Mit diesen einfachen Tipps gelingen Ihnen in Zukunft besonders effektive Besprechungen.
1.Reduzieren Sie die Anzahl der Teilnehmer.
Je weniger Leute dabei sind, desto effektiver wird es. Laden Sie nur die Mitarbeiter ein, die tatsächlich mit dem Projekt oder Thema zu tun haben.
2.Setzen Sie Ziele:
Verteilen Sie die Agenda bereits vor der Besprechung, und legen Sie die Besprechungsziele darin eindeutig fest.
3. Bestimmen Sie einen Moderator oder moderieren Sie das Meeting selbst.
Damit ist sichergestellt, dass die Punkte 4-9 befolgt werden.
4.Geben Sie Zeitlimits vor:
Ordnen Sie jedem Tagesordnungspunkt einen begrenzten Zeitrahmen zu, damit Sie effektive Besprechungen führen können. Wenn der Punkt in dieser Zeit nicht abgehandelt werden kann, beenden Sie oder der Moderator das Thema trotzdem. Sie (bzw. der Moderator) fassen dann das Zwischenergebnis zusammen und formulieren die weiterführende Aufgabenstellung für das nächste Meeting.
5. Strukturieren Sie den Ablauf:
Beenden Sie (bzw. der Moderator) die einzelnen Themen, indem Sie die Quintessenz noch einmal zusammenfassen. Kündigen Sie an schließend den nächsten TOP an.
6. Lassen Sie Pausen machen.
Nach 45 Minuten sinkt die Aufnahmefähigkeit. Eine Stunde ist das Maximum. Zwischen den Pausen sollte das Snackbuffet für die Teilnehmer nicht erreichbar sein, um Ablenkungen zu vermeiden. Lassen Sie Snacks oder gar ein Mittagsbuffet möglichst in einem separaten Raum aufstellen – so vermeiden Sie unangenehme Essengerüche im Tagungsraum.
7. Stoppen Sie Schwafler.
Machen Sie (bzw. der Moderator) darauf aufmerksam, wenn ein Teilnehmer vom Thema abweicht, und führen Sie ihn zum Kernpunkt zurück: „Ihre Ausführung ist interessant. Können wir die Diskussion auf später verschieben? Wir sollten jetzt wieder zu unserem eigentlichen TOP zurückkommen.“ Oder: „Dieses Thema könnten wir noch stundenlang diskutieren. Trotz dem müssen wir jetzt wieder zum Kern kommen und heute noch eine praktikable Lösung finden. Ich fasse noch einmal zusammen: ...“
8.Sprechen Sie ein Handyverbot aus.
Das mobile Telefon darf höchstens auf Vibrationsalarm gestellt sein, wenn Sie effektive Besprechnungen führen wollen.
9. Keine Rücksicht auf Zuspätkommer!
Die knallharte Tour für effektive Besprechungen: Trödler werden nicht mehr reingelassen. Die sanftere Tour: Sie erhalten eine knappe Begrüßung, aber keine Spezialzusammenfassung des bisher Besprochenen.
