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Dürfen Sie einfach bei einer Bitte um ein Angebot absagen?

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Von Astrid Engel,

In der Tat kann es sinnvoll sein, ein Angebot erst gar nicht abzugeben. Das erscheint auf den ersten Blick zwar ungeschickt, weil Umsatz verloren geht. Doch Umsatz bedeutet nicht Gewinn. In diesen Fällen sollten Sie absagen:

In der Tat kann es sinnvoll sein, ein Angebot erst gar nicht abzugeben. Das erscheint auf den ersten Blick zwar ungeschickt, weil Umsatz verloren geht. Doch Umsatz bedeutet nicht Gewinn. So sollten kein Angebot abgeben, wenn klar ist, dass sich der Auftrag gar nicht rechnen würde. Das wäre zum Beispiel dann der Fall,

  • wenn Sie nur sehr große Maschinen haben und ein Kleinauftrag nicht einmal die Kosten für das Anwerfen der Maschine wieder einbringen würde.
  • der Auftrag zu groß ist. Angenommen, Ihr Unternehmen ist spezialisiert auf individuell konfektionierte Kleinstmengen und ein Kunde bestellt eine große, für Sie nicht realisierbare Menge. Dann ist es besser, dem Kunden gleich zu sagen, dass Ihr Betrieb nicht der richtige Partner für diesen Auftrag ist.
  • die Erledigung des Auftrags zu aufwändig wäre und Ihr Betrieb dadurch andere Projekte/Aufträge gefährden würde.
  • Ihr Betrieb aus anderen Gründen von einem bestimmten Auftraggeber keine Aufträge mehr annehmen möchte. Beispielsweise wenn der Auftraggeber immer erst nach mehrmaligem Mahnen bezahlt oder gegen ihn ein Insolvenzverfahren läuft.

In welcher Form Sie absagen sollten

Ob Sie telefonisch, per E-Mail, Fax oder Brief absagen, hängt von dem Kommunikationsmedium ab, das der Kunde selbst gewählt hat. Wenn ein Kunde Sie anruft und um ein Angebot bittet, dann möchte er nicht eine Woche später einen sorgfältig formulierten Brief von Ihnen erhalten, in dem Sie absagen.

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Rufen Sie dann also lieber an, wenn Sie wissen, dass Ihr Unternehmen kein Angebot abgeben kann oder möchte. Wendet sich der Kunde hingegen per Brief an Sie, dann sollten Sie ihm auf die gleiche Weise antworten. Und deshalb können Sie eine E-Mail-Anfrage auch per E-Mail absagen.

Wenn, dann möglichst schnell absagen

Wenn Sie genau wissen, dass Sie den Kunden nicht "bedienen" können oder wollen, dann sollten Sie schnell absagen. Versetzen Sie sich in seine Lage. Er wartet auf ein Angebot - und nach zwei Wochen sagen Sie: "Mit uns funktioniert das nicht"

Deshalb: Sobald Ihnen klar ist, dass Sie den Auftrag nicht annehmen werden, sollten Sie unverzüglich absagen.

Sie brauchen die Antwort nicht künstlich hinauszuzögern, um einen beschäftigten Eindruck zu machen. Klare, offene und freundliche Worte zählen beim Kunden heute mehr denn je. So meldet sich der potenzielle Kunde beim nächsten Mal sicher wieder bei Ihnen in der Hoffnung, dass der neue Auftrag zu Ihnen passt.

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