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Dieser Gratis-Download erläutert die Rechnungspflichtangaben, damit Sie bei der Eingangskontrolle nichts übersehen. Aber auch bei der Erstellung...

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„Gibt es jetzt Probleme mit dem Rechnungsversand per E-Mail?“

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Von Gerhard Schneider,

Frage: Ich plane gerade, meine Rechnungen nur noch per E-Mail zu versenden, weil mir das Ausdrucken und versenden als Brief zu lästig und zeitaufwändig ist. Jetzt kommt diese Nachricht, dass die Post ihren sicheren E-Mail-Dienst einstellt. Ist jetzt ein Versand von Rechnungen per E-Mail nicht mehr möglich?

 

Antwort: Der DE-Mail-Dienst der Deutschen Post ist einer der sicheren E-Mail-Dienste. Innerhalb dieser Dienste werden die Mails verschlüsselt und die Identität des Absenders ist sichergestellt. Solche sicheren Mails sollen verstärkt zum Beispiel in Kontakt mit Behörden eingesetzt werden.
Die gute Nachricht für Sie: Der Ausstieg der Post aus dem DE-Mail-Dienst betrifft den elektronischen Versand von Rechnungen überhaupt nicht. Sie können wie geplant auf elektronische Rechnungen umsteigen, wenn Sie wollen.
Für den Versand elektronischer Rechnungen ist kein spezieller, sicherer Dienst erforderlich. Sie können Ihre Rechnungen ganz normal mit Ihrem Mailprogramm wie jeder andere E-Mail versenden. Wählen Sie für Ihre Rechnungen am besten das PDF-Format und versenden Sie die Rechnung als Anhang.
Beachten Sie diese beiden wichtigen Voraussetzungen, damit der Umstieg reibungslos läuft:

Voraussetzung 1: Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten (§14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz)

Im Klartext: Sie brauchen das Einverständnis Ihrer Kunden zu elektronischen Rechnungen. Dazu können Sie jeden Ihrer Kunden mit einem kleinen Formblatt anschreiben, das der Kunden zurückschicken kann und in dem er sein schriftliches OK zu elektronischen Rechnungen gibt. Das ist zwar die sauberste aber auch die aufwendigste Methode. Hier zwei einfachere Alternativen:

  • Wenn Sie sich überhaupt keine Arbeit machen wollen, können Sie Ihre Rechnungen einfach per E-Mail versenden und darauf hoffen, dass der Kunde zahlt. Dann erteilt der Kunde durch seine Zahlung eine stillschweigende Willenserklärung.
  • Eine weitere Möglichkeit ist es, in Ihren „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ zu regeln, dass Sie berechtigt sind, die Rechnung per E-Mail zu verschicken. Nehmen Sie dann eine solche Formulierung in Ihren Geschäftsbedingungen auf: „Dem Auftragnehmer steht es frei, seine Leistungen per Briefpost oder auf elektronischem Weg per E-Mail in Rechnung zu stellen.“

 

 

Voraussetzung 2: Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung enthalten sein (UStG §14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz)

Inhaltlich bleibt die elektronische Rechnung exakt gleich wie eine Papierrechnung. Sie muss die gleichen Pflichtangaben enthalten. Das sind bei Rechnungen ab 150 € diese Punkte:

  • Name und Anschrift des ­leistenden Unternehmens
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  • Menge und Bezeichnung der Ware und/oder Art und Umfang der Leistung
  • Nettobetrag
  • Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Umsatzsteuerbetrag

 

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