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9 Tipps, wie Sie eine Besprechung straffen können

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Von Astrid Engel,

Manchmal stehen so viele ausgedehnte Besprechungen an, dass die Zeit für die nötige Arbeit am Schreibtisch fehlt. Lesen Sie, wie Sie als Chef oder Projektleiter unvermeidliche Besprechungen zeitsparend organisieren .

Manchmal stehen so viele ausgedehnte Besprechungen an, dass die Zeit für die nötige Arbeit am Schreibtisch fehlt. Lesen Sie, wie Sie als Chef oder Projektleiter unvermeidliche Besprechungen zeitsparend organisieren .

1. Laden Sie zu der Besprechung nur wenige Teilnehmer ein.

Je weniger Leute dabei sind, desto effektiver wird es. Laden Sie nur die Mitarbeiter ein, die tatsächlich mit dem Projekt oder Thema zu tun haben.

2. Setzen Sie Ziele für die Besprechung

Verteilen Sie die Agenda bereits vor der Besprechung, und legen Sie die Besprechungsziele darin eindeutig fest.

3. Bestimmen Sie einen Moderator oder moderieren Sie die Besprechung selbst.

Damit ist sichergestellt, dass die Punkte 4-9 befolgt werden.

4. Geben Sie Zeitlimits vor

Ordnen Sie jedem Tagesordnungspunkt einen Zeitrahmen zu, der nicht über schritten werden darf. Wenn der Punkt in dieser Zeit nicht abgehandelt werden kann, beenden Sie oder der Moderator das Thema trotzdem. Sie (bzw. der Moderator) fassen dann das Zwischenergebnis zusammen und formulieren die weiterführende Aufgabenstellung für das nächste Meeting.

5. Strukturieren Sie den Ablauf der Besprechung:

Beenden Sie (oder der Moderator) die einzelnen Themen, indem Sie die Quintessenz noch einmal zusammenfassen. Kündigen Sie anschließend den nächsten TOP an.

6. Planen Sie Besprechungs-Pausen ein.

Nach 45 Minuten sinkt die Aufnahmefähigkeit. Eine Stunde ist das Maximum. Zwischen den Pausen sollte das Snackbuffet für die Teilnehmer nicht erreichbar sein, um Ablenkungen zu vermeiden.

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7. Stoppen Sie Schwafler.

Machen Sie (oder der Moderater) darauf aufmerksam, wenn ein Teilnehmer vom Thema abweicht, und führen Sie ihn zum Kernpunkt zurück: "Ihre Ausführung ist interessant. Können wir die Diskussion auf später verschieben? Wir sollten jetzt wie der zu unserem eigentlichen TOP zurückkommen." Oder: "Dieses Thema könnten wir noch stundenlang diskutieren. Trotz dem müssen wir jetzt wieder zum Kern kommen und heute noch eine praktikable Lösung finden. Ich fasse noch einmal zusammen: ..."

8. Sprechen Sie während der Besprechung ein Handyverbot aus.

Das mobile Telefon darf höchstens auf Vibrationsalarm gestellt sein.

9. Keine Rücksicht auf Zuspätkommer!

Die knallharte Tour: Trödler werden nicht mehr reingelassen. Die sanftere Tour: Sie erhalten eine knappe Begrüßung, aber keine Spezialzusammenfassung des bisher Besprochenen.

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