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Haben Sie im Büro alles für Ihren Urlaub vorbereitet?

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Von Astrid Engel,

Auch Sie als Selbstständiger sollten sich ab und zu ein paar Tage Urlaub gönnen, um sich vom Alltagsstress zu erholen und neue Energie zu tanken. Bereiten Sie Ihre Abwesenheit unbedingt sorgfältig vor. Denn wie schnell verpassen Sie sonst eine Frist und müssen dann Säumniszuschläge oder Bußgeld zahlen. Oder ein Kunde will Ihnen einen lukrativen Auftrag erteilen, nimmt davon aber Abstand, weil er von Ihnen lange nichts hört.Mit der folgenden Checkliste prüfen Sie, ob Sie die wichtigsten Regelungen für Ihre Abwesenheit bereits getroffen haben. So können Sie ruhigen Gewissens in den Urlaub fahren.

Auch Sie als Selbstständiger sollten sich ab und zu ein paar Tage Urlaub gönnen, um sich vom Alltagsstress zu erholen und neue Energie zu tanken. Bereiten Sie Ihre Abwesenheit unbedingt sorgfältig vor. Denn wie schnell verpassen Sie sonst eine Frist und müssen dann Säumniszuschläge oder Bußgeld zahlen. Oder ein Kunde will Ihnen einen lukrativen Auftrag erteilen, nimmt davon aber Abstand, weil er von Ihnen lange nichts hört.
Mit der folgenden Checkliste prüfen Sie, ob Sie die wichtigsten Regelungen für Ihre Abwesenheit bereits getroffen haben. So können Sie ruhigen Gewissens in den Urlaub fahren.

Checkliste: So bereiten Sie Ihren Urlaub optimal vor

Vor dem Urlaub:


Ankündigung
Informieren Sie Kunden, Mitarbeiter, Dienstleister (z. B. Steuerberater), in welchem Zeitraum
Sie im Urlaub sind. Die können dann wichtige Angelegenheiten vorher mit Ihnen besprechen.
Tipp: Legen Sie eine Signatur für Ihre E-Mails an, in der Sie auf Ihre Abwesenheit hinweisen.
Die Signatur erscheint automatisch in jeder verschickten E-Mail.
Termine
Schauen Sie rechtzeitig vor Ihrem Urlaub Ihren Terminkalender durch.

  • Was müssen/können Sie noch vor dem Urlaub erledigen?
  • Müssen Sie evtl. Termine absagen oder verschieben?


Fristen
Verpassen Sie auch im Urlaub keine Frist, z. B.

  • Umsatzsteuervoranmeldungen/Lohnsteueranmeldungen
  • Aufträge, die noch zu erledigen sind
  • Angebote von Dienstleistern/Lieferanten, die Sie noch nicht beantwortet haben.

Beantragen Sie ggf. eine Fristverlängerung oder beauftragen Sie einen Vertreter mit der Erledigung.
Zahlungen
Prüfen Sie, welche Rechnungen während Ihres Urlaubs fällig werden.

  • Für wiederkehrende Zahlungen wie Miete, Gehaltszahlungen etc. können Sie einen Dauerauftrag einrichten.
  • Für regelmäßige Zahlungen in unterschiedlicher Höhe können Sie eine Einzugsermächtigung erteilten, z. B. für Telefonrechnung, Steuervorauszahlungen etc.


Notfallakte
Stellen Sie einen Ordner zusammen, in dem Sie Anweisungen für den Fall hinterlegen, dass Ihnen etwas zustößt. Die Akte deponieren Sie am besten bei Ihrem Vertreter, einem Familienmitglied oder Ihrem Anwalt/Steuerberater. Darin sollten enthalten sein:

  • eine Übersicht mit den wichtigsten Maßnahmen, die im Notfall geschäftlich und privat getroffen werden müssen
  • eine Liste der Vollmachten, die Sie erteilt haben
  • Kopien von Versicherungspolicen
  • Kopien wichtiger Bankunterlagen
  • Kopien wichtiger Verträge

Listen Sie jeweils auf, wo sich die Orginale befinden.
Vertreter
Suchen Sie einen Vertreter, der während Ihres Urlaubs Post, E-Mails usw. kontrolliert und wichtige Dinge für Sie erledigen kann. Stellen Sie ihm eine Vollmacht aus! Weisen Sie ihn ein und geben Sie ihm die nötigen Dokumente, Schlüssel, Passwörter etc.

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Während des Urlaubs:

E-Mail
Legen Sie eine automatische Antwort an, die jeder erhält, der Ihnen eine E-Mail schickt. Weisen Sie darauf hin, in welchem Zeitraum Sie im Urlaub sind. Zusätzlich sollten Sie die E-Mails

  • an eine Adresse weiterleiten, die Sie auch unterwegs abrufen können, oder
  • einen Vertreter beauftragen, die E-Mails zu kontrollieren.

Alternativ nennen Sie die Kontaktdaten zu Ihrem Vertreter.
Post und Faxe
Lassen Sie einen Vertreter Ihre Post und Faxnachrichten durchsehen, damit keine wichtigen Schreiben unbeantwortet bleiben und Sie keine Fristen verpassen, die mit dem Zugang von Schreiben beginnen (z. B. Bei Steuerbescheiden). Tipp: Wenn Sie länger als 14 Tage unterwegs sind, können Sie Ihre Post innerhalb Deutschlands an eine andere Adresse senden lassen, z. B. an Ihre Urlaubs-Anschrift oder zu Ihrem Vertreter.

Anrufe
Auch wichtige Anrufe sollten nicht allzu lange unbeantwortet bleiben. Diese Möglichkeiten haben Sie, um erreichbar zu bleiben:

  • Richten Sie eine Rufumleitung auf Ihr Handy (Achtung: Wenn Sie im Ausland sind, kann das teuer werden) oder einen Vertreter ein.
  • Sprechen Sie auf Ihren Anrufbeantworter eine Abwesenheitsnachricht. Wenn Ihnen das zu gefährlich erscheint – Diebe könnten das als Einladung verstehen –, hören Sie den Anrufbeantworter aus dem Urlaub ab bzw. lassen Sie ihn von einem Vertreter abhören.

Nach der Rückkehr aus dem Urlaub:


Zurückmelden

Teilen Sie allen wichtigen Personen mit, dass Sie aus dem Urlaub zurückgekehrt sind und wieder arbeiten. Am einfachsten geht das per E-Mail. Tipp: Mitteilungen an glossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bKunden nutzen Sie am besten
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