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Kleinunternehmer: Verhungern auf Geschäftsreise?

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Steuer Selbststaendige

Von Gerhard Schneider,

Wenn Sie schon einmal eine Reisekostenabrechnung gemacht haben, kennen Sie die kargen Pauschalen, die Sie steuerlich für Ihre Verpflegung unterwegs geltend machen können.

Hier zur Erinnerung die ernüchternden Zahlen:

  • Bei Abwesenheit von 24 Stunden: 24 €
  • Bei 14 bis 24 Stutunden: 12 €
  • Bei 8 bis 14 Stunden: 6 €
  • Sind Sie weniger als 8 Stunden unterwegs, können Sie keinen Cent geltend machen.

Das heißt: Wenn Sie Ihre Reise nicht als Abmagerungskur nutzen wollen, müssen Sie Ihre Restaurantrechnung zum großen Teil aus eigener Tasche bezahlen. Es gibt allerdings einen Ausweg: Laden Sie Geschäftspartner zum Essen ein – dann können Sie den größten Teil steuerlich geltend machen. So funktioniert es:

Laden Sie Ihre Geschäftspartner doch einfach zum Essen ein

Beispiel: Sie befinden sich zusammen mit einem Geschäftspartner auf einer 2-tägigen Geschäftsreise in Berlin. Das Finanzamt gesteht Ihnen für die 2 Tage nur eine Pauschale von maximal 48 € zu – etwas karg. Mit einem kleinen Dreh können Sie das ändern: Laden Sie am ersten Tag Ihren Geschäftspartner zum Essen ein – und lassen Sie sich am zweiten Tag von ihm einladen. Schon können Sie 70 % Ihrer tatsächlich entstandenen Kosten als Betriebsausgaben absetzen. Denn plötzlich wird das Essen im Restaurant von der Privatsache zu einem Geschäftsessen!

Damit dies auf Ihren Reisen funktioniert, beachten Sie die folgenden steuerlichen Regelungen und Tipps zu Bewirtungskosten:

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Nie wieder Ärger mit der Reisekostenabrechnung!

Nie wieder Geld verschenken!

Die Reisekostenabrechnung ist ein stetiger Quell des Ärgers. Beinahe jährlich ändern sich die Pauschalen und die Vorschriften. Und die meisten Unternehmer haben das unangenehme Gefühl, dass sie hier mehr Steuerersparnis herausholen könnten.

Und das stimmt!

Die meisten Unternehmen verschwenden bares Geld, weil sie steuerlich weniger geltend machen als sie könnten – und weil sich im Dschungel der Vorschriften und Bestimmungen immer wieder teure Abrechnungsfehler einschleichen können. Schluss damit! Denn:

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Grundsätzlich nur 70 % der Bewirtungskosten absetzbar

Sie können grundsätzlich nur 70 % der Speisen, Getränke und Nebenkosten (wie etwa Garderobe, Zigaretten etc.) als Betriebsausgabe geltend machen. 30 % sind Ihre Privatsache. Das ist aber in aller Regel steuerlich noch günstiger als die maximal 24 € pro Tag, die Ihnen der Fiskus zugesteht.

Tipp: Die 70-%-Einschränkung gilt nur für die Nettosumme auf der Bewirtungsrechnung. Die Umsatzsteuer können Sie zu 100 % als Vorsteuer geltend machen, also von Ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen.

Unter Ihren Gästen muss mindestens ein Geschäftspartner sein

Als Geschäftspartner gelten nicht nur Ihre tatsächlichen Kunden, Lieferanten, Unternehmerkollegen, Berater etc. Auch mögliche neue Kunden und Interessenten zählen dazu – unabhängig davon, ob später ein Geschäft zustande kommt oder nicht.

Vorsicht: Ihre Mitarbeiter sind keine Geschäftspartner. Das heißt: Sie können die Bewirtungskosten für Mitarbeiter, die am Geschäftsessen teilnehmen zwar wie die anderen Bewirtungskosten behandeln. Wenn Sie aber zum Beispiel einen Mitarbeiter mit auf die Reise nehmen und ausschließlich ihn bewirten, handelt es sich nicht mehr um ein Geschäftsessen.

Das Essen muss einen geschäftlichen Anlass haben

Diese Forderung erfüllen Sie, wenn das Essen einen Zusammenhang zu einer geschäftlichen Angelegenheit hat. Diese müssen Sie auf dem Kostenbeleg benennen. Restaurant-Belege haben dazu ein Feld, auf dem Sie die Teilnehmer und den Grund der Bewirtung vermerken können. Beachten Sie dabei: Nennen Sie einen möglichst konkreten Anlass für die Bewirtung. Nennen Sie einen allgemein formulierten Anlass kann das dazu führen, dass der Beleg bei einer Prüfung nicht anerkannt wird.

  • Richtig zum Beispiel: „Besprechung über mögliche Zusammenarbeit bei Projekt X“, „Briefing zur Werbeplanung 2008“, „Nachbesprechung zum Projekt Y“ oder ähnlich konkrete Anlässe werden anerkannt.
  • Falsch zum Beispiel: „Kontaktpflege“, „Geschäftsessen“, „Besprechung“, „regelmäßiges Treffen“ oder „Kennenlerngespräch“. Solche unspezifischen Anlässe reichen dem Finanzamt als Anlass der Bewirtung nicht aus.

 

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