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7 Tipps, wie Ihnen mehr Zeit für Kundenbetreuung bleibt

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Von Astrid Engel,

Kunden finden, Kunden binden und betreuen, das ist der Kern Ihres Geschäfts, egal ob Sie eine Dienstleistung oder Produkte anbieten. Zuweilen aber leidet bei der täglichen Routinearbeit genau diese Aufgabe. Wir zeigen Ihnen, wie Sie effizienter arbeiten und so mehr Zeit für Kundenbetreuung bleibt.

Kunden finden, Kunden binden und betreuen, das ist der Kern Ihres Geschäfts, egal ob Sie eine Dienstleistung oder Produkte anbieten. Zuweilen aber leidet bei der täglichen Routinearbeit genau diese Aufgabe. Wir zeigen Ihnen, wie Sie effizienter arbeiten und so mehr Zeit für Kundenbetreuung bleibt.

1. Das Ziel muss klar sein

Verteilen Sie Prioritäten. Das bedeutet, dass Aufgaben eine Klassifizierung bekommen. Teilen Sie Ihre Aufgaben zum Beispiel ein in

  • Dringendes
  • Wichtiges
  • Routine
  • Unwichtiges

Die beiden ersten Bereiche müssen Sie schnell und gewissenhaft bearbeitet. Der dritte Bereich kann notfalls delegiert werden. Der letzte Bereich darf erst einmal aufgeschoben werden oder - noch besser - trennen Sie sich von ihm.

2. Trennen Sie sich von allem Überflüssigen

Führen Sie für die unwichtigen Aufgaben ein konsequentes Management by Papierkorb ein. Was unnötig Platz und Zeit beansprucht – weg damit. Sie trauen sich nicht so richtig? Probieren Sie es hiermit: Legen Sie nicht so Wichtiges in eine Mappe. Waren Sie drei Monate lang nicht dran, werden Sie es in Zukunft auch kaum sein. Also weg.

3. Mehr Ordnung = weniger suchen = mehr Zeit

Bieten Sie dem täglichen Chaos die Stirn. Bauen Sie einmal ein gründliches Ordnungssystem auf und behalten Sie es unbedingt bei. Nur dann bewältigen Sie die täglich anfallenden Routineaufgaben, ohne dass sie Ihnen mehr Zeit als nötig rauben. Schaffen Sie zum Beispiel Standardabläufe. Etwa jeden Tag zwischen 9 und 10 Uhr sowie 16 und 17 Uhr die E-Mails bearbeiten und Kundenanfragen beantworten.

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4. Mut zur Lücke schafft mehr Zeit zum Entspannen

Selbst bei noch so perfekter Tagesplanung können Sie Unvorhergesehenes nicht vermeiden. Kalkulieren Sie deshalb einen Zeitblock für solche nicht planbaren Ereignisse ein. Verläuft der Tag doch nach Plan, haben Sie mehr Zeit für Ihre ganz persönliche Entspannung gewonnen.
Tipp: Verwenden Sie unbedingt einen Terminkalender, am besten einen elektronischen, um Struktur und Ordnung in Ihren Tagesablauf zu bringen. Synchronisieren Sie diesen elektronischen Helfer mit Ihrem Computersystem am Arbeitsplatz im Büro.

5. Mehr Zeit für Wesentliches durch richtiges Delegieren

Unter Dauerstress ist schon so manches, vor allem Ein-Personen-Unternehmen an die Wand gefahren. Sie können nicht alles selber machen - wenn es so viel zu tun gibt, ist es unter Umständen Zeit, einen Mitarbeiter einzustellen. Wenn Sie so weit sind, dann delegieren Sie auch Aufgaben an Ihren Beschäftigten. Und zwar nicht nur Aufgaben, sondern auch die Verantwortung, die übertragenen Aufgaben korrekt auszuführen. Beschränken Sie sich auf Stichproben.

6. Sagen Sie nicht "vielleicht"

Treffen Sie stets klare Entscheidungen. Auf Fragen sollte es für Sie nur ein JA oder NEIN geben. Verbannen Sie das ungenaue "Vielleicht" aus Ihrem Wortschatz. Vielleicht ist nur ein unnötiger Zeitkiller, denn aufgeschobene Entscheidungen kommen immer wieder auf Sie zurück - Sie müssen sich also erneut damit befassen. Denken Sie daran, dass Sie auch öfter mal NEIN sagen. Verabschieden Sie sich vom Image des "Mädchen für alles". Bleiben Sie im übrigen beim NEINSagen stets höflich und diplomatisch.
Ein bewährter Trick, freundlich aber überzeugend NEIN zu sagen, ohne sich den Groll des Gegenübers zuzuziehen: Verharren Sie ein bis zwei Sekunden nachdenklich, um dann "Mmmh, nein, das möchte ich nicht" zu sagen. So hat Ihr Gesprächspartner zumindest den Eindruck, Sie hätten damit geliebäugelt, JA zu sagen, aber aus guten Gründen sich dann doch für das NEIN entschieden.

7. Als Selbstständiger sind Sie auch immer noch ein Privatmensch

Schaffen Sie sich regelmäßig Freiräume für Ihr Privatleben und für kreative Phasen, in den Sie wieder Kraft tanken und neue Ideen für Ihr Geschäft entwickeln.

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