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Kleinunternehmerregelung: Das sollten Sie über den Grenzwert wissen

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Von Midia Nuri,

Grundsätzlich gilt: Bei der Umsatzsteuer sind Sie nur Kleinunternehmer, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr nicht über 17.500 € gelegen hat. Diesen Grenzwert prüfen Sie zu Beginn jedes Jahres. Und als Existenzgründer schätzen Sie eben.

So sind die Regeln: Vorjahresumsatz zählt

Ihr Vorjahresumsatz entscheidet also darüber, ob Sie Kleinunternehmer sind oder nicht.

Beispiel: Sie üben eine selbstständige nebenberufliche Tätigkeit als EDV-Berater aus. Ihre Umsätze, die Ihnen in der Zeit vom 1.1. bis 31.12.2011 zugeflossen sind, betragen 16.800 €. Da Sie den Grenzwert von 17.500 € nicht überschreiten, erzielen Sie im Jahr 2012 weiterhin steuerfreie Umsätze als Kleinunternehmer.

Tipp: Versteuern Sie Ihre Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, ist entscheidend, welche Beträge Ihnen bis zum 31.12. zugeflossen sind. Liegt Ihr Umsatz knapp unterhalb des Grenzwerts, können Sie den Vorteil der Kleinunternehmer-Regelung ein Jahr länger nutzen, wenn Sie einen Teil Ihrer Umsätze bzw. den Zufluss der Einnahmen in das nächste Jahr verschieben.

Achtung: Die Regelung gilt von der ersten Rechnung im neuen Jahr an. Bevor Sie die ausstellen, müssen Sie wissen, ob Sie Kleinunternehmer sind. Ob Sie den Grenzwert von 17.500 € überschreiten, sollten Sie also vorher schon ausgerechnet haben.

So ermitteln Sie als Existenzgründer den Grenzwert

Wenn Sie mit Ihrer Tätigkeit neu beginnen, haben Sie natürlich noch keinen Vorjahresumsatz, an dem Sie sich orientieren können. Entscheidend ist für Sie daher, wie hoch Sie Ihren voraussichtlichen Umsatz im Gründungsjahr einschätzen (Abschn. 246 Abs. 4 UStR).

Sie dürfen vorsichtig schätzen

Sie dürfen sich bei der Schätzung Ihres Umsatzes durchaus am unteren Ende der erwarteten Umsätze bewegen.

So läuft es praktisch

Wenn Sie Ihre selbstständige Tätigkeit aufnehmen, erhalten Sie in der Regel einen Fragebogen des Finanzamts. Das Finanzamt erwartet von Ihnen Angaben zu den voraussichtlichen Umsätzen entsprechend dem nachfolgenden Muster.

Muster: Aus dem Fragebogen des Finanzamts

Der auf das Kalenderjahr umgerechnete Umsatz (Jahresumsatz) zuzüglich darauf entfallende Umsatzsteuer (USt) wird voraussichtlich betragen:

bis 17.500 €:

  • Es soll gemäß § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer erhoben werden.
    Das bedeutet für Sie: USt darf nicht gesondert in Rechnungen ausgewiesen werden, Vorsteuer darf nicht abgezogen werden. Oder:
  • Es soll gemäß § 19 Abs. 2 UStG Umsatzsteuer erhoben werden.
    Das bedeutet für Sie: Umsatzsteuer darf gesondert in Rechnungen ausgewiesen werden, Vorsteuer darf unter den Voraussetzungen des § 15 UStG abgezogen werden.

über 17.500 €:

  • Es wird Umsatzsteuer erhoben und abgeführt – das ist die Regelbesteuerung.

Was, wenn Sie sich verschätzt haben?

Sie dürfen sich verschätzen. Die Konsequenzen sind nicht schwerwiegend, aber Sie sollten sie kennen.

Fall 1: Sie unterschätzen Ihren Umsatz

Wenn Ihr tatsächlicher Umsatz höher ist als 17.500 €, bleibt Ihnen die Umsatzsteuerfreiheit trotzdem erhalten.

Folge: Ab dem Folgejahr werden Sie dann aber automatisch umsatzsteuerpflichtig.

Achtung: Es ist wichtig, dass Sie das frühzeitig erkennen, denn sonst werden Sie Ihre Kunden um Nachzahlung der Umsatzsteuer bitten müssen oder aber – bei Privatkunden – Ihre Gewinnerwartung am Ende deutlich nach unten korrigieren müssen. Beides sollten Sie vermeiden.

Sie überschätzen Ihren Umsatz

Ihr tatsächlicher Umsatz kann aber natürlich auch unter 17.500 € liegen, obwohl Sie ihn zuvor höher eingeschätzt haben. Sie haben dann 2 Möglichkeiten:

  1. Sie können nachträglich zur Kleinunternehmer-Regelung wechseln.
  2. Sie können die Umsatzsteuerpflicht im Gründungsjahr bestehen lassen.

