Elektronische Lohnsteuerkarte ab 2012: Das müssen Sie jetzt beachten

Erstellt: 20.10.2011

Elektronische Lohnsteuerkarte startet: Das müssen Sie als Arbeitgeber jetzt beachten

Die Lohnsteuerkarte aus Papier hat nach 85 Jahren ausgedient. Ab 2012 wird die „elektronische Lohnsteuerkarte“ Einzug halten. Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) der Mitarbeiter erhält Ihre GmbH als Arbeitgeber dann via Internet und muss sie in das Lohnkonto jedes Mitarbeiters übernehmen. Die Umstellung ist allerdings schon in vollem Gange: Seit Anfang Oktober werden die erstmalig gebildeten Abzugsmerkmale allen Arbeitnehmern für ihr erstes Dienstverhältnis schriftlich mitgeteilt. Im Einzelnen sind dies folgende Merkmale:

Steuerklasse,
Faktor (bei Steuerklasse IV),
Kirchensteuermerkmal,
Kirchensteuermerkmal des Ehegatten,
Zahl der Kinderfreibeträge sowie
Frei- und Hinzurechnungsbetrag.

Einen ausführlichen Beitrag zur Umstellung auf das ELStAM-Verfahren in Ihrer GmbH bietet Ihnen das Praxishandbuch GmbH-Geschäftsführer in der Ausgabe 1/12.

Leider wurden Meldedaten teilweise fehlerhaft in das ELStAM-System übernommen. Einige konnten zwar korrigiert werden. Dennoch sind in dem ELStAM-Anschreiben bei einigen Arbeitnehmern falsche Daten abgedruckt und auch in der Datenbank nach wie vor nicht richtig hinterlegt. Nach bisherigem Kenntnisstand sind vor allem folgende Fehler aufgetreten:

Fehler in den Ein- und Austrittsdaten zu einer Religionsgemeinschaft
Fehler in der Kinderzuordnung
Meldung bei verheirateten Arbeitnehmern (IdNr. des Ehegatten fehlt; sodass die familiengerechten Steuerklassen III-V im Finanzamtsdialog Stufe 02 nicht eingegeben werden können)

Mitarbeiter informieren und Fehler korrigieren lassen

Die Informationsschreiben zum ELStAM-Verfahren müssen Mitarbeiter nicht an Ihre GmbH als Arbeitgeber weiterleiten. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter aber darauf hin, dass sie die Angaben darin sorgfältig prüfen sollten. Denn sie sind Grundlage für den Lohnsteuerabzug ab 2012. Nur wenn die ELStAM-Daten korrekt sind, kann Ihre GmbH den Lohnsteuerabzug vom Start weg richtig vornehmen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter per Aushang oder Mitteilungsschrieben. Das Schreiben könnte z.B. so aussehen:

Liebe Mitarbeiterinnen,
liebe Mitarbeiter,

Sie haben von Ihrem Finanzamt in den letzten Wochen ein Informationsschreiben über die für Sie gespeicherten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale erhalten.

Nach Wegfall der Papier-Lohnsteuerkarte werden wir diese Daten ab 1.1.2012 beim Lohnsteuerabzug berücksichtigen. Bitte prüfen Sie daher baldmöglichst, ob die für Sie gespeicherten Daten zutreffend sind (z.B. Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Freibeträge). Nur wenn Sie die Daten noch dieses Jahr richtig stellen, können wir von Ihrem Lohn ab 1.1.2012 die zutreffende Lohnsteuer einbehalten.

Spätere Korrekturen verursachen unnötigen Zeit- und Kostenaufwand.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Finden Mitarbeiter Fehler bei den ELStAM-Daten, sollten Sie die von ihrem Finanzamt umgehend korrigieren lassen. Dafür gibt es verschiedene Vordrucke. Die Vordrucke finden Sie hier zum Download.

Herzlichst, Ihr

Sebastian Jördens
Chefredakteur

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