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E-Mail beantworten – wie schnell?

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Von Astrid Engel,

Ist es Ihnen auch schon passiert, dass ein Geschäftspartner Sie angerufen hat, um zu fragen, ob Sie seine vor einer Stunde gesendeten E-Mail erhalten haben? Das E-Mail-Tempo wird rasanter. Wenn Sie geschäftlich vorwiegend am PC arbeiten wird von Ihnen mitunter erwartet, dass Sie sofort jede eingetroffene E-Mail beantworten. Doch das spontane Reagieren auf jede Nachricht bringt natürlich Ihre Prioritäten durcheinander. Also, was tun? Wie schnell sollten Sie wirklich reagieren?


Empfehlung: Lassen Sie sich nicht minütlich von Ihrer Arbeit ablenken, um Ihren Posteingang anzusehen. Das Pop-up-Fenster, das Ihnen zeigt, dass eine neue E-Mail da ist, schalten Sie am besten ab, wenn Sie für solche Störungen sehr empfänglich sind.
Alternativ: Sie behalten das Pop-up-Fenster und disziplinieren sich, nur bei dringend erscheinenden Nachrichten den vollständigen Text zu lesen.
Generell gilt: Es ist nicht unhöflich, wenn Sie Ihre E-Mails nur jede Stunde kontrollieren oder eine Stunde verstreichen lassen, bis Sie eine E-Mail beantworten. Widerstehen Sie dem Drang, Ihre Arbeit ständig zu unterbrechen, um Kunden und Mitarbeitern umgehend Antworten zu liefern.
Umgekehrt gilt: Räumen Sie den Empfängern Ihrer E-Mails den gleichen Spielraum ein und greifen Sie bei zeitkritischen Fragen doch lieber zum Telefonhörer.

Zwischenbescheid: Wenn Sie mehr Zeit benötigen bis Sie eine E-Mail beantworten können

In der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation erwartet der Kunde heutzutage eine Reaktion innerhalb eines Tages. Reagieren Sie binnen zwei Tagen, was „eigentlich“ auch fix ist, ist er vielleicht enttäuscht. Wenn Sie auf eine erhaltene E-Mail nicht noch am gleichen Tag reagieren können oder wollen, greifen Sie zum Zwischenbescheid. Der ist schnell geschrieben. Am einfachsten ist es, Sie erstellen einen Text, den Sie immer wieder verwenden können.
Tipp: Legen Sie sich den Zwischenbescheidtext als Signatur an. Damit verschicken Sie einen Zwischenbescheid ruck, zuck und können dann später in aller Ruhe die E-Mail beantworten.
Sehr geehrter Herr Meyer,
dies ist nur ein kurzer Zwischenbescheid, dass ich Ihre E-Mail erhalten habe. Bitte geben Sie mir etwas Zeit für die Antwort
Ich melde mich morgen bei Ihnen.
Freundliche Grüße
Signatur

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