Erst die bewusste Entscheidung für die Umsatzsteuerpflicht ist bindend

Die Fehleinschätzung ist allerdings nicht als Antrag zu verstehen, dass Sie Ihre Umsätze freiwillig der Umsatzsteuer unterwerfen. Sie sind ab dem nächsten Jahr als Kleinunternehmer einzustufen und haben dann die Entscheidungsfreiheit, die Umsätze steuerfrei zu lassen oder freiwillig der Umsatzsteuer zu unterwerfen. Entscheiden Sie sich zur Umsatzsteuerpflicht, sind Sie daran aber 5 Jahre gebunden.

So rechnen Sie, wenn Sie mitten im Jahr gründen

Wahrscheinlich machen auch Sie sich nicht gerade zum 1.1. eines Jahres selbstständig.

Gründen Sie Ihr Unternehmen mitten im Jahr, rechnen Sie den Umsatz auf einen Jahresumsatz hoch (§ 19 Abs. 3 UStG). Angefangene Kalendermonate zählen Sie als volle Kalendermonate.

Beispiel: Sie haben mit Ihrer unternehmerischen Tätigkeit am 16.7.2011 begonnen. Sie schätzen Ihren Umsatz vom 16.7. bis 31.12.2011 auf 8.400 €.

Der hochgerechnete voraussichtliche Jahresumsatz beträgt dann 8.400 € : 6 Monate x 12 Monate = 16.800 €.

Fazit: Damit übersteigt Ihr Umsatz nicht den Grenzbetrag von 17.500 €. Sie können die Umsatzsteuerfreiheit als Kleinunternehmer in Anspruch nehmen.

So bemessen Sie den Zeitraum

Bei der Hochrechnung ist maßgebend, wann Sie mit Ihrer unternehmerischen Tätigkeit begonnen haben. Sie beginnen nicht erst im Zeitpunkt der offiziellen Betriebseröffnung und auch nicht erst dann, wenn Sie Ihren ersten Umsatz getätigt haben.

Zur gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit eines Unternehmens zählen auch Vorbereitungshandlungen, die im Zusammenhang mit der Gründung eines Unternehmens vorgenommen werden. Ihre unternehmerische Tätigkeit beginnt spätestens dann, wenn Sie Leistungen in Anspruch nehmen, die Sie zum Vorsteuerabzug berechtigen (BFH-Urteil vom 17.9.1998, Az. VR 28/98).

Beispiel: Sie haben Ihre Arbeitnehmertätigkeit am 31.7.2011 beendet, um am 3.9.2011 ein eigenes Beratungsbüro zu eröffnen. Die Büroräume haben Sie bereits zum 1.7.2011 gemietet. Vor der offiziellen Büroeröffnung lassen Sie die Räume renovieren und einrichten. Den ersten Auftrag erhalten Sie nach der Büroeröffnung am 5.9.2011.

Fazit: Ihre unternehmerische Tätigkeit beginnt mit der ersten Vorbereitungshandlung. Das ist in dem Fall der 1.7.2011, also das Datum, zu dem Sie die Büroräume anmieten. Es spielt keine Rolle, wann Sie das Büro offiziell eröffnen bzw. wann Sie den ersten Umsatz tätigen.

Auch eine vorhergehende Schulung ist als Beginn der Tätigkeit anzusehen, wenn diese auf die konkrete selbstständige Tätigkeit ausgerichtet ist. Davon ist immer auszugehen, wenn Ihnen ein Entgelt berechnet wird, aus dem Sie die Vorsteuer geltend machen können.

Berechnung des Grenzwerts im Jahr nach der Existenzgründung

Ob Sie im Jahr nach der Existenzgründung (= Zweitjahr) als Kleinunternehmer einzustufen sind, hängt vom Umsatz des Gründungsjahres ab. Jetzt ist nicht mehr Ihre Schätzung maßgebend, sondern der tatsächliche Umsatz, den Sie im Vorjahr erzielt haben. Diesen tatsächlichen Umsatz müssen Sie auf einen Jahresumsatz hochrechnen.

Bewegt sich Ihr Umsatz um den Grenzwert herum, z. B. weil Sie Ihre selbstständige Tätigkeit nebenberuflich ausüben, kann es zu einem häufigen Wechsel kommen. Der Wechsel erfolgt jeweils mit einem Jahr Verzögerung.

2007200820092010
tatsächlicher Umsatz16.800 €18.250 €17.200 €19.100 €
vorraussichtlicher Umsatz laufendes JahrUnter 50.000 €unter 50.000 €unter 50.000 €unter 50.000 €
Kleinunternehmer-Regelung anwendbarabhängig vom Umsatz 2006janeinja

Der ständige Wechsel kann lästig sein, Ihnen aber auch zusätzliche Vorteile durch Gestaltungsmöglichkeiten bringen.

Beispiel: In den Jahren, in denen Sie Ihre Umsätze normal versteuern müssen, können Sie Vorsteuern uneingeschränkt geltend machen. Die Vorsteuer berichtigen ist nach § 15a UStG nicht nötig, wenn die Vorsteuer, die auf ein Wirtschaftsgut entfällt, 1.000 € nicht übersteigt.

Es ist daher zweckmäßig, wenn Sie derartige Investitionen in ein Jahr verlagern, in dem Ihnen der Vorsteuerabzug zusteht.

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