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Checkliste: Welche Projekt-Informationen benötigen Sie für eine effiziente Projekt-Arbeit?

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Von Astrid Engel,

Um erfolgreich in Ihrem Projekt arbeiten zu können, brauchen Sie als erstes einmal eine Fülle von Informationen. Nutzen Sie diese Checkliste als Anregung, wenn Sie Informationen zu einem neuen Projekt sammeln.

Haben Sie schon einmal versucht, mit mehreren Bällen gleichzeitig zu jonglieren? Mit zweien schafft es jeder, mit dreien wird es schon schwieriger.

In Ihrem Arbeitsalltag müssen Sie jedoch bisweilen mit noch viel mehr Bällen zurechtkommen - wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig betreuen müssen. Vielleicht laufen 5, 8 oder 10 komplizierte Kundenaufträge parallel, oder Sie arbeiten gemeinsam mit anderen Selbstständigen an 2 Pilotprojekten für einen neuen Produktionszweig mit.


Was ist ein Projekt?

Nicht jede Aufgabe, die sich Ihnen stellt, ist schon ein Projekt. Zu einem Projekt gehören 4 Merkmale:

  1. Einmaligkeit,
  2. eine konkrete Zielvorgabe,
  3. eine zeitliche und finanzielle Begrenzung und
  4. eine spezielle Organisationsform.

Oft wird für ein Projekt ein spezielles Team zusammengestellt. Als Mitglied eines solchen Teams hängt der Erfolg des Projekts noch stärker von Ihnen ab als bei anderen Tätigkeiten. Denn alles, was Sie tun, wirkt sich auch auf die Arbeit der anderen aus.


Grundlage erfolgreicher Projektarbeit: Informationen

Um erfolgreich in Ihrem Projekt arbeiten zu können, brauchen Sie als erstes einmal eine Fülle von Informationen. Gehen Sie nicht automatisch davon aus, daß Ihnen alle notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden. Werden Sie vielmehr selbst aktiv.

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Überlegen Sie, welche Informationen Sie brauchen, und haken Sie dann dort nach, wo es Lücken gibt. Nur so können Sie in Ihrem Arbeitsbereich schnell und selbständig entscheiden.

Nutzen Sie diese Checkliste als Grundlage, wenn Sie Informationen sammeln. Notieren Sie sich die Punkte, bei denen Sie noch Wissensbedarf haben.


Checkliste: Projekt-Informationen

  • Projektzusammenhang (Stellenwert/Nutzen des Projekts, Einordnung in den Gesamtzusammenhang des Unternehmens)
  • Projektziel (Was genau soll erreicht werden?)
  • Zeitrahmen (Wann soll das Ergebnis/wann sollen Teilergebnisse vorliegen?)
  • Projektplan (Detaillierte Übersicht über Projektphasen und Zwischenziele)
  • Verantwortliche (Aufgabenverteilung/Überblick über alle Projektbeteiligten)
  • Termine (Absprachen über die Termine von Teamsitzungen, Ergebniskontrollen etc.)
  • Kompetenzen (Wo können Sie entscheiden? Wofür ist wer zuständig?)
  • Standort (Jeweils zu aktualisieren: In welcher Phase befindet sich das Projekt?)
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