im Argen und es ist oft sehr zeitaufwändig, eine bestehende Ablage effizienter zu gestalten.

Wie sieht es mit der Ablage Ihrer Korrespondenz aus? Finden Sie "im Schlaf" jeden Vorgang und wissen Sie bei jedem Schriftstück auf Anhieb, wo Sie es einordnen müssen? Hier liegt häufig einiges im Argen und es ist oft sehr zeitaufwändig, eine bestehende Ablage effizienter zu gestalten.

Lesen Sie, wie Sie im Schnellverfahren für Ihr Büro eine übersichtliche Ablage gestalten können, ohne alles komplett neu organisieren zu müssen.

Schnelltipps für eine übersichtliche Ablage

1. Sie müssen nicht alle Ordner mit dem PC beschriften. Achten Sie darauf, dass Sie dann einen Filzstift von mindestens einem Millimeter Strichstärke verwenden. Die Aufschriften sollten auch aus zwei Metern Entfernung noch lesbar sein.
2. Fragen Sie sich vor jedem Ablagevorgang: "Kann ich mir diese Informationen nicht auch woanders beschaffen, falls ich sie wirklich noch einmal brauche (bei einem Kollegen, beim entsprechenden Zeitungs-/Zeitschriftenarchiv oder generell im Internet)?"
3. Wenn Sie Dokumente für den internen Gebrauch ausdrucken, kann es sinnvoll sein, den Dateinamen und die Pfadangabe mitzudrucken, um bei einer späteren Bearbeitung Suchzeit zu sparen. So funktioniert das beispielsweise bei Microsoft Word: Gehen Sie auf ANSICHT – KOPF- UND FußZEILE – AUTOTEXT EINFÜGEN – DATEINAME UND PFAD.

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4. Immer wenn Sie eine Unterlage abheften, schauen Sie, ob Sie dafür ein anderes Schriftstück aus dem Ordner herausnehmen können, das Sie nicht mehr benötigen. Das ist wichtig für eine übersichtliche Ablage: Halten Sie Ihre Ordner schlank
5. Halten Sie die Papierflut gering, indem Sie nur solche Dokumente ausdrucken, die für die Papierablage aus chronologischen oder rechtlichen Gründen unverzichtbar sind. Alles andere ist auf Ihrem Computer beziehungsweise auf Archiv-CD-ROMs Platz sparender und damit kostengünstiger aufbewahrt.

6. Beschriften Sie Mappen
, Ordner und CDs, die abgeschlossene Vorgänge enthalten, mit einem Wegwerfdatum (interne oder gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungsfrist).
7. Ordner, Stehsammler und andere Ablagen, die Sie besonders häufig brauchen, platzieren Sie so nah an Ihrem Arbeitsplatz wie möglich. Für den täglichen bequemen Zugriff auf Ihre übersichtliche Ablage lohnt sich im Zweifel auch die Anschaffung neuer Registraturmöbel!

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